Celem funkcjonowania instytucji administracji publicznej jest realizacja celów statutowych w oparciu o środki budżetowe. Realizacja ich nie byłaby możliwa, gdyby nie sprawne funkcjonowanie jednostki. Często jednak, pomimo chęci i zaangażowania pracowników, liczba manualnych powtarzalnych czynności, które muszą na co dzień wykonywać okazuje się przytłaczająca, a budżet wymyka się spod kontroli. Odpowiedzią na bolączki pracowników instytucji publicznej jest wdrożenie systemu ERP, który będzie dopasowany do indywidualnych potrzeb danej instytucji oraz usprawni działania w jednostce.
enova365 – system ERP dla instytucji publicznych
System ERP enova365 dla instytucji publicznych to rozwiązanie pomagające zorganizować pracę w administracji publicznej oraz kontrolujące jej przebieg. System obejmuje niezbędne funkcjonalności z obszaru Finanse i Księgowość, Kadry i Płace (HR), Projekty oraz Procesy. Każdy z obszarów ma za zadanie zoptymalizować czas, jaki pracownicy poświęcają na realizację zleceń. Program pozwala na kontrolę wszystkich procesów, a co za tym idzie sprawniejsze funkcjonowanie jednostki administracyjnej.
Najważniejsze funkcje enova365 dla instytucji publicznych
- Obsługa finansowo-księgowa oraz kadrowa – enova365 dla administracji publicznej pozwala na prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z klasyfikacją budżetową i zadaniową, która jest konieczna do poprawnego funkcjonowania jednostek publicznych. Dzięki enova365 użytkownik może sam zdefiniować system wynagrodzeń oraz przeliczać płace dla grup pracowników.
- Budżetowanie i projekty unijne – enova365 pozwala na planowanie i realizacje projektów. W enova365 użytkownik ma możliwość tworzenia budżetu dla danego projektu, planować koszty oraz kolorować realizacje na każdym etapie jego trwania. Program sprawdzi się w przypadku realizacji projektów finansowanych ze środków UE.
- DMS – system zarządzania dokumentami – enova365 dla administracji publicznej oznacza prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej. Dodatkowo użytkownicy systemu mogą odtworzyć pełen obieg dokumentu: od rejestracji pisma w punkcie kancelaryjnym aż do zamknięcia teczki sprawy.
Co wyróżnia enova365 dla administracji publicznej?
- Program zgodny z przepisami prawa polskiego – dzięki cyklicznym aktualizacjom (bezpłatnym dla Klientów z ważną gwarancją) enova365 zapewnia w pełni przystosowany do wymogów legislacyjnych obowiązujących w Polsce system. Funkcjonalności programu dostosowywane są do potrzeb jednostek budżetowych.
- RODO czyli gwarancja bezpieczeństwa przechowywanych danych – dane osobowe stanowią specyficzną kategorie informacji gromadzonych w systemie. Zgodnie z RODO (europejskim rozporządzeniem o ochronie danych osobowych) znajdują się one pod szczególną ochroną. Program enova365 dla administracji publicznych zawiera mechanizmy wspierające instytucje w dostosowywaniu do tych wymogów. Gwarancja wysokiego poziomu bezpieczeństwa zapewniona jest między innymi przez cyklicznie prowadzone testy prewencyjne.
- Centrum usług wspólnych – właściwie dopasowane rozwiązanie informatyczne dla instytucji publicznej to jeden z najważniejszych czynników poprawnego funkcjonowania centrów usług wspólnych. System enova365 dla administracji publicznych to program stworzony do realizacji zadań w tych miejscach. Współpraca modułów do rozliczania księgowości, obsługi procesów centralizacji VAT, zarządzania zasobami ludzkimi, majątekiem oraz zamówieniami możliwa jest dzięki pełnej obsłudze informatycznej w programie. Dodatkowo funkcjonalności te są wspierane przez mechanizmy komunikacji zdalnej, a także wymiany informacji.
- Kontrola przepływu pracy dzięki Workflow – moduł Workflow enova365 umożliwia kontrolę nad przepływem pracy w instytucji. Pracownicy odpowiedzialni za kolejne kroki w projekcie, informowani są o czekających na nich zadaniach oraz terminach ich wykonania. W module Worklow w enova365 możliwe jest również definiowanie osób, których akceptacja niezbędna jest do dalszego prowadzenia zadania. W wyniku takiego sposobu organizacji pracy możliwa jest eliminacja niepotrzebnych przestoi oraz ewentualnych błędów.
Dlaczego warto zdecydować się na enova365 jako system ERP dla instytucji publicznej?
System ERP enova365 dla administracji publicznej to przede wszystkim optymalizacja czasu pracy. Dzięki automatyzacji zadań oraz integracji z systemami zewnętrznymi ograniczona zostaje liczba wykonywanych czynności, pochłaniających wcześniej sporo czasu. Oprócz tego użytkownik zyskuje wiele innych korzyści.
Jedną z nich jest bezpieczeństwo. Dane administracji publicznych w wersji elektronicznie są mniej narażone na ewentualne uszkodzenia niż te w formie papierowej. Dodatkowo użytkownicy programu mają pewność, że wszystkie działania są zgodne z prawem, a informacje przetwarzane są zgodnie z rozporządzeniem RODO.
Wśród zalet programu enova365 dla instytucji publicznej jest przejrzystość i efektywniejsze zarządzanie organizacją. System umożliwia gromadzenie najważniejszych informacji, ich ewidencje oraz zarządzanie nimi w jednym systemie. W wyniku tego możliwa jest optymalizacja kosztów, które w innym przypadku należałoby ponieść na zakup innych programów obejmujących poszczególne funkcjonalności systemu ERP.
Kolejnym ważnym elementem systemu ERP enova365 jest moduł Business Intelligence (BI). Zadaniem tego modułu jest ułatwienie podejmowania trafnych decyzji poprzez dostarczenie użytkownikom informacji dotyczących każdego obszaru systemu oraz działalności instytucji. BI to idealne narzędzie dla analityków oraz dla kierowników poszczególnych działów. Co więcej, użytkownicy mogą sami definiować swoje wskaźniki efektywności, dzięki czemu monitorowanie procesów staje się łatwiejsze.
System enova365 to także gwarancja mobilności oraz elastyczności. Szczególnie ważne jest to w przypadku wykonywania pracy zdalnej, wyjazdów w ramach delegacji czy prowadzenia kilku oddziałów administracji publicznej. Program pozwala na zarządzanie zasobami z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Ponadto system ERP enova365 występuję również w postaci aplikacji mobilnej.
Dodatkowo system ERP enova365 gwarantuje dostęp do szeregu modułów dodatkowych, co pozwala na jeszcze większe usprawnienie pracy w organizacji. Różnorodność dostępnych rozwiązań pozwala zaspokoić wysokie – często specjalistyczne – wymagania działalności instytucji. Rozwiązania dopasowywane są do indywidualnego charakteru działalności oraz oczekiwań pracowników.
Team Wercom
styczeń 2023
