Rezygnacja z PPK po naliczeniu listy płac – co zrobić krok po kroku?

Rezygnacja z PPK po naliczeniu listy płac to jedna z częstszych sytuacji, z jakimi mierzą się działy kadr i płac. Czy trzeba przekazywać wpłaty? Co z korektą listy płac? Jak postępować, jeśli wpłaty zostały już wysłane do instytucji finansowej? W tym artykule wyjaśniamy wszystkie możliwe scenariusze i podpowiadamy, co zrobić krok po kroku.

Czym jest PPK?

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to dobrowolny system długoterminowego oszczędzania, dostępny dla wszystkich osób zatrudnionych. Jest on tworzony nie przez samego pracownika, lecz wspólnie – przy jednoczesnym udziale pracodawców oraz państwa.

ZOBACZ TAKŻE: Jakie zmiany czekają przedsiębiorców w 2025 roku?

Czym jest rezygnacja z PPK?

Do PPK obowiązuje tzw. automatyczny zapis osób zatrudnionych w wieku od 18 do 54 lat (od 55. roku życia pracownik samodzielnie składa wniosek o przystąpienie do programu). Pracodawca dokonuje wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, która otwiera dla pracowników imienne rachunki, na których będą gromadzone oszczędności – prywatne rachunki PPK.

Każdy pracownik ma jednak możliwość rezygnacji z oszczędzania w PPK. W celu rezygnacji, powinien przekazać swojemu pracodawcy deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.  Jej złożenie wiąże się dla pracownika z utratą takich korzyści jak wpłaty pracodawcy czy dopłaty ze strony państwa.

Najważniejsze, o czym należy pamiętać, to data skuteczności rezygnacji. Zgodnie z przepisami, rezygnacja z PPK obowiązuje od dnia złożenia deklaracji, nie z datą wsteczną – nawet jeśli taka data została wpisana na dokumencie. Ta zasada ma kluczowe znaczenie przy ocenie, czy wpłaty powinny zostać naliczone i przekazane do instytucji finansowej.

ZOBACZ TAKŻE: Nowości w Księdze Przychodów i Rozchodów 2026: 15 kluczowych zmian w projekcie Ministra Finansów

Najczęstsze scenariusze i ich konsekwencje

Pracownik zrezygnował po naliczeniu listy płac, ale przed wysłaniem wpłat PPK

To najczęstszy przypadek, z którym spotykają się działy kadrowo-płacowe. Jak należy wtedy postąpić?

Co zrobić?

• Nie przekazuj wpłat do instytucji finansowej – skoro rezygnacja została złożona wcześniej, składki nie są należne.
• Zwróć pracownikowi potrąconą część składki – najlepiej w formie korekty w kolejnej wypłacie.
• Zarchiwizuj dokumentację – do akt dołącz deklarację rezygnacji, notatkę służbową oraz kopię skorygowanej listy płac.

Warto także odnotować, kto i kiedy podjął decyzję o wstrzymaniu przelewu do instytucji finansowej – to zabezpiecza firmę w przypadku ewentualnej kontroli.

Pracownik zrezygnował po wysłaniu wpłat PPK do instytucji

Tutaj sprawa wygląda inaczej – środki zostały już przekazane i nie można ich cofnąć.

Co zrobić?

• Nie wykonujemy żadnych korekt przekazanych składek – środki są już na koncie pracownika w instytucji finansowej.
• Pracownik samodzielnie może wystąpić do instytucji PPK o zwrot środków.
• Od kolejnego miesiąca nie naliczamy i nie przekazujemy składek – rezygnacja obowiązuje na przyszłość.

Rezygnacja złożona po zakończeniu zatrudnienia, ale przed przekazaniem wpłat

Bywa i tak, że deklaracja rezygnacji z PPK trafia do pracodawcy już po rozwiązaniu umowy, ale jeszcze przed przelaniem składek.

Co zrobić?

• Nie przekazujemy wpłat, jeśli rezygnacja została złożona zanim składki zostały wysłane.
• Koniecznie zachowujemy dokumentację potwierdzającą datę wpływu deklaracji – to kluczowe przy ewentualnych sporach lub kontrolach.

Wypłata po ustaniu zatrudnienia – czy naliczać PPK?

Ten scenariusz może budzić wątpliwości, szczególnie w przypadku wypłat po zakończeniu stosunku pracy (np. premii, nagród, ekwiwalentów za urlop).

Zasada ogólna:

• Naliczamy składki, o ile przed wypłatą premii uczestnik PPK nie złożył deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.
• Nie naliczamy składek jeżeli po ustaniu zatrudnienia pracownika doszło do rozwiązania umowy o zarządzanie PPK zawartej z instytucją finansową prowadzącą rachunek PPK tego pracownika (pracodawca zmienił instytucję finansową). W takiej sytuacji wpłaty od premii nie zostaną dokonane.

Pracownik złożył rezygnację przed autozapisem

Odświeżenie zapisów do PPK następuje co 4 lata – tzw. autozapis. Należy pamiętać, że ponowną deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK można złożyć najwcześniej 1 marca w roku, w którym przypada autozapis. Poprzednio złożona deklaracja o rezygnacji jest skuteczna do ostatniego dnia lutego tego roku.

Co zrobić?

• Nie zapisujemy pracownika do PPK w ogóle.
• Nie naliczamy żadnych składek.
• Zachowujemy dokumentację rezygnacji – może być potrzebna w razie kontroli.

⚠️ Uwaga na rezygnacje z datą wsteczną

Zdarza się, że pracownik wpisuje w deklaracji datę sprzed kilku dni lub tygodni. To jednak nie ma znaczenia prawnego.

Zgodnie z ustawą o PPK, rezygnacja staje się skuteczna od dnia jej złożenia, niezależnie od tego, co wpisano w formularzu. Jeśli składki zostały przekazane wcześniej – pozostają w systemie PPK, a korekta nie jest możliwa.

Team Wercom

kwiecień 2025