Sztuczna inteligencja to jeden z tych tematów, który w ostatnim czasie pojawia się w HR niemal wszędzie. Z jednej strony budzi duże zainteresowanie i otwiera nowe możliwości, z drugiej – rodzi konkretne pytania i wątpliwości w codziennej pracy działów kadrowo-płacowych.
W nowym wydaniu cyklu „Wercom pyta – eksperci odpowiadają” przyglądamy się roli AI w HR – tam, gdzie liczy się precyzja, zgodność z przepisami i odpowiedzialność za dane. Jak wykorzystać sztuczną inteligencję w praktyce? Które procesy warto automatyzować, a gdzie niezbędna pozostaje kontrola człowieka? Jak przygotować zespoły na zmianę, która już się dzieje?
To także moment, w którym wiele organizacji mierzy się z koniecznością podejmowania decyzji: czy wdrażać AI, jak zrobić to mądrze i bezpiecznie zarówno z perspektywy biznesu, jak i ludzi.
Do tego wydania zaprosiliśmy ekspertów i ekspertki, którzy dzielą się swoim doświadczeniem oraz pokazują różne podejścia do wykorzystania AI w HR od operacyjnych usprawnień, przez aspekty organizacyjne, aż po perspektywę pracy z zespołem.
Cykl prowadzi Magdalena Król – mentorka, trenerka i coach, właścicielka firmy Queen Solutions, która wspiera organizacje i liderów w rozwoju opartym na wartościach.
Zapraszay do lektury!
AI w HR: wsparcie czy wyzwanie dla działów kadr i płac?
Magdalena Król
Mentorka, Trenerka, Coach, Prelegentka
Właścicielka firmy Queen Solutions, gdzie wspiera organizacje i ludzi w rozwoju – tym prawdziwym, głębokim opartym na wartościach.
„Technologia to tylko narzędzie. To ludzie i ich spokój są sercem każdej zmiany”.
Ostatnio mam wrażenie, że o AI w HR powiedziano już wszystko, a jednocześnie… wciąż omijamy najważniejsze pytania. Słyszę głosy z działów Kadr i Płac: „Magda, czy sztuczna inteligencja wygryzie nas z arkuszy kalkulacyjnych?”, „Czy automatyzacja sprawi, że nasza praca przestanie być potrzebna?”.
Dziś chcę powiedzieć to głośno: czas przestać się bać, że AI zabierze nam pracę. Czas zacząć się zastanawiać, jak AI może stać się naszą „dodatkową parą rąk”, której w gąszczu przepisów i terminów tak często nam brakuje.
Wierzę, że nowoczesny HR to taki, który potrafi połączyć technologię z empatią. Podczas gdy AI może nas wesprzeć w naliczaniu listy płac, przeanalizować setki dokumentów czy zautomatyzować powtarzalne wnioski, nigdy nie zastąpi nas w budowaniu relacji i wspieraniu pracowników w trudnym momencie. Automatyzacja nie jest po to, by eliminować ludzi, jest po to, by dać nam czas na bycie ludźmi – na uważność, słuchanie i prawdziwą obecność tam, gdzie liczby to za mało.
Dlatego do tego wydania zaprosiłam Ekspertów i Ekspertki, aby odczarowali mity i pokazali, jak mądrze zaprosić AI do swojego działu – tak, aby odzyskać czas na to, co w kadrach i płacach najcenniejsze: na drugiego człowieka.
Serdecznie zapraszam do lektury.
Radosław Mechło
Trener AI w biznesie
Jak AI może stać się realnym asystentem w „twardym” HR? Jakie konkretne, powtarzalne zadania w obszarze administracji kadr i naliczania płac warto oddać technologii, aby wyeliminować błędy i odzyskać czas na wspieranie liderów w ich codziennych wyzwaniach?
Jak AI może stać się realnym asystentem w twardym HR?
Sztuczna inteligencja w obszarze HR zaczyna pełnić bardzo konkretną rolę operacyjną. Szczególnie w tzw. twardym HR, czyli administracji kadrowej i naliczaniu wynagrodzeń – jej potencjał jest ogromny, ponieważ mówimy o procesach powtarzalnych, opartych na danych i obarczonych wysokim ryzykiem błędów.
AI nie zastępuje tutaj specjalistów, ale staje się ich drugim, cyfrowym okiem i ręką. Asystentem, który pracuje szybciej, nie męczy się i konsekwentnie stosuje reguły.
Gdzie AI daje największą wartość?
