OBIEG DOKUMENTÓW
Obieg dokumentów – co to takiego?
Obecnie w firmach, często jeszcze występuje tradycyjny obieg dokumentów, oznacza to, że dokumenty krążą po firmie w formie papierowej. Wydrukowane dokumenty trafiają do osób uprawnionych w celu ich akceptacji, te nierzadko znajdują się poza biurem. Dokumenty krążące po firmie często są wcześniej przygotowywane w formie elektronicznej.
Obieg dokumentów tradycyjny
W firmach wciąż spotyka się tradycyjny obieg dokumentów, w którym dokumenty krążą po firmie w formie papierowej. Po przygotowaniu w formie elektronicznej, dokumenty są drukowane i przekazywane do osób uprawnionych w celu ich akceptacji. Niestety, taki obieg wymaga odpowiedniego zaplecza, oraz dużej ilości miejsca na przechowywanie dokumentów. Często wiąże się to z dużą ilością mebli, regałów do przechowywania segregatorów z dokumentami, co za tym idzie brakiem miejsca oraz dodatkowymi wydatkami. Tradycyjny obieg dokumentów wiąże się również z ryzykiem uszkodzenia lub zgubienia dokumentów, a także jest to rozwiązanie nieekologiczne.
Tradycyjny obieg dokumentów w Twojej firmie sprawia trudności? Zauważasz, że segregatory i sterty dokumentów mnożą się i masz problem, aby zapanować nad związanym z tym chaosem? To czas, aby pomyśleć nad inwestycją w elektroniczny obieg dokumentów.
Obieg dokumentów elektroniczny
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) zastępuje tradycyjny papierowy obieg dokumentów. Jest to zautomatyzowany proces zarządzania firmowymi dokumentami. Elektroniczny obieg to elektroniczna ścieżka, jaką dokumenty (pisma, faktury, wnioski) pokonują w organizacji. Dzięki EOD przetwarzanie i zatwierdzenie dokumentów zajmie mniej czasu. Dodatkowo pozwoli na automatyzację powtarzanych zadań w firmie, np. obiegu faktur czy wniosków urlopowych.
Tradycyjny obieg dokumentów vs. elektroniczny obieg dokumentów
Tradycyjny obieg dokumentów
- wymaga poświecenia sporo miejsca na przechowywanie dokumentów
- znalezienie odpowiedniego dokumentu w stercie dokumentów zajmuje dużo czasu
- przekazywanie dokumentów między oddziałami firmy oddalonymi od siebie wymaga wysyłki poprzez pocztę/kuriera oraz oczekiwania na dostarczenie (dodatkowe koszty oraz wydłużony czas)
- konieczność ponoszenia stałych dodatkowych kosztów na obsługę kurierską, kupno kopert, papieru oraz wyposażenia drukarki (tucze, tonery itd.)
- ryzyko zgubienie lub przypadkowego zniszczenia papierowej wersji dokumentu
- na skutek zdarzeń lasowych tj. zalanie firmy czy pożaru cała dokumentacja może zostać nieodwracalnie zniszczona
- przekazywanie dokumentów do akceptacji wewnątrz oddziału wymaga większej ilości czasu na szukanie odbiorcy (pracownik nie zawsze jest na swoim stanowisku szczególnie w przypadku coraz bardziej popularnej pracy zdalnej)
- kradzieże (ważne dokumenty firmowe zostać skradzione np. w przypadku włamania)
- rozwiązanie nieekologicznie
- problem przy konieczności zapoznania wszystkich pracowników z ważną dokumentacją (np. zmianami w regulaminach czy wytycznych) wymaga ręcznego rozdania jej każdej osobie lub dopilnowania, by wszyscy zwrócili uwagę na papier przypięty do tablicy ogłoszeń,
Elektroniczny obieg dokumentów
- rezygnacja z prowadzenia fizycznego archiwum pozwala na oszczędność miejsca w firmie
- zmniejszenie kosztów poprzez rezygnacje z usług kurierskich, zmniejszenie użycia papieru, kopert, teczek, segregatorów, kartonów oraz wyposażenia drukarek i artykułów biurowych
- sprawniejszy obieg dokumentów – wszystkie dokumenty trafiają do wyznaczonego odbiorcy w zaledwie kilka sekund
- możliwość ustawienia powiadomień np. dla kierownika, że dany pracownik zapoznał się z wymaganą dokumentacją
- szybkie i łatwe wyszukiwanie potrzebnych dokumentów
- łatwe udostępnianie dokumentów wszystkim zainteresowanym
- możliwość gromadzenia dokumentów np. takich z którymi każdy pracownik musi się zapoznać
- sprawne akceptowanie dokumentów przez pracowników – zazwyczaj jednym kliknięciem
- łatwe wyciąganie wniosków z przechowywanej dokumentacji
- możliwość podejrzenia historii obiegu dokumentu (jaki pracownik akceptował/otrzymał dany dokument)
- szeroka możliwość automatyzacji obieg dokumentów firmowych
- zniwelowanie możliwości zgubienia czy zniszczenia dokumentu
- zmniejszenie ryzyka pomyłki w przypadku uzupełnienie większej ilości formularzy
Elektroniczny Obieg Dokumentów a KSeF
Elektroniczny Obieg Dokumentów ma wiele wspólnego z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Jednoczesne korzystanie z KSeF oraz EOD umożliwi zautomatyzowanie procesu fakturowania, zapewnienie bezpieczeństwa, łatwiejszą komunikacje między działami firmy. Warto zaznaczyć, że inwestycja w EOD pozwoli zautomatyzować wszystkie czynności aż do momentu księgowania i archiwizacji faktur.
