Zakres działań biura rachunkowego to ważny element umowy o świadczenie usług księgowych. W kontekście faktur ustrukturyzowanych (Krajowy System e-Faktur) ważnym aspektem jest ustalanie procedury przekazywania faktur kosztowych. Aby to umożliwić, konieczne jest jednak nadanie uprawnień do dostępu do faktur w KSeF dla biura rachunkowego.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur jest wyzwaniem dla przedsiębiorstw, które mimo obowiązku korzystania z ustrukturyzowanej formy faktury chcą zlecić ich obsługę zewnętrznym biurom rachunkowym. Co w takiej sytuacji podatnik powinien zrobić?
Zobacz również: Dlaczego warto przejść na KSeF już teraz?
Uprawnienia do KSeF dla biur rachunkowych
Podatnik ma możliwość uprawniania biura rachunkowego do wystawienie za niego faktur w KSeF. Faktury ustrukturyzowane mogą również wystawiać osoby fizyczne w imieniu uprawnionego wcześniej podmiotu, w tym pracownicy biura. Dodatkowo istnieje opcja, aby podatnik udzielił uprawnień tylko konkretnym osobom fizycznym np. poszczególnym pracownikom biura.
Podsumowując zgodnie z ustawą o VAT, korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur mogą różne podmioty – poza samym podatnikiem, uprawnienia takie może uzyskać podmiot wskazany przez podatnika np. biuro rachunkowe. Co ważne, nadać uprawnienia można dla konkretnej osoby lub dla całego podmiotu.
Pamiętać należy, że uprawnienia mogą obejmować różne działania, takie jak: zarządzanie dostępem do systemu, wystawianie faktur ustrukturyzowanych oraz pobieranie faktur.
Zobacz również: Krajowy System e-Faktur – jakie zmiany w biurach rachunkowych?
W jaki sposób nadać uprawnienia do KSeF podmiotom zewnętrznym?
Pierwotnie uprawnienia do konta KSeF przypisane są tylko do podatnika – właściciela konta. Dopiero kiedy, podatnik przekaże uprawnienia do swojego konta zewnętrznym podmiotom mogą one prowadzić działania na koncie podatnika. Nadać uprawnienia można na dwa sposoby:
- w formie papierowej – należy złożyć zawiadomienie o nadaniu bądź odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF poprzez druk ZAW-FA;
- elektronicznie – poprzez oprogramowanie dostępne na stronie ksef.mf.gov.pl
Krajowy System e-Faktur zapewnia podatnikowi możliwość decyzji, czy ten chce nadać uprawniania do wystawiania faktur bezpośrednio konkretnym osobom fizycznym (również spoza własnej organizacji), czy jednak chce nadać uprawnienia całemu podmiotowi, z możliwością pośredniego przekazywania uprawnień.
Wiele przedsiębiorstw deleguje wystawianie faktur na osoby uprawnione w tym na księgowych lub biura rachunkowe. Nadanie uprawnień w KSeF jest kluczowym działaniem, które podatnik musi podjąć aby skutecznie zarządzać obsługą faktur ustrukturyzowanych.
Team Wercom
wrzesień 2023
