Elektroniczny obieg dokumentów – co to takiego?
Elektroniczny system obiegu dokumentów to elektroniczne tworzenie, przekazywanie oraz archiwizowanie dokumentacji. Dzięki cyfryzacji dokumenty papierowe zostają zamienione na dokumenty w postaci plików Excel bądź PDF. Ta forma przekazywania ma sens zarówno w dziale księgowym, jak i w różnych innych działach firmy. Uprawnieni pracownicy posiadają stały, bieżący dostęp do dokumentacji przedsiębiorstwa. Dzięki temu bez przeszkód mogą kontrolować obieg dokumentów oraz optymalizować ten proces. Po wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie pliki firmowe umieszczane i przechowywyane są w tzw. chmurze. Elektroniczny obieg oznacza koniec ręcznego przekazywania dokumentów, w wyniku czego możliwa jest oszczędność czasu pracowników.
Elektroniczny obieg dokumentów – zalety
Przejście na e-dokumenty może przynieść wiele korzyści dla całego przedsiębiorstwa. Podstawowe zalety wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów to:
- Zwiększenie wydajności, prędkości oraz efektywności pracy
- Sprawniejsza archiwizacja dokumentów
- Brak ryzyka zagubienia lub zniszczenia dokumentów
- Znacznie prostsze wyszukiwanie dokumentów
- Oszczędność pieniędzy oraz czasu
- Możliwość bieżącego monitorowania ich obiegu
- Dostęp do informacji/dokumentów z każdego miejsca
Zastosowanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów może przynieść wiele korzyści każdej firmie, nie ważna jest wielkość oraz działalność firmy. Elektroniczny obieg dokumentów szczególnie przydatny będzie dla organizacji posiadającej dużą ilość działów i osób zatrudnionych. Rozwiązanie to może przyczynić się do poprawy efektywności pracy oraz przepływu informacji i dokumentów w przedsiębiorstwie.
Team Wercom
styczeń 2023