- zautomatyzować proces fakturowania – jednoczesne korzystanie z KSeF i EOD umożliwi zautomatyzowanie procesu fakturowania. EOD pozwala na automatyczne przetwarzanie oraz ułatwia przekazywanie dokumentów między działami w firmie. Dzięki temu proces obiegu dokumentów zostanie skrócony, a ryzyko popełnienia błędów zminimalizowane.
- zapewnić bezpieczeństwo – EOD zapewnia również bezpieczeństwo. Dzięki odpowiednim mechanizmom, takim jak uwierzytelnianie użytkowników programów, szyfrowanie danych czy śledzenie podejmowanych działań na dokumentach, przebieg dokumentów w firmie jest bezpieczny. Dodatkowo, elektroniczny obieg dokumentów pozwala na podejrzenie historii zmian wprowadzanych przez konkretnych użytkowników w trakcie obiegu, co ułatwia kontrolę.
- łatwiejszą komunikacje między działami firmy -elektroniczny obieg dokumentów ułatwia również komunikację między działami firmy, zwłaszcza księgowymi. Cały proces przebiegu dokumentów jest sprawniejszy i bardziej zintegrowany.
Warto podkreślić, że Elektroniczny Obieg Dokumentów jest ważnym elementem wspierającym wdrożenie KSeF. Dzięki inwestycji w EOD uporządkujemy procesy biznesowe związane z obsługą faktur kosztowych i innych dokumentów. Dodatkowo, zredukujemy czas przetwarzania dokumentów, a co za tym idzie, zmniejszymy koszty i ryzyko popełnienia błędów. Inwestycja w elektroniczny obieg dokumentów pozwoli zautomatyzować wszystkie czynności aż do momentu księgowania i archiwizacji faktur.
Obecnie większość systemów służących do elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia integrację z KSeF. Programy pozwalają na automatyczne pobieranie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur oraz ich procesowanie zgodnie z ustaloną w firmie ścieżką oraz warunkami akceptacji przez przypisanych użytkowników.
Elektroniczny Obieg Dokumentów w programach:
enova365
Polskie oprogramowanie do zarządzania i księgowości, którego producentem jest Soneta. System opiera się na najnowszych technologiach i jest realne dostosowany do potrzeb swoich odbiorców. Moduł Workflow w enova365 pozwala zorganizować przepływ pracy w firmie poprzez automatyzację procesów biznesowych. Dodatkowo porządkuje grupy zadań przypisane do użytkowników oraz przyśpiesza proces przepływu dokumentów między działami i pracownikami.
Symfonia
Symfonia dostarcza polskim menedżerom i przedsiębiorcom skuteczne rozwiązania, które ułatwiają prowadzenie działań gospodarczych oraz zarządzanie małymi, średnimi i dużymi spółkami. Symfonia Obieg Dokumentów (SOD) to platforma chmurowa, która łączy system ECM z systemem pracy grupowej i elementami ERP. Platforma pozwala na usystematyzowanie procedury obiegu informacji w firmie, uniknięcie problemów związanych z długim oczekiwaniem na akceptację lub niedotrzymaniem terminów.
SaldeoSMART
SaldeoSMART to kompleksowe rozwiązanie dla firm, które ułatwia zarządzanie dokumentacją oraz procesami księgowymi. Program skupia się na trzech fundamentalnych filarach: odczytywaniu faktur i dokumentów (OCR), obiegu dokumentów oraz integracji z KSeF. Dzięki SaldeoSMART procesy księgowe stają się szybsze i bardziej efektywne, co zapewnia bezpieczeństwo i efektywność operacyjną. Obieg dokumentów w SaldeoSMART jest szybszy i bardziej efektywny, a aplikacja umożliwia zdalne zarządzanie dokumentami oraz pełną kontrolę nad ich przepływem.
