Odpoczynek to jeden z tych tematów, o których mówi się dziś bardzo dużo. Z jednej strony organizacje chcą zapewniać pracownikom realną regenerację i dbać o work-life balance. Z drugiej – coraz częściej pojawiają się pytania o ciągłość pracy, odpowiedzialność zespołów i granice dostępności w czasie wolnym.
W nowym wydaniu cyklu „Wercom pyta – eksperci odpowiadają” przyglądamy się urlopom szerzej – od planowania harmonogramów, przez zasady odwoływania z urlopu i kontaktu z pracownikiem w czasie wypoczynku, aż po kwestie zdrowia psychicznego, regeneracji i realnego odłączenia się od pracy. Jak tworzyć rozwiązania, które są zgodne z prawem, ale też wspierają prawdziwy odpoczynek? Jak budować kulturę organizacyjną, w której urlop nie jest tylko formalnością?
To także moment, w którym wiele organizacji mierzy się z koniecznością zmiany podejścia do czasu wolnego. Pracownicy coraz częściej oczekują jasnych zasad, szacunku do granic i realnej możliwości regeneracji, a doświadczenia związane z urlopem wpływają bezpośrednio na ich zaangażowanie i postrzeganie pracodawcy.
Do tego wydania zaprosiliśmy ekspertów i ekspertki, którzy dzielą się swoim doświadczeniem oraz pokazują, jak budować bardziej świadome, uporządkowane i odpowiedzialne podejście do zarządzania urlopami w organizacji.
Cykl prowadzi Magdalena Król – mentorka, trenerka i coach, właścicielka firmy Queen Solutions, która wspiera organizacje i liderów w rozwoju opartym na wartościach.
Zapraszay do lektury!
Odpoczynek na papierze czy w rzeczywistości? Prawo, koszty i absurdy letnich urlopów.
Magdalena Król
Mentorka, Trenerka, Coach, Prelegentka
Właścicielka firmy Queen Solutions, gdzie wspiera organizacje i ludzi w rozwoju – tym prawdziwym, głębokim opartym na wartościach.
Urlop to prawo, a nie nagroda. Jak mądrze zarządzać sezonem urlopowym od planowania po powrót do pracy?
Odpoczynek nie zaczyna się w momencie wyjścia z biura. Zaczyna się dużo wcześniej od sposobu, w jaki organizacja myśli o granicach swoich ludzi.
Czasami mam wrażenie, że o urlopach mówimy w firmach bardzo dużo, jednak wciąż zbyt często sprowadzamy je do jednego pytania: jak przetrwać ten czas, żeby praca w firmie nie stanęła?
A przecież dobrze zaplanowany urlop nie polega wyłącznie na tym, żeby domknąć grafik zastępstw.
Dobrze zaplanowany czas wolny to proces, który powinien być uczciwy, przemyślany, dobrze zakomunikowany i bezpieczny zarówno dla ciągłości organizacji, jak i dla układu nerwowego pracownika. To plany urlopowe, które nie są fikcją. To wypoczynek, który regeneruje, a nie jest przerywany tym jednym pilnym mailem. To powrót do pracy, który nie wita pracownika lawiną zaległych zadań i stresem za to, że odważył się wyjechać.
Bo podejście do urlopów jest jednym z najprawdziwszych sprawdzianów kultury organizacyjnej firmy.
Możemy mieć piękne wartości na stronie internetowej, strefy relaksu w biurze i nowoczesne programy wellbeingowe, jednak jeśli pracownik idąc na urlop czuje poczucie winy, a po powrocie musi się gęsto tłumaczyć z nieodebranego telefonu, to dostaje bardzo konkretny komunikat o organizacji.
I niestety nie zawsze jest to komunikat, który chcielibyśmy wysłać.
Dziś zarządzanie czasem wolnym wymaga od HR, liderów i biznesu znacznie więcej niż sprawnego zatwierdzania wniosków w systemie. Wymaga świadomości prawnej, uważności na potrzeby zespołów, odpowiedzialności za dobrostan ludzi i odwagi, by nie powielać starych, szkodliwych schematów.
Bo chomikowanie zaległych dni wolnych z poprzednich lat, ignorowanie zasady 14 dni ciągłego wypoczynku, maile wysyłane „tylko do wiadomości” na plażę czy poczucie, że odpoczynek to nagroda za nadgodziny, to nie są niewinne szczegóły. To często sygnały, które mogą prowadzić do wypalenia, budować frustrację i narażać firmę na poważne konsekwencje prawne oraz koszty.
