W związku z pandemią możliwości podróżowania, szczególnie za granice są znacznie ograniczone. Coraz większą popularnością zaczynają się jednak cieszyć przyczepy kempingowe i kampery. Rozmowy oraz analizy przeprowadzone z przedsiębiorcami zajmującymi się wynajmem krótko lub długoterminowym, nie tylko z branży motoryzacyjnej pozwoliły zyskać nam doświadczenie, pozwalające zbudować modele koncepcyjne procesów z wykorzystaniem systemu enova365. Takie wzorce pomagają nam sprawnie służyć im pomocą w tym pracowitym czasie. Jak usprawnić biznes wynajmu?
Z jakimi wyzwaniami mierzą się obecnie przedsiębiorcy?
Europejskie trendy wskazują, że coraz więcej przedsiębiorców oraz klientów indywidualnych rezygnuje z wszelkiego rodzaju zakupu sprzętu na stałe, np. sprzętu budowlanego i maszyn do produkcji. Nabywanie towaru wiąże się nie tylko z dużymi kosztami samego zakupu, ale również z przechowywaniem i magazynowaniem. Bardziej opłacalne wydaje się wypożyczanie oraz wynajem okresowy. Dynamicznie zmieniająca się sytuacja gospodarcza wpływa na to, że przedsiębiorcy nie chcą wiązać się z wielkimi nakładami, związanymi z inwestycjami, minimalizując w ten sposób wszelkie ryzyko.
Oprócz rosnącego popytu rośnie jednak konkurencja. Analizując rynek wynajmu kamperów można zauważyć, że obecnie większość wypożyczalni dysponuje flotą w granicach 3-4 pojazdów, a większe firmy są rzadko spotykane. Branża rozwija się bardzo szybko, a rynek wydaje się jeszcze niezagospodarowane. Jeżeli zwrócimy uwagę na statystyki z roku 2020 możemy zauważyć, że mimo pandemii w Polsce zarejestrowano 710 więcej kamperów niż w roku poprzednim. Różnica ta jest większa niż różnica pomiędzy rokiem 2019, a 2018 i to prawie dwukrotnie. Wysokie ceny i ryzyko gospodarcze nie odstraszają więc polskich konsumentów, którzy nadal przychylnie inwestują swoje środki. Przedsiębiorcy szukają różnych sposobów jak zyskać przewagę nad konkurencją.
Dokumenty elektroniczne zastąpią papierowe?
Obecnie nadal wiele małych, jak i średnich przedsiębiorstw zajmujących się wynajmem funkcjonuje w oparciu głównie o dokumenty papierowe. W najbliższym czasie może się to zmienić. W ciągu dwóch lat w sprzedaży i rozliczeniu księgowym możliwa będzie wyłącznie elektroniczna wymiana dokumentów. Dla wielu biznesów z branży wynajmu jest to duże wyzwanie, ale również znaczące usprawnienie. Dzięki systemom elektronicznym podnosi się poziom bezpieczeństwa przechowywania danych. Dodatkowo, minimalizujemy ryzyko powstania pomyłki podczas ręcznego wprowadzania dokumentów. Umowy, zlecenia, protokoły mają wyraźną przewagę w formie elektronicznej. Ich szybka generacja, wysyłka oraz dostęp do pełnej historii to tylko jedne z wielu plusów.
Czy system może pomóc firmie i jej pracownikom w codziennej pracy?
Tak, współczesne systemy zostały wyposażone w odpowiednie narzędzia służące przedsiębiorcom. Składa się na to szereg funkcjonalności:
- Sprawne ewidencjonowanie – pełna baza informacji o posiadanych urządzeniach i ich aktualnym stanie (np. zarezerwowane, wypożyczone, zwrócone), które sprawnie można dodać do systemu za pomocą czytników kodów kreskowych, RFID lub lokalizatorów GPS, jak i filtrowanie niezbędnych informacji dotyczących wyposażenia. Wpływa ona również na szybkość obsługi klienta, a w konsekwencji na jego zadowolenie z usługi.
- Dostęp do pełnej historii wypożyczeń – dla każdego urządzenia dostępna jest pełna historia wypożyczeń, podgląd zleceń, urządzeń, historia napraw, zgłoszeń. Na podstawie częstotliwości przeglądów można zaplanować przyszłe przeglądy i naprawy serwisowe dla każdego urządzenia.
- Pełna automatyzacja – interfejs umożliwia budowę zestawień i widoków, generowanie wydruków (DOC. PDF. HTML) oraz eksport danych w formie tabel do MS EXCEL, jak i również wysyłkę faktur i rozliczanie umów. Skutecznie skraca to konieczny czas na wykonanie wszystkich niezbędnych operacji.
- Sprawny kontakt z klientem – umożliwia sprawny kontakt np. poprzez formularze na stronie internetowej firmy zapewniające rezerwacje, które automatycznie eksportują dane do bazy. Możliwość informowania klienta o wszelkich ofertach lub promocjach dzięki automatycznemu systemowi powiadomień poprzez wiadomości E-mail lub SMS. Ma to ogromny wpływ na pozyskiwanie nowych klientów.
- Swoboda pracy – dostęp do systemu w chmurze lub urządzeniach w centrali z poziomu programu MS Windows, przeglądarki internetowej, lub aplikacja mobilnej Android, umożliwiającą pracę operatora z dowolnego miejsca
Odwołując się do naszych doświadczeń związanych z wdrożeniami oprogramowania enova365 w przedsiębiorstwach, wiemy, że funkcjonalność modułów oraz możliwości konfiguracyjne sprawiają, że jest to oprogramowanie niezawodne dla każdego, nowoczesnego przedsiębiorstwa. Znamy potrzeby naszych klientów, wiemy czego od nas i od systemu oczekują. Obecnie jest to przede wszystkim mobilność, która pozwoli na pracę zdalną i co najważniejsze nie zakłóci pracy ich przedsiębiorstwa. Zeszłoroczne badania statystyczne pokazują, że coraz więcej pracowników korzysta z możliwości pracy jaką jest home office, więc oprogramowanie umożliwiające prace zdalną jest niezbędne. Dodatkowo badania dowodzą, że osoby pracujące z domu osiągają o 13% lepsze wyniki niż te, które stacjonarnie w biurze.
Team Wercom
maj 2021
