Zwiększenie wydajności pracy, optymalizacja i automatyzacja monotonnych czynności oraz sprawniejszy obieg i przepływ informacji wewnątrz organizacji – to tylko kilka zalet wdrożenia systemu ERP wyposażonego w nowoczesny moduł kadr i płac. W poniższym artykule pokażemy, jak zorganizować procesy zarządzania zasobami ludzkimi za pomocą rozwiązań informatycznych.
Urlop wypoczynkowy
Niestandardowe systemy czasu pracy mogą przekładać się na problemy związane z efektywną ewidencją rozliczeń w działach kadrowych. Okres letni to czas wzmożonych urlopów wypoczynkowych w przedsiębiorstwach i tak jak wcześniej wspominaliśmy- może wiązać się z pewnymi trudnościami. Szczególnie, gdy przedsiębiorstwo zatrudnia dużą liczbę pracowników. Na rynku dostępne są rozwiązania informatyczne, które w pełni optymalizują pracę działu zasobów ludzkich od czasochłonnych czynności tj. wnioski urlopowe.
Jak więc radzić sobie z trudnościami wynikającymi z obiegu wniosków urlopowych?
Przede wszystkim, powinniśmy zwrócić uwagę na to, czy nie zaopatrzyć przedsiębiorstwa w kompleksowy system ERP uwzględniając moduł kadrowy. Dedykowany moduł wykorzysta sytuacje związaną z różnym rozkładem czasu pracowników poszczególnych branż. Ważnym aspektem będzie obserwacja tego, jak wygląda ścieżka akceptacji wniosków urlopowych. Najczęściej dochodzi do sytuacji, kiedy tylko kierownik konkretnego działu dokonuje akceptacji złożonego przez pracownika dokumentu. Aczkolwiek zdarzają się okoliczności, gdy za proces akceptacji wniosków o urlop odpowiadają dwie osoby. Istotne jest, aby system umożliwił skonfigurowanie tego procesu w taki sposób, ażeby pasował do zasad panujących w danym momencie w firmie. Dodatkową funkcjonalnością są też kalendarze poszczególnych zatrudnionych – za ich pośrednictwem, mamy pełen wgląd na obecności jak i nieobecności pracownika w danych dniach. Dzięki aplikacją tj. e-Pracownik, każdy z osób zatrudnionych ma dostęp do historii swoich wniosków. Może wygodnie sprawdzać z jakich powodów był wcześniej nieobecny w biurze.
Chcę skorzystać urlopu wypoczynkowego, jak wygląda proces?
Standardowa ścieżka zatwierdzania wniosku ubiegania się o wolne może być skomplikowana i nietrudna o błąd ludzki. Dzieje się tak w przypadku, gdzie dokument musi być zaakceptowany przez więcej niż jedną osobę z różnych działów. Czasami dochodzi do sytuacji, w której pracownik nie posiada informacji, na jakim etapie zatrzymała się akceptacja wniosku. Elektroniczny obieg wniosków urlopowych jest rozwiązaniem na powyższy problem. Cała procedura złożenia wniosku elektronicznie przez pracownika, do akceptacji przez przełożonego może trwać tak naprawdę chwilę.
Wymienione powyżej zalety, które zapewniają systemy dedykowane działom kadrowo-płacowym, wspomagają również komunikację wewnątrz organizacji. Najczęściej w relacjach pracownik-kierownik-zarząd. Sprawniejsza wymiana informacji w przedsiębiorstwo przekłada się na zwiększenie samodzielności pracowników w podstawowych procesach tj. składanie wniosku urlopowego i zarządzanie nim. Wszystko odbywa się to bez fizycznego udziału pracownika w dziale HR oraz papierowych dokumentów.
Co jeszcze składa się na korzyści wynikające z automatyzacji procesów kadrowo-płacowych?
Przede wszystkim możliwość wzięcia „oddechu” przez zatrudnionych w obszarze HR-u. Dzięki aplikacji dedykowanej kadrze pracowniczej, pracobiorcy mają pełen wgląd do swoich statusów urlopowych oraz ile poszczególnych dni zostało im jeszcze do wykorzystania. W związku z tym, dział HR może przeznaczyć większą ilość czas na czynności wymagające większego zaangażowania tj. rekrutacja czy budowania marki pracodawcy.
Dzięki nowoczesnym systemom usprawniającym pracę kadrową pracownicy mogą sprawdzać również nie tylko historie szkoleń, ale również status urlopy czy aktualne badania lekarskie. Nowoczesne oprogramowania działają zgodnie z obowiązującymi przepisami Prawa Pracy.
Jeżeli chcecie się Państwo dowiedzieć jak usprawnić obieg wniosków urlopowych w firmie i jak efektywniej obsługiwać dokumenty swoich pracowników – zapraszamy do kontaktu naszymi konsultantami, którzy pomogą Państwu w doborze indywidualnego rozwiązania.
Team Wercom
lipiec 2021
