Jak wiadomo Krajowy System e-Faktur to rewolucja w procesie fakturowania. KSeF będzie obwiązywać od lipca 2024 r. Przejście z papierowego fakturowania na cyfrowy KSeF oznacza szereg zmian w funkcjonowaniu biur rachunkowych. Poniżej przestawiamy najważniejsze zmiany jakie zajdą w Biurach Rachunkowych w związku z wprowadzeniem e-fakturowania.
Pobieranie faktur sprzedażowych klienta – bez względu z jakiego systemu korzysta
Biuro rachunkowe dzięki KSeF będzie miało dostęp do wszystkich faktur sprzedażowych klienta od razu. Nie ma znaczenia z jakiego systemu do fakturowania klient biura korzysta. Ułatwi to pracę biurom rachunkowym, ponieważ pozwoli na szybką ewidencję sprzedaży, tym samym eliminując często występujący problem z dostępem do kompletu danych.
Wystawianie faktur w imieniu klienta oraz za usługi biura rachunkowego
W związku z wprowadzeniem KSeF Klienci biur rachunkowych mogą oczekiwać, że to właśnie zatrudnione przez nich biura przejmą obowiązek fakturowania w firmie. Potencjalnie jest to nowa dodatkowa usługa, którą mogą świadczyć biura rachunkowe pobierając za to należyte wynagrodzenie. Należy jednak pamiętać, że wiąże się to z dodatkowym ryzykiem biznesowym i podatkowym. Fakturowanie nie jest stricte tylko czynnością techniczną, wystawnie ich jest przecież etapem końcowym w procesie wytworzenia procesów, usług czy dostarczenia towarów, a te są poza kontrolą biura rachunkowego.
Dodatkowo biuro rachunkowe będzie za pośrednictwem KSeF wystawiać i przekazywać klientom faktury za swoje usługi. Część klientów biur rachunkowych nie będzie jednak samodzielnie korzystać z platformy KSeF. Takim firmom za wykonane usługi faktura będzie przekazywana w dotychczasowej formie. Klient biura rachunkowego powinien przekazane do niego faktury świadomie odebrać i zaakceptować.
Szybszy dostęp do faktur, które mają być ujęte w ewidencji
Dzięki KSeF wszystkie faktury będą dostępne z jednego miejsca. Każda faktura, niezależnie od jej twórcy trafi od razu do „skrzynki odbiorczej” biura rachunkowego. Zminimalizuje, a nawet wyeliminuje to opóźnienia w przekazywaniu dokumentów.
Krajowy System e-Faktur – odbieranie faktur
Odpowiednia konfiguracja odbioru faktur może okazać się wyzwaniem. Aby biuro rachunkowe mogło zarządzać odbiorem faktur klienta, ten mus je najpierw odpowiednio upoważnić, a biuro rachunkowe musi takie upoważnienie przyjąć. Najlepiej doprecyzować to zagadnienie w umowie współpracy, aby nie było w tym obszarze niedomówień.
Przekazanie odebranych przez klienta faktur z KSeF do Biura rachunkowego
W tym modelu współpracy klient samodzielnie łączy się z Krajowym Systemem e-Faktur, następnie pobiera dokumenty, przegląda i weryfikuje, aby kolejno przesłać do biura rachunkowego te dokumenty które po sprawdzeniu uznaje za związane z jego działalnością gospodarczą. Aby móc przekazywać do biura rachunkowego zaakceptowane faktury klient powinien posiadać odpowiednie rozwiązanie informatyczne, które w swojej ofercie posiada taką funkcjonalność.
Merytoryczna akceptacja faktur
W współpracy biur rachunkowych z klientami ważne jest, aby biura rachunkowe nie przejmowały pełnej odpowiedzialności za merytorykę wystawionych faktur. Biuro rachunkowe jako zewnętrzny podmiot mający ograniczony wgląd w bieżące procesy biznesowe klienta nie może przyjmować ryzyka oceny zasadności biznesowej faktury. Taką ocenę bezwzględnie powinno realizować przedsiębiorstwo.
Automatyzacja obsługi i ewidencji faktur
Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych to szansa na jednorodne przetwarzanie wszystkich faktur niezależnie od tego kto je wystawił. W tym wypadku najlepiej skorzystać z gotowego rozwiązania informatycznego, które automatyzuje przyjmowanie, a nawet dekretację faktur.
Najprawdopodobniej, najbardziej znaczącą zmianą związaną z wprowadzaniem KSeF jest automatyzacja procesów generowania, wysłania, pobierania i przechowywania faktur. Znacznie skraca to czas i wysiłek poświęcony na te zadania, pozwalając biurom rachunkowym na efektywniejszą alokację zasobów.
Dzięki zautomatyzowanym i ustandaryzowanym procesom wprowadzonym przez KSeF, ryzyko błędów w trakcie generowania i wprowadzania faktur będzie mniejsze. Umożliwi to większą dokładność, wzmocnienie zaufania klientów oraz organów regulacyjnych.
Cyfrowe przechowywanie i łatwy dostęp
Krajowy System e-Faktur umożliwi cyfrowe przechowywani faktur, pozwoli to na zmniejszenie, a nawet eliminacje fizycznych miejsc do przechowywania. Dodatkowo cyfrowe przechowywanie ułatwi dostęp, a także wyszukiwanie faktur, tym samym uprości audyty i kontrole.
Odpowiednie zabezpieczenia
W porównaniu z papierowymi fakturami, ich cyfrowe odpowiedniki są trudniejsze do manipulowania. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF poprawi więc bezpieczeństwo danych w księgach i ewidencjach, jednocześnie zapewniając klientom pewność oraz minimalizując ryzyko nadużyć.
Adaptacja i ciągłe uczenie się
Wprowadzenie KSeF do biur rachunkowych zmusi je do zaktualizowania swoich metod działania na bardziej nowoczesne oraz dostosowane do regulacji dotyczących e-fakturowania. Ciągłe uczenie się i adaptacja może zmotywować stymulacje innowacji i doskonalenie w innych obszarach działalności biura.
Rozwój zrównoważony
Wprowadzenie w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur oznacza redukcje zużycia papieru. KSeF to platforma cyfrowa, która przyczynia się do zrównoważonego rozwoju. Korzystanie z KSeF może przyczynić się do zwiększenia reputacji biura rachunkowego jako firmy świadomej ekologicznie oraz atrakcyjnej dla klientów, dla których ochrona środowiska jest ważna.
Większe oczekiwania klientów
Wprowadzenie KSeF docelowo ma poprawić wydajność i wygodę. Biura rachunkowe powinny więc przygotować się, że klienci mogą mieć większe oczekiwania dotyczące szybkości obsługi oraz oferowania większej ilości usług. Aby pozyskać klientów lub utrzymać wysoki poziom satysfakcji obecnych biura rachunkowe muszą dostosować się do nowych oczekiwań.
Team Wercom
wrzesień 2023