W praktyce największy zwrot z wdrożenia AI pojawia się tam, gdzie mamy dużą liczbę operacji wykonywanych według określonych schematów. W obszarze kadr i płac są to m.in:
- Weryfikacja i kontrola danych kadrowych
AI może automatycznie sprawdzać poprawność danych w systemach HR – od umów, przez aneksy, po dane osobowe pracowników. Wykrywa brakujące pola, niespójności między dokumentami czy błędy formalne, które często umykają przy manualnej pracy. - Naliczanie wynagrodzeń i kontrola poprawności list płac
Systemy wspierane AI mogą analizować składniki wynagrodzeń, premie, dodatki czy potrącenia, a następnie wskazywać anomalie – np. nietypowe odchylenia od standardowych wartości. To działa jak druga kontrola jakości, znacząco redukując ryzyko kosztownych pomyłek. - Interpretacja i zastosowanie przepisów
W środowisku prawnym AI może wspierać specjalistów w analizie przepisów i ich przełożeniu na konkretne przypadki kadrowo-płacowe. Nie zastępuje eksperckiej decyzji, ale przyspiesza dotarcie do właściwych interpretacji i ogranicza ryzyko przeoczeń. - Obsługa dokumentacji pracowniczej
Automatyczne generowanie umów, aneksów, zaświadczeń czy świadectw pracy na podstawie danych z systemów to jedno z najprostszych, a jednocześnie najbardziej efektywnych zastosowań AI. Dodatkowo możliwa jest automatyczna klasyfikacja i archiwizacja dokumentów. - Obsługa zapytań pracowników (self-service)
AI może odpowiadać na powtarzalne pytania pracowników dotyczące wynagrodzeń, urlopów czy benefitów, bazując na wewnętrznych regulaminach i danych. Dzięki temu dział HR odzyskuje czas, który wcześniej pochłaniała komunikacja operacyjna. - Monitorowanie terminów i obowiązków
AI może pełnić funkcję strażnika terminów i przypominać np. o badaniach okresowych, kończących się umowach, zmianach w przepisach czy obowiązkach raportowych.
Dlaczego to działa?
Kluczowe jest zrozumienie, że AI najlepiej sprawdza się tam, gdzie:
- mamy jasno zdefiniowane reguły,
- operujemy na dużej liczbie danych,
- powtarzalność jest wysoka,
- koszt błędu jest znaczący.
A dokładnie takie są procesy kadrowo-płacowe. Efekt biznesowy to mniej błędów, więcej czasu na realne wsparcie biznesu. Największą wartością wdrożenia AI w twardym HR nie jest tylko automatyzacja sama w sobie, ale zmiana roli zespołu. Zamiast koncentrować się na ręcznym przetwarzaniu danych, specjaliści mogą:
- wspierać menedżerów w podejmowaniu decyzji personalnych,
- analizować trendy (absencje, rotacja, koszty),
- doradzać w obszarze organizacji pracy i efektywności zespołów.
AI przejmuje zadania, które są czasochłonne i podatne na błędy – człowiek pozostaje tam, gdzie potrzebna jest interpretacja, kontekst i odpowiedzialność.
Podsumowując, AI w twardym HR nie jest rewolucją polegającą na zastąpieniu ludzi, ale ewolucją sposobu pracy. To realne wsparcie w codziennych obowiązkach, które pozwala uporządkować procesy, zwiększyć ich jakość i odzyskać czas.
A ten czas – w dobrze funkcjonującej organizacji – zawsze powinien być inwestowany w ludzi i biznes.
Sylwia Olszewska
Coach DOBROstanu, PCC ICF, wieloletni menedżer zespołów, facylitator DISC, konsultant kryzysowy
Jak przygotować zespół Kadr i Płac na technologiczny skok bez budowania atmosfery lęku przed zmianą? Jakie kompetencje powinniśmy rozwijać u specjalistów, aby AI stało się dla nich wsparciem w interpretacji skomplikowanych regulacji, a nie powodem do stresu?
Żyjemy w czasach wielkiego paradoksu. Z jednej strony technologie, które mają „skrócić czas operacyjny”, a z drugiej – jako coach – widzę ludzi, którzy tego czasu mają coraz mniej. Technologia bez odpowiedniego przygotowania psychologicznego staje się smyczą, która ciągnie nas szybciej, niż są w stanie nadążyć nasze synapsy. Moim zdaniem stoimy dziś przed ogromnym wyzwaniem zaprojektowania spokoju w świecie, który z założenia jest zaprojektowany na chaos.