Dlatego w tym wydaniu cyklu „Wercom pyta – eksperci odpowiadają” przyglądamy się urlopom szerzej: od planowania harmonogramów, przez prawne zawiłości przerywania urlopów, aż po psychologiczne aspekty prawdziwego odłączenia się od pracy.
Zaprosiliśmy Ekspertki i Ekspertów, aby odpowiedzieli na pytania, które przed wakacjami w HR wracają regularnie, jednak wciąż nie zawsze znajdują dobre, praktyczne odpowiedzi.
Bo mądrze zarządzany czas urlopów to nie tylko ciągłość biznesowa i zgodność z kodeksem pracy. To także szacunek, bezpieczeństwo i odpowiedzialność za to, jak organizacja dba o ludzi, dając im przestrzeń do bycia offline.
Serdecznie zapraszam do lektury.
Anna Jankowska
People & Culture Manager w Duni EFF Sp. z o.o.
14 dni, które organizacje wciąż ignorują. Dlaczego dwutygodniowy urlop to dziś decyzja strategiczna, a nie tylko wymóg prawa?
Współczesne organizacje nauczyły się zarządzać niemal wszystkim: produktywnością, zaangażowaniem, talentami i doświadczeniem pracownika. Inwestują w programy well-being, budują złożone modele przywództwa i wdrażają narzędzia oparte na sztucznej inteligencji.
A jednocześnie coraz częściej rezygnują — świadomie lub nie — z jednego z najprostszych i najlepiej uzasadnionych mechanizmów ochrony efektywności pracy: dwutygodniowego, nieprzerwanego urlopu.
W praktyce wiele firm traktuje go dziś jak relikt regulacyjny. Problem polega jednak na tym, że jego znaczenie nie zniknęło — zmienił się jedynie sposób, w jaki próbujemy je interpretować. Z perspektywy prawa pracy, praktyki organizacyjnej i odpowiedzialności HR dwutygodniowy wypoczynek pozostaje jednym z najbardziej niedocenianych narzędzi zarządzania długofalową efektywnością.
Między przepisem a praktyką: gdzie powstaje błąd interpretacyjny
Zasada 14-dniowego, nieprzerwanego wypoczynku wynika bezpośrednio z art. 162 Kodeksu pracy. Zapis jest precyzyjny: w przypadku podziału urlopu jedna jego część powinna obejmować co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
W praktyce jednak przepis ten funkcjonuje w organizacjach w dwóch skrajnych, równie nieprawidłowych interpretacjach.Z jednej strony bywa traktowany jako obowiązek bezwzględny, który pracodawca może egzekwować poprzez jednostronne decyzje. Z drugiej – jako zasada czysto formalna, którą można zignorować, skoro brak bezpośrednich sankcji.
Obie interpretacje upraszczają rzeczywistość.
Z punktu widzenia prawa pracy zasada ta ma charakter ochronny i funkcjonalny. Jej celem jest zapewnienie pracownikowi realnej regeneracji, a nie stworzenie pracodawcy dodatkowego instrumentu zarządczego pozwalającego narzucać sposób wykorzystania urlopu. Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy, art. 162 Kodeksu pracy ustanawia zasadę udzielania urlopu w jednym ciągu, a podział na części jest wyjątkiem uzależnionym od wniosku pracownika.
To oznacza jedno: pracodawca nie może zmusić pracownika do wykorzystania 14 dni urlopu wyłącznie w oparciu o ten przepis.
Kiedy pracodawca może działać jednostronnie — i dlaczego to nie dotyczy 14 dni
Polski porządek prawny przewiduje jedynie dwa przypadki, w których pracodawca może jednostronnie skierować pracownika na urlop:
- w przypadku urlopu zaległego, który powinien zostać wykorzystany do 30 września kolejnego roku,
- w okresie wypowiedzenia umowy o pracę.
Te sytuacje są jasno określone i wynikają z innych przepisów Kodeksu pracy. W odniesieniu do urlopu zaległego, art. 168 nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, a Państwowa Inspekcja Pracy przywołuje także orzecznictwo Sądu Najwyższego dopuszczające zobowiązanie pracownika do jego wykorzystania bez odrębnej zgody.
