Projekt nowelizacji Kodeksu Pracy zawierający długo wyczekiwane przez pracodawców szczegółowe regulacje dotyczące pracy zdalnej trafił do sejmu. Obecne przepisy, które zostały wprowadzone w czasie pandemii, mówią jedynie, że pracodawca może zlecić swojemu pracownikowi wykonywanie obowiązków poza stałym miejscem pracy.
Założenia projektu nowelizacji Kodeku Pracy
Złożony projekt nowelizacji Kodeksu Pracy zakłada uszczegółowienie regulacji, poprzez wprowadzenie nowego zupełnie odrębnego rozdziału. Ma on na celu zastąpić obecne zapisy dotyczące pracy zdalnej. Nowe przepisy mają stanowić, iż praca może być wykonywania w dowolnym miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Aby pracownik mógł pracować z dowolnego miejsca wymagane będzie spełnienie większej liczby formalności. Zatrudniający będzie miał w obowiązku przygotowanie oceny ryzyka zawodowego oraz informacji BHP dla pracowników pracujących zdalnie. Pracodawca będzie również zobowiązany do przygotowania dokumentów dotyczących procedury ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej.
Zasady wykonywania obowiązków w innym miejscu niż miejsce pracy będą mogły być zwarte w kilku dokumentach, takich jak: porozumienie z zakładową organizacją związkową, regulamin skonsultowany z przedstawicielami pracowników lub w samym poleceniu lub porozumieniu pomiędzy pracodawcą a konkretnym zatrudnionym. Zatrudniający będzie mógł kontrolować czy pracownik pracując zdalnie rzeczywiście wykonuje zlecone obowiązki, czy jego miejsce pracy spełnia warunki BHP oraz czy zachowane są procedury ochrony danych osobowych.
Więcej informacji na temat możliwości świadczenia obowiązków służbowych znajduje się w naszych artykułach, m.in. „Jak zorganizować pracę zdalną w przedsiębiorstwie?” lub „Praca zdalna”.
Zmiany Kodeksie Pracy a praca zdalna
Pracodawca w czasie trwania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii jak i przez 3 miesiące od ich odwołania będzie mógł skierować pracownika do pracy z domu (przepis ten pozostaje bez zmian). Pracodawca będzie mógł również zlecić pracę z domu w momencie, gdy z przyczyn niezależnych od niego nie będzie mógł zapewnić warunków pracy spełniających zasady BHP.
W przedstawionym projekcie nową opcją będzie możliwość wprowadzenia pracy zdalnej po uzgodnieniu z pracownikiem lub na jego wcześniejszy wniosek. Uzgodnienie pracy zdalnej możliwe będzie przed jak i w trakcie zatrudnienia. Dodatkowo każdy pracownik będzie miał możliwość złożenia wniosku o pracę zdalną. Jeżeli pracownik sprawuje opiekę nad osobą niepełnosprawną, wychowuje dziecko (do 4 roku życia) lub jest w ciąży i zgłosił takie zapotrzebowanie, pracodawca odmówić może tylko w przypadku jeżeli praca zdalna jest niemożliwa ze względu na rodzaj wykonywanej pracy lub ze względu na jej organizację.
Praca zdalna a koszty
W momencie gdy pracownik pracuje w formie zdalnej pracodawca zobowiązany będzie do zapewnienia mu wszystkich niezbędnych materiałów i narzędzi do jej wykonywania. Jeżeli po wcześniejszym uzgodnieniu z pracodawcą pracownik będzie korzystał z własnego sprzętu, należy mu się za to ekwiwalent. Ponadto zatrudniający będzie zobowiązany zapłacić za energię elektryczną oraz usługi telekomunikacyjne, które są niezbędne przy wykonywaniu zleconych zadań. Zwrot takich zobowiązań może nastąpić w wartości realnej lub w formie ryczałtu (wcześniej uzgodniony między stronami). Wyliczając wysokość takiego ekwiwalentu lub ryczałtu pod uwagę trzeba wziąć ceny materiałów i urządzeń, ale także ceny prądu i usług telekomunikacyjnych.
