Narzędzie E-faktura Sage Symfonia to cyfrowy odpowiednik papierowej faktury.
Współcześnie, w niemalże każdym obszarze biznesu, proces cyfryzacji jest widoczny. Obecna sytuacja pandemiczna, tylko przyśpiesza ten proces. W Polsce, w Europie i na świecie, z dnia na dzień, dochodzi do znaczącego rozwoju technologicznego. Zarządzanie przedsiębiorstwem stało się nie lada wyzwaniem, z którym zmierzyć muszą się wszyscy przedsiębiorcy. Wysoka częstotliwość zmian prawnych, dynamiczna sytuacja na rynku oraz niepewne uwarunkowania gospodarcze, nie napawają optymizmem. W takiej sytuacji, niezbędne jest posiadanie niezawodnego „pomocnika’’. System Sage Symfonia wyposażył swoich klientów w narzędzie, znacznie usprawniające procesy biznesowe i automatyzację pracy. Dzięki temu, czynności proste, powtarzalne, dotychczas bardzo czasochłonne, zostały zoptymalizowane. Wszystko za pomocą e-faktura Sage Symfonia
Elektroniczna faktura
E-faktura to cyfrowy odpowiednik papierowej, tradycyjnej faktury. Aktualne przepisy dot. formy pokazują, że e-faktura jest w pełni tożsamym i równie istotnym dokumentem jak faktura w formie papierowej. Zgodnie z art. 2 p. 31 Ustawy o VAT1 przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Na podstawie art. 2 p. 32 Ustawy o VAT natomiast przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Dodatkowo na podstawie Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym2 wprowadzone zostało pojęcie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, która stanowi rodzaj faktury elektronicznej zgodnej z normą EN-16931 Europejskiego Komitetu Normalizacyjnego.
Korzyści z e-faktury
E-faktura Sage Symfonia to rozwiązanie, na które należy spojrzeć dwutorowo. Mianowicie, e-faktura to plik elektroniczny, który można sprawnie dystrybuować- przesłać za pomocą e-mail bądź określonych platform. Usprawnia to obieg dokumentów wewnątrz firmy, ale także w całym obiegu gospodarczym. Dodatkowo, e-faktura jako plik cyfrowy jest znacznie wygodniejsza w archiwizacji oraz tańsza niż archiwum papierowe. Rezygnacja z tony papieru, segregatorów oraz zajmowanego biernie miejsca. Z drugiej strony, oprócz korzyści jakościowych, należy przyjrzeć się ilościowym w postaci redukcji kosztów. Najczęściej wymianą bolączką swojej pracy przez księgowych jest przepisywanie danych z dokumentów ręcznie. Jest to uciążliwe, czasochłonne, dla samego pracownika frustrujące. Co najważniejsze, obciążone ogromnym ryzykiem błędów. W konsekwencji, może doprowadzić do ponoszenia kar finansowych, ponieważ dot. to finansów i rozliczeń podatkowych. Wdrożenie systemu ERP i e-faktur Sage Symfonia eliminuje wszystkie operacje związane z ręcznym przepisywaniem danych. Zastępuje je automatycznym przetwarzaniem.
E-faktura- jak to działa?
Ustandaryzowanie e-faktury pozwoliło na zapisywaniu danych księgowych w plikach elektronicznych tak, aby systemu mogły automatycznie pobrać z e-faktura Sage Symfonia dane i je zaksięgować automatycznie. Pierwszy w Polsce standard pozytywnie zweryfikowany przez Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania (w odniesieniu do Dyrektywy Parlamentu UE w sprawie elektronicznego fakturowania w administracji publicznej) został opracowany przez Sage już w 2014 r., co pozwoliło zastosować go w oprogramowaniu Sage. Standard polega na dodaniu do pliku PDF tzw. metadanych, czyli wszystkich danych księgowych, takich jak nazwa kontrahentów, data sprzedaży, przedmiot sprzedaży, wartości netto, brutto, VAT itd. Użytkownik komputera nie widzi żadnej różnicy między tak wzbogaconym plikiem PDF a zwykłym PDF. E-faktura w tym standardzie jest oczywiście generowana przez oprogramowanie (np. sprzedażowe).
Warto zapamiętać trzy wymogi, które musi spełniać faktura, by uznać ją za wiarygodną:
-
AUTENTYCZNOŚĆ POCHODZENIA, czyli możliwa do wykazania wiarygodność źródła pochodzenia w sensie biznesowym, a nie tylko technicznym (kontekst wystawienia faktury, np. umowa, zamówienie, potwierdzenie odbioru towaru itp.);
-
INTEGRALNOŚĆ TREŚCI, czyli to że jej treść nie została zmieniona w trakcie wymiany między wystawcą a odbiorcą;
-
CZYTELNOŚĆ FAKTURY, czyli możliwość przeczytania jej treści. Co ciekawe, czytelność może być rozumiana na dwa sposoby – jako czytelność dla człowieka i dla sytemu informatycznego
Wdrożenie systemu ERP
Zdalne zarządzanie fakturami przyczyniło się do regularnych rozliczeń dokumentów, terminowych wypłat wynagrodzeń pracownikom czy monitorowania dostępnych środków finansowych w przedsiębiorstwie. Firmy, które korzystają już z e-faktura Sage Symfonia podkreślają bezpieczeństwo i wygodę w obsłudze dokumentów. Szczególne ważne jest to dla działu księgowości, który może prowadzić swoją działalność w formie online. Wdrożenie systemu ERP umożliwia automatyczne księgowanie kosztów i przychodów, wysyłkę dokumentów kontrahentom czy rozliczanie się fiskusem. Dodatkowo, odbiorca dużo szybciej otrzymuje fakturę – właściwie w momencie jej wysłania mailem lub przez internetową platformę do wymiany dokumentów. Dokument w wersji elektronicznej znacznie łatwiej wyszukać. Przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń można mieć do niego dostęp z dowolnego komputera.
Czy to prawda, że?
- PDF = elektroniczna faktura?
Otóż nie, to co jest postrzegane jako faktura to obraz przesyłany za pomocą urządzeń elektronicznych. - Nie mamy informacji, kto jest wystawcą e-faktury?
Otóż nie, we wcześniejszych akapitach pisaliśmy o cechach faktury i w tym punkcie należy wspomnieć o konieczności jej autentyczności integralności. - Bezpieczniejsza jest faktura papierowa niż elektroniczna?
Otóż nie, e-faktura gwarantuje bezpieczeństwo transakcji, ciężko ją zgubić i znacznie mniej osób ma do niej dostęp. Dodatkowo, redukuje koszty związane z drukiem, papierem i wysyłką faktury w formie tradycyjnej.
Więcej informacji zasięgną Państwo u naszych konsultantów. Zapraszamy do kontaktu.