Nie ma to jednak bezpośredniego związku z zasadą 14 dni. PIP podkreśla, że nadmierne rozdrabnianie urlopu udzielanego na wniosek pracownika jest wprawdzie sprzeczne z treścią art. 162 Kodeksu pracy, ale samo w sobie nie stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracownika.
To istotne rozróżnienie: odpowiedzialność organizacji nie wynika tu wyłącznie z literalnego brzmienia przepisu, lecz także z jakości środowiska pracy, które tworzy. Jeśli pracownik chce skorzystać z dłuższego, nieprzerwanego wypoczynku, organizacja powinna stworzyć mu do tego realną możliwość. Jeśli natomiast z własnej inicjatywy dzieli urlop na krótsze odcinki, nie oznacza to automatycznie naruszenia po stronie pracodawcy — o ile nie ograniczano mu prawa do pełnego odpoczynku.
Paradoks nowoczesnego HR: elastyczność, która działa przeciwko ludziom
Na poziomie deklaracji organizacje nigdy nie były tak skoncentrowane na dobrostanie pracowników.
Na poziomie praktyki coraz częściej umożliwiają dowolne dzielenie urlopów, promują krótkie, częste przerwy, traktują elastyczność jako synonim nowoczesności.
Efekt jest paradoksalny.
Pracownicy formalnie korzystają z urlopu, ale nie odłączają się psychicznie od pracy, pozostają w stałej dostępności informacyjnej, wracają szybciej — lecz bez realnej regeneracji.
Z perspektywy organizacyjnej taki model może wyglądać na sprawny i elastyczny. Z perspektywy biologii pracy oraz dobrostanu psychicznego coraz częściej okazuje się jednak niewystarczający. Krótkie, rozproszone nieobecności pomagają odzyskać chwilowy oddech, ale rzadko prowadzą do pełnej odbudowy zasobów psychofizycznych.
Dlaczego dwa tygodnie mają znaczenie: mechanizm, który trudno skrócić
Dwutygodniowy urlop nie jest arbitralnym rozwiązaniem legislacyjnym. Jego sens wynika z tego, jak człowiek funkcjonuje w środowisku pracy oraz jak przebiega proces regeneracji po długotrwałym obciążeniu.
Pierwsze dni urlopu to zazwyczaj proces przejścia — stopniowego „wychodzenia z trybu zawodowego”. Dopiero kolejne dni przynoszą rzeczywiste efekty: obniżenie poziomu stresu, poprawę zdolności poznawczych, odbudowę zasobów psychofizycznych.
Krótkie urlopy, choć atrakcyjne operacyjnie, nie pozwalają osiągnąć tego stanu. Stanowią przerwę w pracy — nie pełnoprawną regenerację.
Koszty, których nie widać w dashboardach HR
Rezygnacja z dłuższego odpoczynku rzadko generuje bezpośrednie konsekwencje finansowe. Nie pojawia się w raportach jako oddzielna pozycja kosztowa.
Jej skutki są jednak wyraźne — i kumulują się w czasie. Należą do nich: spadek jakości pracy, wzrost absencji, wypalenie i rotacja.
Od compliance do strategii: jak świadome organizacje redefiniują urlop
Najbardziej dojrzałe organizacje przestają zadawać pytanie: „Czy musimy zapewnić 14 dni urlopu?”
Zastępują je innym: „Jak wykorzystać tę zasadę jako narzędzie zarządzania efektywnością?”
W praktyce oznacza to:
- planowanie dłuższych urlopów jako elementu rocznego cyklu pracy,
- ograniczanie nadmiernej fragmentaryzacji wypoczynku,
- edukację menedżerów w zakresie roli regeneracji,
- integrowanie polityki urlopowej z realną strategią well-being.
To przesunięcie z poziomu zgodności z przepisami na poziom świadomego zarządzania kapitałem ludzkim. Właśnie w tym miejscu rola HR przestaje być wyłącznie administracyjna, a staje się strategiczna: chodzi nie tylko o poprawne interpretowanie prawa, lecz także o projektowanie środowiska pracy, które nie premiuje permanentnej dostępności kosztem regeneracji.
Nowa rola HR: przywracanie sensu regulacjom
Dzisiejsze wyzwanie HR nie polega na interpretacji przepisów — te są relatywnie jasne. Polega na przywróceniu sensu, który za nimi stoi.
W świecie nadmiaru narzędzi, inicjatyw i strategii to właśnie takie elementy jak urlop pozostają jednymi z najbardziej niedocenianych mechanizmów prewencyjnych. Dwutygodniowy urlop nie jest ograniczeniem elastyczności. Jest warunkiem jej trwałości.