W tym całym technologicznym pędzie moją uwagę zwraca często pomijany wątek: kto zadba o tych, którzy dbają o innych? Działy HR to serce organizacji, które w czasie zmian bije najszybciej. Nie możemy oczekiwać, że będą spokojnie prowadzić innych w zmianie, jeśli sami czują się niepewnie. To moment, w którym HR potrzebuje „własnego HR-u” i bezpiecznej przestrzeni na oswojenie lęku.
Za każdym procesem stoi człowiek, który boi się, że przestanie być potrzebny. Dlatego pierwszym krokiem nie jest szkolenie z technologii, ale rozmowa o sensie, również wśród tych, którzy zawsze są dla nas wsparciem.
Jestem fanką radykalnej transparentności, która jest kluczem do uniknięcia atmosfery lęku. Każdy z nas potrzebuje widzieć, po co AI wprasza się do jego życia. Co możemy zyskać, a co stracić i jak na nowo odnaleźć siebie w nowej rzeczywistości.
Aby AI stało się wsparciem, a nie źródłem stresu, musimy rozwinąć zupełnie nowe mięśnie. Nie chodzi tylko o naukę „promptowania”, ale o umiejętność krytycznego myślenia. Ważne jest, aby nauczyć się rozmawiać z algorytmem tak, aby wydobyć z niego odpowiedź, jednocześnie zachowując niezbędną czujność i nieufność.
Specjalista przyszłości to ten, który potrafi zweryfikować podpowiedź AI i powiedzieć „stop”, kiedy uzna to za słuszne. To przejście od roli „wykonawcy” do roli „audytora technologii”.
To kompetencja, która uchroni przed lękiem i poczuciem bycia zbędnym, nadając nowy sens i budując nową tożsamość. Jednak aby pracownik HR miał odwagę to zrobić, musi czuć stabilny grunt. Jeśli atmosfera w firmie opiera się na lęku przed błędem, pokłosiem będzie bezrefleksyjne uleganie maszynie, byleby tylko zdjąć z siebie odpowiedzialność. I to, według mnie, jest prosta droga do katastrofy decyzyjnej.
Obserwując aktualne trendy, jak chociażby Human-Centric AI, cieszy mnie zwrot ku tzw. „ekologii umysłu”. Coraz częściej spotykam się z tezą, że w przyszłości wygrają te firmy, które najszybciej… zwolnią. I absolutnie nie w sensie redukcji etatów, ale w sensie redukcji tempa przetwarzania bodźców.
Wiem, że brzmi to kontrowersyjnie w świecie goniącym za PKB, ale to właśnie spokój jest stanem, w którym nasze zasoby są dostępne i przekładają się na efektywność. Dlatego, moim zdaniem, pierwszym etapem każdej transformacji cyfrowej w firmie powinno być budowanie rezyliencji pracowników HR.
Kończąc, chcę podkreślić jedną rzecz – technologia jest bezstronna. Ona nie ma intencji i to my nadajemy jej kierunek. Jeśli wdrożymy AI z zamiarem „wyciśnięcia” z ludzi ostatnich soków, dostaniemy wypalenie na skalę masową. Jeśli jednak wdrożymy ją z intencją wsparcia ludzkiej kreatywności i intuicji, stworzymy nową jakość pracy.
Wybór zawsze należy do nas.
Joanna Walentek
Kierownik projektu kadry i płace w enova365
Czy AI to szansa na większą sprawiedliwość w systemach wynagrodzeń, czy ryzyko utraty autentyczności? Jak mądrze wykorzystać narzędzia wspierane przez sztuczną inteligencję do analizy płac i wartościowania stanowisk, by jednocześnie nie stracić z oczu indywidualnego potencjału każdego człowieka?
Nawet w erze AI to człowiek powinien pozostawać w centrum decyzji HR. Sztuczna inteligencja jest świetnym doradcą – przyspiesza analizy, porządkuje dane, wychwytuje wzorce i dostarcza obiektywnych argumentów za i przeciw. To ogromna pomoc, zwłaszcza teraz, gdy dyrektywa o jawności wynagrodzeń wymaga od pracodawców znacznie większej transparentności i gotowości do rzetelnego raportowania danych płacowych.
AI może tu realnie odciążyć organizacje:
- automatyzując analizy luk płacowych, także w różnych przekrojach;
- wykrywając ryzyka dyskryminacji na wczesnym etapie;
- wspierając wartościowanie stanowisk poprzez porównywalne, uporządkowane kryteria;
- budując symulacje skutków polityk płacowych, zanim zostaną wdrożone;
- porządkując dane do raportów wymaganych przez dyrektywę, co w wielu firmach jest dziś największym wyzwaniem.
