Odwołanie z urlopu a niedopuszczenie do urlopu – co może pracodawca?

Zbliżające się lato to czas, kiedy wielu pracowników planuje urlop wypoczynkowy. Czerwiec, lipiec i sierpień to najczęściej wybierane miesiące na wakacje, zwłaszcza przez osoby wychowujące dzieci. Letnia aura sprzyja także krajowym podróżom i wypoczynkowi na świeżym powietrzu. Jednak nawet najlepiej zaplanowany urlop może zostać zakwestionowany przez pracodawcę. Czy zawsze ma on do tego prawo? Co różni odwołanie z urlopu od niedopuszczenia do jego rozpoczęcia? Odpowiadamy w poniższym artykule.

Prawo do urlopu wypoczynkowego

Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma zagwarantowane w Kodeksie pracy prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Wymiar urlopu zależy od stażu pracy i wynosi 20 lub 26 dni w roku. Pracodawca ma obowiązek udzielić tego urlopu, a za jego niewykonanie grozi kara grzywny.

Jednak nie oznacza to, że pracownik ma całkowitą swobodę w wyborze terminu wypoczynku.

ZOBACZ TAKŻE: Dwa dni wolnego za oddanie krwi lub osocza – co przysługuje krwiodawcy i jak zgłosić nieobecność?

Niedopuszczenie do urlopu – kiedy pracodawca może odmówić?

Pracodawca może nie wyrazić zgody na zaplanowany urlop, jeśli przemawiają za tym ważne interesy firmy. Takie sytuacje mogą wystąpić w przypadku:

1. Pilnych potrzeb organizacyjnych

Gdy firma przechodzi przez kluczowy moment – realizację ważnego projektu, intensywny sezon produkcyjny lub awarię – obecność konkretnego pracownika może być niezbędna.

2. Braku możliwości zapewnienia zastępstwa

Jeśli nie ma osoby, która mogłaby tymczasowo przejąć obowiązki pracownika, jego nieobecność może wpłynąć na ciągłość działania firmy.

3. Wewnętrznych regulacji

W niektórych zakładach pracy obowiązują regulaminy wskazujące tzw. „okresy zakazane”, w których urlopy nie są udzielane – np. koniec roku obrotowego, okresy remanentu czy intensywna sprzedaż świąteczna.

Warto pamiętać, że nawet jeśli pracodawca nie zgodzi się na wybrany termin, powinien umożliwić pracownikowi wykorzystanie przynajmniej 14 dni urlopu w sposób ciągły w danym roku kalendarzowym.

Odwołanie z urlopu – kiedy pracodawca może wezwać pracownika z powrotem?

Odwołanie pracownika z trwającego już urlopu to ostateczność, z której pracodawca może skorzystać tylko w ściśle określonych sytuacjach. Przede wszystkim, powód musi być nagły i nieprzewidywalny – np.:

• awaria wymagająca natychmiastowej interwencji,
• nagła choroba zastępcy,
• sytuacja kryzysowa zagrażająca działalności firmy.

Nie można odwołać pracownika tylko po to, aby realizował wcześniej zaplanowane obowiązki. Pracodawca powinien poinformować pracownika o konieczności powrotu z odpowiednim wyprzedzeniem, uwzględniając czas potrzebny na dojazd.

Obowiązki pracownika

Po otrzymaniu decyzji o odwołaniu z urlopu, pracownik ma obowiązek stawić się w pracy w wyznaczonym terminie. Odmowa może skutkować konsekwencjami dyscyplinarnymi, włącznie z rozwiązaniem umowy.

Kto pokrywa koszty odwołania z urlopu?

Odwołanie pracownika z urlopu niesie za sobą koszty, które – zgodnie z prawem – ponosi pracodawca. Należą do nich m.in.:

• wydatki związane z wcześniejszym powrotem (transport, noclegi, paliwo),
• koszty niewykorzystanych rezerwacji hotelowych czy wycieczek,
• bilety na wydarzenia, które przepadły z powodu przerwanego urlopu.

Zwrot dotyczy również członków rodziny, którzy musieli przerwać wypoczynek z powodu odwołania pracownika.

Czy zwrot kosztów to przychód pracownika?

Jeśli koszty mają bezpośredni związek z odwołaniem z urlopu, nie stanowią one przychodu i nie podlegają opodatkowaniu. Sytuacja wygląda inaczej, gdy pracodawca wypłaci pracownikowi dobrowolną rekompensatę – wówczas może to być traktowane jako przychód ze stosunku pracy.

ZOBACZ TAKŻE: Czy pracodawca może zadzwonić do bliskiej osoby pracownika w razie jego nieobecności?

Czy pracodawca może odliczyć te koszty?

Tak, ale tylko te bezpośrednio związane z odwołaniem z urlopu, czyli np. zwrot za bilety, noclegi czy inne potwierdzone wydatki. Dobrowolne koszty (np. za wykupione lekarstwa, bonus za niewykorzystany urlop) nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Podsumowanie

Zarówno niedopuszczenie do urlopu, jak i odwołanie z urlopu to sytuacje wyjątkowe, których pracodawca nie powinien nadużywać. Kodeks pracy chroni pracownika, ale dopuszcza też pewne wyjątki w interesie pracodawcy. Warto znać swoje prawa – zarówno planując urlop, jak i w razie nagłej potrzeby powrotu do pracy.

Pamiętaj: nawet w trudnych sytuacjach urlop to nie przywilej, a prawo pracownika. A jego zakłócenie może wiązać się z konkretnymi obowiązkami – zarówno po stronie zatrudniającego, jak i zatrudnionego.

Team Wercom

czerwiec 2025