W organizacjach, które inwestują w kulturę, talenty i rozwój liderów, łatwo przeoczyć rozwiązania, które nie wymagają budżetu, projektów ani transformacji.
Dwa tygodnie nieprzerwanego odpoczynku.
Nie są istotne dlatego, że wynikają z przepisów. Są istotne dlatego, że bez nich nie da się utrzymać długofalowej efektywności — ani ludzi, ani organizacji.
Piotr Pawłowski
Starszy Specjalista ds. Wdrożeń - obszar Kadry i Płace
Choroba podczas urlopu. Co w świetle przepisów dzieje się, gdy pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym przesyła zwolnienie lekarskie (L4)? Jak dział kadr powinien to prawidłowo rozliczyć?
W praktyce działów kadrowo-płacowych stosunkowo często występują sytuacje, w których pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym staje się czasowo niezdolny do pracy z powodu choroby i otrzymuje zwolnienie lekarskie (e-ZLA). Choć zagadnienie to może wydawać się nieskomplikowane, nieprawidłowe rozliczenie takiej nieobecności może prowadzić do błędów w ewidencji czasu pracy, naliczaniu wynagrodzeń, rozliczeniach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, a także skutkować nieprawidłowościami ujawnionymi podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Prawidłowe postępowanie w takich przypadkach wymaga znajomości przepisów Kodeksu pracy, ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych, gwarantowanym przez art. 152 Kodeksu pracy. Jego celem jest zapewnienie pracownikowi możliwości regeneracji sił fizycznych i psychicznych. Warto podkreślić, że prawo do urlopu ma charakter niezbywalny, co oznacza, że pracownik nie może się go zrzec.
Z kolei zwolnienie lekarskie stanowi potwierdzenie czasowej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. W okresie niezdolności do pracy pracownik nie realizuje celu urlopu wypoczynkowego, ponieważ zamiast korzystać z wypoczynku, poddaje się leczeniu i rekonwalescencji. Z tego względu ustawodawca przewidział mechanizm ochronny umożliwiający wykorzystanie niewykorzystanej części urlopu w późniejszym terminie.
Kluczowe znaczenie w tym zakresie ma art. 166 Kodeksu pracy, zgodnie z którym część urlopu niewykorzystaną z powodu:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- powołania na ćwiczenia wojskowe albo do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie przez okres do 3 miesięcy,
- urlopu macierzyńskiego,
pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi w terminie późniejszym.
Przepis ten oznacza, że wystąpienie choroby w trakcie urlopu wypoczynkowego powoduje jego przerwanie z mocy prawa. Nie jest przy tym wymagana zgoda pracodawcy, decyzja działu kadr, formalne odwołanie pracownika z urlopu ani złożenie dodatkowego wniosku urlopowego. Skutek ten następuje automatycznie od pierwszego dnia niezdolności do pracy wskazanego w zwolnieniu lekarskim.
Należy jednak pamiętać, że nie każde zwolnienie lekarskie skutkuje przerwaniem urlopu wypoczynkowego. Przerwanie urlopu następuje wyłącznie w sytuacji, gdy zwolnienie dotyczy samego pracownika. Przykładowo urlop zostanie przerwany w przypadku choroby pracownika, jego pobytu w szpitalu lub izolacji związanej z chorobą zakaźną.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku zwolnień wystawionych w celu sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny. Tego rodzaju nieobecności nie stanowią przesłanki do przerwania urlopu wypoczynkowego, w związku z czym urlop jest kontynuowany zgodnie z pierwotnym harmonogramem.
Dla działów kadr i płac otrzymanie zwolnienia lekarskiego w trakcie urlopu pracownika wiąże się z koniecznością podjęcia odpowiednich działań organizacyjnych i rozliczeniowych. W szczególności należy:
- dokonać korekty ewidencji czasu pracy poprzez zastąpienie urlopu wypoczynkowego nieobecnością chorobową od pierwszego dnia wskazanego na zwolnieniu lekarskim,
- skorygować saldo urlopowe pracownika poprzez przywrócenie dni urlopu przypadających na okres niezdolności do pracy,
- prawidłowo naliczyć świadczenia związane z chorobą, tj. wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę lub zasiłek chorobowy finansowany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych – w zależności od okoliczności danego przypadku.
