
Czy numer telefonu do bliskiej osoby, który pracownik podał w kwestionariuszu osobowym, może być wykorzystany przez pracodawcę w sytuacji, gdy zatrudniony nie stawia się do pracy i nie odbiera telefonu? Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z marca 2025 roku jest jednoznaczna: nie, takie działanie jest niedopuszczalne – nawet w sytuacji wyjątkowej.
Dane kontaktowe do bliskich: tylko w konkretnym celu
Podczas zatrudniania pracownicy często podają dane kontaktowe do bliskich osób – najczęściej na potrzeby powiadomienia w razie wypadku. Taka praktyka jest powszechna, ale należy pamiętać, że dane te mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu, w jakim zostały pozyskane.
Ministerstwo w swoim stanowisku (opublikowanym w „Aktualnościach kadrowych” nr 276 z kwietnia 2025 r.) przypomina, że:
„Podanie numeru telefonu bliskiej osoby dla celów powiadomienia o wypadku jest dopuszczalne w określonych sytuacjach i nie może być wykorzystywane inaczej.”
Innymi słowy, jeśli pracownik podał numer telefonu do partnera, małżonka czy rodzica, to pracodawca nie ma prawa korzystać z tych danych w innych okolicznościach – np. żeby ustalić, dlaczego pracownik nie pojawił się w pracy.
ZOBACZ TAKŻE: Czy zakup roweru może być kosztem firmowym?
Co mówi prawo? Kodeks pracy i RODO
Zgodnie z art. 22¹ § 3 pkt 3 Kodeksu pracy, pracodawca może żądać od pracownika dodatkowych danych osobowych tylko wtedy, gdy są one niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień pracowniczych. Dodatkowo § 4 pozwala na żądanie innych danych, gdy jest to konieczne do realizacji obowiązków prawnych.
Wszystkie działania związane z przetwarzaniem danych osobowych muszą być zgodne z zasadami określonymi w RODO (art. 5 ust. 1) m.in. celowości, minimalizacji i ograniczenia przechowywania. Pracodawca jako administrator danych osobowych musi potrafić wykazać, że każdorazowe użycie tych danych było zgodne z celem, dla którego je zgromadził.
A co w sytuacji nagłej?
Choć intuicja podpowiada, że gdy pracownik nie pojawia się w pracy i nie odpowiada na próby kontaktu, warto zadzwonić do kogoś z rodziny – prawo na to nie zezwala. Nawet wyjątkowa sytuacja nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.
Jeśli sytuacja wydaje się poważna np. istnieje uzasadniona obawa o zdrowie lub życie pracownika odpowiednim krokiem może być zgłoszenie sprawy odpowiednim służbom, np. policji. To służby mają uprawnienia do podejmowania działań w sytuacjach zagrożenia.
Jak postępować zgodnie z prawem?
Dla bezpieczeństwa – zarówno pracowników, jak i pracodawcy – warto:
- Precyzyjnie określać cel zbierania danych kontaktowych do osób bliskich,
- Informować pracowników o ograniczeniach wykorzystania tych danych,
- Nie korzystać z danych kontaktowych poza sytuacjami wskazanymi w dokumentacji,
- W razie potrzeby – konsultować się z inspektorem ochrony danych lub prawnikiem.
ZOBACZ TAKŻE: Jakie zmiany czekają przedsiębiorców w 2025 roku?
Jak wprowadzić dane kontaktowe do osoby bliskiej w systemie enova365?
Aby dane kontaktowe osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku, były właściwie i zgodnie z przepisami zapisane w systemie kadrowym, enova365 oferuje dedykowane miejsce do ich przechowywania.
W tym celu należy:
- Wejść w kartotekę pracownika, którego dane chcemy uzupełnić.
- Przejść do zakładki „Kadry”, a następnie wybrać„Inne dane”.
- W sekcji „W razie wypadku zawiadomić” znajdują się trzy pola do uzupełnienia:
- Osoba – imię i nazwisko osoby kontaktowej,
- Adres – adres zamieszkania tej osoby,
- Numer telefonu – kontaktowy numer telefonu (np. komórkowy).
To miejsce przeznaczone jest wyłącznie do celów powiadomienia w razie nagłych zdarzeń. Wprowadzone tu dane nie powinny być wykorzystywane do innych celów, takich jak ustalanie przyczyn nieobecności pracownika czy kontakt w sprawach służbowych.
Ważne: Przed wprowadzeniem danych należy uzyskać zgodę pracownika, a najlepiej również poinformować go o dokładnym celu przetwarzania tych danych, zgodnie z zasadą przejrzystości RODO.
Podsumowanie
Choć chęć szybkiego kontaktu z bliskimi pracownika w sytuacji jego nieobecności może wynikać z troski, prawo jasno ogranicza takie działania. Numer telefonu do osoby kontaktowej można wykorzystać wyłącznie w celu, dla którego został podany, np. w razie wypadku przy pracy. W każdej innej sytuacji pracodawca powinien zachować ostrożność i kierować się przepisami RODO oraz Kodeksu pracy.
Team Wercom
czerwiec 2025
Zapraszamy do kontaktu!
Jesteśmy do Państwa dyspozycji od poniedziałku do piątku, w godz. od 8:00 do 16:00.
Szybkie pytanie:
