Elektroniczne wnioski urlopowe
– trend czy inwestycja?
Coraz więcej przedsiębiorstw inwestuje w samoobsługę pracowniczą. Najczęściej jest to podyktowane obecną sytuacją w Polsce jak i na świecie. Przekazanie pracownikowi prostych procesów kadrowych do samodzielnej obsługi, umożliwia większą swobodę i samokontrolę. Tym samym dział kadr i płac zaoszczędza czas, który dotychczas przeznaczał na przepisywanie ręczne dokumentów. Zautomatyzowanie cyklicznych zadań, dotyczących m.in. wniosków urlopowych czy przesyłania dokumentów, sprawi, że praca każdego z użytkowników enova365 stanie się o wiele wydajniejsza. Ponad 79% firm opowiedziało się za inwestycją w samoobsługą pracowniczą, celem usprawnienia i automatyzacji rutynowych i schematycznych zadań. Przedsiębiorstwom zależy na sprawnym przepływie informacji wewnątrz struktury.
Czy wersja elektroniczna wniosku urlopowego jest zgodna z przepisami?
W Polsce przepisy prawne nie regulują formy, w jakiej należy złożyć wniosek o urlop. Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy pracodawca powinien uwzględnić przy wnioskach urlopowych ustalony wcześniej plan urlopów, tak aby zapewnić normalny tok pracy. Dopuszczalne jest doprecyzowanie tej kwestii w wewnątrzzakładowych regulacjach i stosowane praktyki u danego pracodawcy. W przepisach nie ma konkretnego wzoru wniosku o urlop, zatem uznaje się, że zarówno wnioski urlopowe, jak i cały system zarządzania takimi wnioskami, może odbywać się elektronicznie. Przesłany elektroniczny wniosek o urlop w trybie natychmiastowym trafia do osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie, zgodnie ze strukturą organizacyjną funkcjonującą w konkretnej firmie. Umożliwia to na płynniejszą komunikację między pracownikiem, a pracodawcą.
W jaki sposób wdrożyć i od czego zacząć przygodę z samoobsługą pracowniczą?
Wybierz odpowiednie narzędzie!
Pulpit Pracownika enova365
Umożliwia generowanie oraz zarządzanie wnioskami pracowniczymi i czasem pracy on-line z dowolnego miejsca o każdej porze, także z urządzeń mobilnych. To platforma dedykowana pracownikom, która daje dostęp do najważniejszych danych kadrowych i czynności administracyjnych w przedsiębiorstwie. Pulpit Pracownika enova365 wspomaga proces samoobsługi pracowniczej w firmie. Dzięki temu, przyśpieszony zostaje przepływ informacji w firmie oraz wzrasta jakość organizacji pracy. Automatyzacja zarządzania sprawami administracyjnymi sprawia, że specjaliści mogą przeznaczyć więcej czasu na inne obszary biznesu. Finalnie wpływa to na zwiększenie efektywności operacyjnej.
Pracownik z poziomu aplikacji Pulpit Pracownika enova365 może:
- sprawdzać dostępny limit urlopowy,
- składać elektroniczne wnioski urlopowe, które przekazywane są w obiegu dokumentów do kierownika,
- składać wnioski kadrowe takie jak o zmianę danych osobowych, danych podatkowych, dokumentu tożsamości, rachunku bankowego a także wniosek o ubezpieczenie członka rodziny
- przeglądać dane dotyczące czasu pracy i nadgodzin,
- sprawdzić datę ważności badań lekarskich oraz szkoleń BHP,
- przeglądać kwoty wynagrodzeń,
- drukować różnego rodzaju raporty kadrowe, paski wypłaty i roczną kartę wynagrodzeń.
e-Pracownik Sage Symfonia
Elektroniczne wnioski urlopowe są jedną z funkcjonalności rozszerzenia Sage Symfonia e-Pracownik. Umożliwia on samoobsługę pracowniczą wewnątrz organizacji. Rozszerzenie usprawnia obieg informacji w przedsiębiorstwie oraz dokumentów wewnątrz firmy. Pracownik samodzielnie może złożyć wniosek o urlop, delegację, zgłosić osobę do ubezpieczenia zdrowotnego, zmienić numer rachunku bankowego itp. Te i wiele innych czynności zostaną przetworzone szybciej niż odbywało się to w tradycyjnej, papierowej formie. Przedsiębiorstwo pozbywa się dodatkowych wydruków oraz dokumentów w formie papierowej. Urlop wypoczynkowy nie jest jedynym, który pracownik może złożyć. Rozszerzenie e-Pracownik obsługuje także urlopy na żądanie, z powodu opieki nad dzieckiem do 14. roku życia, okolicznościowe, a także wnioski o możliwość pracy zdalnej. Organizacja może także skonfigurować własne typy nieobecności, ze względu na specyfikę działalności.
E-Pracownik Sage Symfonia pozwala pracownikom, kierownikom oraz specjalistom ds. kadr i płac bezpośrednio zaoszczędzić czas. Dzięki elektronicznemu procesowi akceptacji, pracownik zaznacza typ oraz datę urlopu. Może również wskazać, osobę, która na czas jego nieobecności przejmie obowiązki i zadania. Zwierzchnictwo w zależności od decyzji, akceptuje bądź odrzuca wniosek. Informacja zwrotna do klienta przychodzi natychmiastowo, co znacząco skraca okres oczekiwania na odpowiedź. Oficjalna informacja o otrzymaniu urlopu, zostaje przesłana automatycznie do kalendarza pracownika. Harmonogram ten znajduje się w programie Sage Symfonia Kadry i Płace, w którym kadrowi dokonują rozliczeń nieobecności. Każdy pracownik może w dogodnym dla siebie momencie, zweryfikować posiadane przez siebie saldo urlopowe oraz aktywne, przeszłe elektroniczne wnioski urlopowe.
Jak wdrożyć samoobsługę pracowniczą?
Skorzystaj z pomocy naszych doświadczonych specjalistów, którzy z ogromnymi sukcesami od ponad 15 lat wdrażają rozwiązania informatyczne. Jesteśmy Autoryzowanym Partnerem enova365 oraz Sage Partner Master, co potwierdza nasze kompetencje i bogate doświadczenie
Skontaktuj się z nami, a przedstawimy więcej szczegółów. Zapraszamy do kontaktu.
Team Wercom Sp. z o.o.
Poznań, 22.01.2021 r.