Prawidłowe rozliczenie choroby przypadającej w okresie urlopu wypoczynkowego pozwala uniknąć sporów z pracownikami, błędów w naliczaniu wynagrodzeń oraz zastrzeżeń ze strony organów kontrolnych. Z perspektywy pracodawcy kluczowe znaczenie ma sprawna reakcja na otrzymane e-ZLA oraz ścisła współpraca pomiędzy działami kadr, płac i bezpośrednimi przełożonymi pracownika. Dzięki temu możliwe jest zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
Anna Kamińska
Radczyni prawna i partnerka w kancelarii Szuszczyński Kamińska, zajmującej się prawem HR.
Jeden „bardzo ważny” służbowy telefon na plaży. Kiedy pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu lub kontaktować się z nim w czasie wolnym i jakie rodzi to konsekwencje dla firmy?
Sezon urlopowy to dla działów HR i managerów coroczne wyzwanie. Jak pogodzić prawo pracownika do wypoczynku z potrzebą zapewnienia ciągłości działania organizacji? Zwłaszcza gdy nagle okazuje się, że tylko jedna osoba zna odpowiedź na kluczowe pytanie, ma dostęp do określonych danych albo pamięta, gdzie znajduje się „ten jeden ważny plik”.
Warto zacząć od podstawowej zasady: urlop wypoczynkowy ma służyć rzeczywistemu odpoczynkowi pracownika. Nie jest on okresem pozostawania w gotowości do świadczenia pracy ani czasem oczekiwania na telefon od przełożonego.
Oczywiście, jak od każdej zasady, także i tu mamy wyjątki.
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, jeżeli jego obecności wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Muszą to być jednak zdarzenia rzeczywiście wyjątkowe, których nie można było wcześniej przewidzieć lub rozwiązać w inny sposób. Nie wystarczy więc nagły brak zastępstwa, spiętrzenie obowiązków czy fakt, że pracownik posiada unikalną wiedzę, którą organizacja powinna była wcześniej odpowiednio zabezpieczyć.
Odwołanie pracownika z urlopu wiąże się również z kosztami. Pracodawca jest zobowiązany pokryć wydatki pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem – np. niewykorzystane noclegi, bilety czy koszty wcześniejszego powrotu. W praktyce oznacza to, że decyzja o odwołaniu z urlopu powinna być dobrze przemyślana i odpowiednio udokumentowana.
W praktyce znacznie częściej niż z formalnym odwołaniem z urlopu spotykamy się jednak z pytaniem o kontakt z pracownikiem podczas jego wypoczynku.
Czy możemy wymagać, aby pracownik zabrał ze sobą telefon służbowy na wakacje?
Czy musi odbierać połączenia z firmy?
W przypadku większości pracowników odpowiedź brzmi: nie. Sam fakt wyposażenia pracownika w telefon służbowy nie oznacza automatycznie obowiązku pozostawania dostępnym podczas urlopu. Co do zasady od pracownika korzystającego z urlopu wypoczynkowego nie powinniśmy wymagać stałej gotowości do odbierania połączeń czy odpowiadania na wiadomości.
Inaczej może wyglądać sytuacja osób zajmujących stanowiska kierownicze, członków kadry zarządzającej lub pracowników pełniących kluczowe funkcje dla organizacji. W ich przypadku można przewidzieć swego rodzaju obowiązek pozostawania pod telefonem również podczas urlopu. Nie powinno to jednak wynikać z niepisanych oczekiwań czy firmowej tradycji. Należy to wyraźne uregulować – w regulaminie pracy, politykach wewnętrznych lub dokumentach związanych z powierzeniem telefonu służbowego. Pracownik powinien wiedzieć, czy i w jakim zakresie oczekuje się od niego dostępności poza standardowym czasem pracy.
Nawet wtedy pojawiają się jednak kolejne kwestie praktyczne. Jeżeli pracownik przebywa za granicą, szczególnie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, warto przeanalizować zagadnienia związane z ochroną danych osobowych oraz bezpieczeństwem informacji przetwarzanych za pośrednictwem urządzeń służbowych. Nie każda organizacja jest przygotowana na to, że służbowy laptop czy telefon znajdzie się nagle na drugim końcu świata.
Nie można również zapominać o konsekwencjach związanych z czasem pracy. Jeżeli pracownik podczas urlopu faktycznie wykonuje obowiązki służbowe, pojawia się pytanie o prawidłowe rozliczenie zarówno czasu pracy, jak i samego urlopu. W skrajnych przypadkach może okazać się, że pracownik nie korzystał z wypoczynku w sposób zgodny z jego celem.