Ale mimo tych możliwości to nie algorytm powinien stawiać „kropkę nad i”. Ostateczne decyzje muszą należeć do człowieka – lidera, kierownika, kogoś, kto zna swój zespół, rozumie kontekst, potrafi dostrzec potencjał i aspekty, których nie da się ująć w modelach: zaangażowanie, energię, styl współpracy, moment życiowy pracownika.
AI może usprawnić procesy i wprowadzić obiektywność tam, gdzie do tej pory dominowała intuicja, ale to właśnie połączenie mądrzej technologii z doświadczeniem liderów pozwoli nam budować systemy wynagrodzeń, które są nie tylko zgodne z przepisami, ale przede wszystkim – sprawiedliwe i autentyczne.
Grzegorz Deszczka
Strateg LinkedIn i budowy marki osobistej | Founder agencji rekrutacyjnej Welovepeople
Czy AI w rekrutacji to szansa na większą obiektywność, czy ryzyko utraty autentyczności? Jak mądrze korzystać z narzędzi wspieranych przez sztuczną inteligencję, by nie stracić z oczu człowieka i jego unikalnego potencjału?
AI daje większą obiektywność. Ale tylko na poziomie danych.
Potrafi szybciej przeanalizować CV, porównać doświadczenia i wychwycić dopasowanie do roli. I w tym sensie jest bardzo dobrym filtrem.
Według danych Deloitte, wykorzystanie AI może skrócić czas rekrutacji nawet o około 30%¹. Z kolei badania SHRM pokazują, że procesy screeningu mogą być szybsze nawet o 70–75%².
To realna zmiana. Problem zaczyna się wtedy, gdy próbujemy zrobić z AI decydenta. Bo rekrutacja nie kończy się na dopasowaniu „na papierze”. Kończy się na odpowiedzi na pytanie: czy ta osoba dowiezie wynik w konkretnym środowisku, z tym zespołem, w tej dynamice. A tego AI nie widzi.
Co więcej, algorytmy uczą się na danych historycznych. Jeśli więc organizacja przez lata promowała określony profil kandydatów, AI będzie ten schemat powielać – co może utrwalać, a nie eliminować uprzedzenia³. Dlatego największe ryzyko nie jest w samej technologii. Tylko w tym, że zaczynamy jej ufać bardziej niż własnej ocenie.
Jak więc korzystać z AI mądrze?
Oddać jej to, co powtarzalne:
- selekcję CV
- porządkowanie danych
- wsparcie w komunikacji
Zostawić człowiekowi to, co decyzyjne:
- ocenę potencjału
- kontekst biznesowy
- finalną decyzję
Z mojej perspektywy AI jest świetnym asystentem. Ale słabym decydentem. Może przyspieszyć proces, ale nie jest w stanie zastąpić rozmowy, intuicji i doświadczenia w ocenie człowieka. Bo najlepsze decyzje rekrutacyjne rzadko wynikają tylko z CV.
Często wynikają z tego, co trudno zmierzyć:
- sposób myślenia
- energia
- dopasowanie do zespołu
Najlepsze organizacje, które dziś widzę, robią jedną rzecz dobrze: łączą jedno z drugim. AI odpowiada za szybkość i skalę. Człowiek za sens i decyzję. I dopiero to połączenie daje efekt. Bo rekrutacja nigdy nie była tylko o tym, kto „pasuje na papierze”. Zawsze była o tym, kto realnie dowiezie wynik w konkretnym środowisku.
A tego nie da się w pełni zautomatyzować. (jeszcze? ;))
____________________________________
Przypisy:
¹ Deloitte, AI in Talent Acquisition
https://www.deloitte.com/us/en/services/consulting/blogs/human-capital/ai-in-talent-acquisition.html
² SHRM / AI in hiring insights
https://www.linkedin.com/pulse/ai-hiring-what-shrms-2025-survey-reveals-talent-james-kunkle-pcs-bn1he
³ Research on AI bias in hiring (arXiv)
https://arxiv.org/abs/2309.13933
Zapraszamy do kontaktu!
Jesteśmy do Państwa dyspozycji od poniedziałku do piątku, w godz. od 8:00 do 16:00.
Chcesz być na bieżąco?
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj najnowsze treści prosto na maila.
