Wysyłka pasków wynagrodzeń oraz deklaracji PIT-11 pocztą, jak i wręczanie ich osobiście, jest procesem czasochłonnym oraz może rodzić niepotrzebne komplikacje wynikające z niewłaściwego zaadresowania przesyłki lub przetrzymania jej podczas nieobecności pracownika. By uniknąć tych komplikacji warto postawić na automatyzację wymienionych procesów i elektroniczną wysyłkę tych dokumentów.
Czym jest pasek wynagrodzeń?
Pasek wynagrodzenia to dokument, który przedstawia miesięczny wykaz składników pensji pracownika. Wiele firm korzysta z niego, aby przedstawić zatrudnionemu, w jaki sposób wylicza jego wypłatę.
Ważne, aby pamiętać, że pasek wynagrodzeń nie ma standardowego schematu. Oprócz podstawowych informacji dotyczących wynagrodzenia możliwe jest dodanie do niego dodatkowych elementów, które pracodawca uwzględnia przy jego wyliczaniu. Na pasku powinny znaleźć się wszystkie zmienne, które mają wpływ na ostateczny kształt wynagrodzenia do wypłaty.
Zgodnie z obecnie obowiązującym prawem pracy zatrudniający nie ma obowiązku wydawania pracownikom pasków wynagrodzeń. Obowiązek taki może być zawarty w przepisach zakładowych, np. w regulaminie pracy czy regulaminie wynagradzania. Pasek wynagrodzeń może być przekazywany pracownikom w różny sposób, w tym także w formie elektronicznej. Pasek wynagrodzeń można pracownikom przekazywać przy pomocy różnych programów kadrowych np. Symfonia czy enova365.
PIT-11 – co to takiego?
PIT-11 jest jednym z PIT-ów, który pomaga rozliczyć się z fiskusem. Informacje w nim zawarte wykorzystuje się w momencie wypełniania zeznania rocznego.
Zgodnie z zasadami do końca lutego każdego roku pracodawca zatrudniający w roku poprzednim pracownika (na każdy rodzaj umowy) musi dostarczyć mu PIT-11. Dodatkowo do 31 stycznia następującego po roku podatkowym deklaracja powinna być dostarczona do urzędu skarbowego.
Forma przekazania PIT-11 pracownikowi jest dowolna. Pracodawca może, więc przekazać formularz osobiście lub listownie, a także skorzystać z formy elektronicznej wysyłki. W przypadku formy elektronicznej trzeba pamiętać, aby zachować wzór urzędowy i wymagane elementy, w tym podpis płatnika (np. podpis elektroniczny). W przekazaniu elektronicznym deklaracji PIT-11 pomagają programy posiadające funkcje samoobsługi pracowniczej, na przykład takie jak Symfonia czy enova365
Samoobsługa pracownicza
Samoobsługa pracownicza to korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla kadry zarządzającej. Samoobsługa pracownicza może funkcjonować jako samodzielny moduł lub część systemu do zarządzania zasobami ludzkimi. W programie pracownicy mogą samodzielnie wnioskować o dni wolne, a także aktualizować swoje dane. Z kolei przełożeni są na bieżąco informowani o nieobecnościach swoich pracowników, mają też pełną wiedzę odnośnie ich uprawnień i kompetencji. Funkcjonalność ta usprawnia komunikację między pracownikiem a pracodawcom, także w obszarze przekazywania dokumentów.
O samoobsłudze pracowniczej pisaliśmy też przy okazji artykułu „System kadrowo-płacowy- automatyzacja czasochłonnych procesów”
Symfonia ERP e-Pracownik
Symfonia ERP e-Pracownik umożliwia pracownikom dostęp do ważnych dla nich informacji online, w dowolnym momencie, z dowolnego urządzenia. To realne odciążenie pracy działu kadrowego. Symfonia ERP e-Pracownik usprawnia i przyspiesza komunikację między pracownikami i menedżerami. W witrynie Symfonia e-Pracownik można bezpośrednio publikować ważne dla pracowników dokumenty. Po przygotowaniu dokumentów w programie Symfonia ERP Kadry i Płace gotowe pliki PDF z paskami wynagrodzeń lub PIT-11 można masowo wczytać do portalu i udostępnić pracownikom. Dla każdego z dokumentów rejestrowana jest informacja o tym, że pracownik dokument otrzymał i go otworzył. Pracownicy mają także możliwość pobierania tych dokumentów.
Pulpit Pracownika w enova365
Platforma internetowa Pulpit Pracownika wraz z Pulpitem Kierownika to wygodne narzędzie, umożliwiające generowanie oraz zarządzanie wnioskami pracowniczymi i czasem pracy on-line z dowolnego miejsca i o każdej porze, także z urządzeń mobilnych. Korzystając z Pulpitów pracownicy mają stały dostęp do informacji o czasie pracy, stanie urlopów i wynagrodzeniu. Mogą również przeglądać swoje wypłaty czy deklaracje podatkowe, które wcześniej są generowane, akceptowane i wysyłane przez osoby do tego upoważnione w module Kadry i Płace.
Team Wercom
listopad 2022