Dlatego przed wykonaniem tego „jednego bardzo ważnego telefonu” warto zadać sobie pytanie, czy rzeczywiście mamy do czynienia z sytuacją wyjątkową. Jeśli podczas każdego sezonu urlopowego organizacja regularnie potrzebuje kontaktować się z osobami przebywającymi na urlopie, problemem może być nie brak dostępności pracowników, lecz brak odpowiedniego planowania zastępstw i przekazywania wiedzy.
A jest jeszcze jeden aspekt, którego nie regulują przepisy. Nawet jeśli firma poradzi sobie z kwestiami organizacyjnymi, prawnymi i ewidencyjnymi, pozostaje ryzyko najtrudniejsze do oszacowania – niezadowolenie pracownika, który zamiast odpoczywać po raz kolejny odbiera służbowy telefon. Tego kosztu zwykle nie znajdziemy w żadnym budżecie, a może okazać się dość znaczący.
Najlepszą praktyką pozostaje traktowanie urlopu zgodnie z jego celem – jako czasu rzeczywistego odpoczynku. Im lepiej organizacja przygotuje się do nieobecności pracownika przed jego wyjazdem, tym rzadziej będzie musiała sprawdzać, czy na plaży jest zasięg.
Monika Grabowska
Head of People & Culture w OKAM Capital
Jak mądrze zaplanować harmonogram urlopów / plany urlopowe w zespole, aby zapewnić ciągłość biznesową, uniknąć konfliktów i nie zaskoczyć się w sierpniu pustym biurem?
W praktyce pomagają proste zasady. Warto zacząć od wcześniejszego zebrania preferencji urlopowych, najlepiej jeszcze w pierwszym kwartale roku albo najpóźniej kilka miesięcy przed wakacjami. Równolegle menedżer powinien sprawdzić, jaka minimalna obsada jest potrzebna w zespole, aby praca mogła toczyć się bez zakłóceń.
Dobrze jest też z góry wskazać terminy szczególnie ważne biznesowo, na przykład zamknięcie miesiąca, naliczanie wynagrodzeń, ważne projekty, audyty czy wdrożenia. Dzięki temu pracownicy wiedzą, w których okresach większa liczba nieobecności może być trudna dla organizacji.
W planowaniu urlopów nie warto opierać się wyłącznie na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”, bo bywa ona wygodna, ale nie zawsze sprawiedliwa. Lepszym rozwiązaniem jest rozmowa w zespole, transparentne kryteria i rotacja najbardziej atrakcyjnych terminów. Osoby mające dzieci w wieku szkolnym często są ograniczone kalendarzem wakacji, ale pozostali pracownicy również mają prawo do odpoczynku latem.
Bardzo ważne są także realne zastępstwa. Nie chodzi tylko o wpisanie nazwiska do tabeli, ale o wcześniejsze przekazanie spraw, dostępów, terminów, kontaktów i zakresu decyzyjności. Dzięki temu osoba na urlopie może rzeczywiście odpocząć, a zespół wie, do kogo zwrócić się w pilnych sprawach.
Przed wakacjami warto jeszcze raz przejrzeć cały plan i sprawdzić, czy w żadnym zespole nie powstaje luka kompetencyjna albo decyzyjna. Taki prosty przegląd pozwala uniknąć sytuacji, w której dopiero w sierpniu okazuje się, że firma działa w trybie awaryjnym.
Kilka prostych wskazówek, które pomagają uporządkować planowanie urlopów:
- Zacznij wcześniej. Najlepiej w pierwszym kwartale roku albo najpóźniej kilka miesięcy przed wakacjami.
- Ustal minimalną obsadę. Określ, ile osób musi być dostępnych w danym zespole, żeby praca mogła toczyć się bez zakłóceń.
- Wskaż terminy krytyczne. Zaznacz okresy, w których urlopy powinny być ograniczone, na przykład zamknięcie miesiąca, payroll, ważne projekty, audyty albo wdrożenia.
- Nie stosuj wyłącznie zasady „kto pierwszy, ten lepszy”. Może być wygodna, ale nie zawsze jest sprawiedliwa.
- Rotuj najbardziej atrakcyjne terminy. Jeśli ktoś miał urlop w szczycie sezonu w poprzednim roku, w kolejnym warto dać pierwszeństwo innym osobom.