Zgodnie z zawartymi w projekcie przepisami przejściowymi, nowe przepisy mogą wejść w życie już w ciągu 14 dni od ich ogłoszenia. Pracodawcy nie będą mieli więc zbyt wiele czasu na wdrożenie ich w swoich przedsiębiorstwach.
System ERP enova365 został już zaktualizowany o funkcje i formularze, które umożliwią płynne dostosowanie się do znowelizowanych przepisów o pracy zdalnej.
Co się zmienia w systemie enova365?
Wnioski pracownika o przejście na pracę zdalną.
W module Kadry Płace, w Pulpicie Pracownika pojawiły się następujące wnioski dotyczące pracy zdalnej.
- E-wniosek o pracę zdalną – wniosek składany przez pracownika, który chciałby przejść w tryb pracy zdalnej,
- Wniosek składany przez kobietę w ciąży, która chce pracować w trybie zdalnym (e-wniosek o pracę zdalną – kobieta w ciąży),
- Wniosek składany przez opiekuna osoby niepełnosprawnej, który chce pracować zdalnie w związku z opieką (e-wniosek o pracę zdalną – opiekun osoby niepełnosprawnej),
- Wniosek składany przez rodzica dziecka do 4 roku życia (e-wniosek o pracę zdalną – rodzic dziecka do 4 r.ż.),
- E-wniosek o pracę zdalną okazjonalną – wniosek składany przez pracownika (limit 12 dni w roku),
- Oświadczenie pracownika o warunkach pracy zdalnej – oświadczenie pracownika, który informuje o posiadaniu warunków technicznych oraz lokalowych do wykonywania pracy zdalnej (e-wniosek),
- Zgłoszenie miejsca wykonywania pracy zdalnej – składany przez pracownika (e-wniosek),
- Zlecenie pracy zdalnej – składany przez kierownika, w którym deleguje pracownika do wykonywania pracy zdalnej (e-wniosek).
Opcja wyboru lokalizacji wykonywania pracy zdalnej
W kartotece pracownika dodano nową zakładkę Kadry/Lokalizacje pracy zdalnej, w której można dodać adresy pracy zdalnej. Dzięki wprowadzonej do systemu informacji, pracodawca będzie posiadał informację o miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Zakładka Kadry/Lokalizacje pracy zdalnej. Możliwość dodawania adresów
Definicje rodzaju pracy zdalnej
W systemie istnieje możliwość wyboru kto wnioskuje o przejście na pracę zdalną oraz sprawdzić czy obowiązuje limit dni w ciągu roku na ten rodzaj pracy zdalnej. Na liście dostępne są następujące definicje rodzaju:
- Na wniosek – kobieta w ciąży,
- Na wniosek – opiekun osoby niepełnosprawnej,
- Na wniosek – rodzic dziecka do 4 r.ż.,
- Na wniosek pracownika,
- Okazjonalna – z określonym limitem 12 dni w ciągu roku,
- Zlecona przez pracodawcę.
Przykładowa definicja rodzaju pracy zdalnej
Lista dostępnych definicji rodzaju pracy zdalnej
Wgląd w okresy pracy zdalnej poszczególnych pracowników
W sekcji „Wnioski o pracę zdalną” widoczne będą okresy pracy zdalnej z e-wniosków złożonych przez pracownika lub poprzez zlecenie ze strony pracodawcy.
Sekcja wnioski o pracę zdalną
System enova365 jest gotowy na nowelizację przepisów, określających zasady pracy zdalnej w Kodeksie. Powyższe zmiany to tylko wybrane modyfikacje w systemie enova365 wprowadzone w związku z nowymi regulacjami dotyczącymi pracy zdalnej. Pełną listę zmian znajdziesz tutaj.
Więcej informacji zasięgną Państwo u naszych konsultantów. Zapraszamy do kontaktu.
Team Wercom
wrzesień 2022