- Ustal realne zastępstwa. Nie chodzi tylko o nazwisko w tabeli, ale o konkretne zadania, dostępy, terminy i zakres decyzyjności.
- Zadbaj o przekazanie spraw przed urlopem. Krótka lista tematów otwartych, pilnych decyzji i osób kontaktowych bardzo ogranicza chaos.
- Komunikuj zasady jasno. Im mniej domysłów, tym mniej napięć w zespole.
- Patrz na cały zespół, nie tylko na pojedyncze wnioski. Plan urlopów powinien chronić zarówno odpoczynek pracowników, jak i ciągłość pracy.
- Zrób przegląd planu przed wakacjami. W maju lub czerwcu warto jeszcze raz sprawdzić, czy nie powstają luki w obsadzie, kompetencjach albo decyzyjności.
Mirosława Zachaś-Lewandowska
Ekspertka trenerka, wykładowca z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, Compliance i Whistleblowing, Audytorka w instytucjach obowiązanych.
Dlaczego z punktu widzenia naszego układu nerwowego „przedłużane weekendy” nie wystarczą, a ustawowe 14 dni ciągłego urlopu to absolutne minimum dla zachowania zdrowia psychicznego?
Dlaczego z punktu widzenia naszego układu nerwowego „przedłużane weekendy” nie wystarczą, a ustawowe 14 dni ciągłego urlopu to absolutne minimum dla zachowania zdrowia psychicznego?
Urlop dla mnie to rzecz święta!
Przez prawie 15 lat byłam Członkinią Zarządu instytucji finansowej i nigdy na urlop nie zabrałam „pracy”. Z pozostałymi Członkami Zarządu byliśmy zgrani i dogadani, że na urlopie wypoczywamy.
Odkąd założyłam własną firmę, a dodam, że ostatnio „Waluta Wiedzy” sp. z o.o. świętowała 5 lat, nigdy nie zabrałam laptopa na wakacje. Poczty firmowej nie mam zainstalowanej w telefonie specjalnie, aby mnie nie korciło, żeby zobaczyć podczas wypoczynku co tam w firmie słychać Od 2 lat mój pracownik pilnuje biznesu, gdy ja wypoczywam, ale nawet wcześniej, gdy działałam w firmie całkowicie sama po prostu całkowicie odcinałam się od pracy i korzystałam z dobrodziejstw wypoczynku!
Dlaczego jest to dla mnie tak ważne i dlaczego polecam takie rozwiązanie?
Ponieważ tylko wtedy czuję, że totalnie zapominam o wszystkich obowiązkach, zupełnie zwalniam tempo i po prostu mój organizm prawdziwie się regeneruje! Takie 14-dniowe przerwy robię co najmniej raz w roku, a jeśli sytuacja sprzyja, to nawet dwa razy w roku.
W „przedłużone weekendy” też zapominam o pracy, ale bez wątpienia tzw. długi urlop jest niezbędny, konieczny i wręcz obligatoryjny dla prawdziwego wypoczynku.
Wielu przedsiębiorcom pojawia się wtedy pytanie: „Czy biznes nie ucierpi, gdy na 14 dni zniknę z firmy?”. Odpowiadam zdecydowanie: „Uwierz, nic się nie stanie, gdy pozwolisz sobie na prawdziwą, 14-dniową regenerację”.
Oczywiście należy uwzględnić zobowiązania wobec kontrahentów czy klientów, aby zaplanować urlop bez żadnych zakłóceń.
Polecam także sprawdzone rozwiązanie – poinformowanie, np. w stopce maila, już dwa tygodnie przed rozpoczęciem wypoczynku o planowanym czasie wolnym. Podczas urlopu warto natomiast ustawić automatyczną wiadomość informującą o terminie powrotu do pracy. Dzięki temu nasi partnerzy biznesowi czy klienci będą skutecznie poinformowani, kiedy ponownie będziemy dostępni.
A my w tym czasie błogo odpoczywamy, regenerujemy się i to bez żadnych wyrzutów sumienia. Po zakończonym urlopie wracamy pełni nowych pomysłów, energii do działania, a często po prostu stęsknieni za naszą pracą.
Zapraszamy do kontaktu!
Jesteśmy do Państwa dyspozycji od poniedziałku do piątku, w godz. od 8:00 do 16:00.
Chcesz być na bieżąco?
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj najnowsze treści prosto na maila.
