Samoobsługa pracownicza- rewolucja czy ewolucja?  

Nowoczesne rozwiązania informatyczne znacząco usprawniają funkcjonowanie przedsiębiorstw. Wzrost zainteresowania tego typu systemami został spotęgowany sytuacją pandemiczną zarówno w Polsce jak i na świecie. Nasze ponad piętnastoletnie doświadczenie pokazuje, że po oprogramowania klasy ERP sięgają nie tylko duże przedsiębiorstwa. Współcześnie, samoobsługa pracownicza jest coraz bardziej popularna, a liczba małych i średnich przedsiębiorstw decydujących się na inwestycje w automatyzację pracy, rośnie. 

Dziś przyjrzyjmy się rozwiązaniom dedykowanym w komunikacji pomiędzy działałem kadrowym, a pracownikami firmy. Najczęściej nazywanymi przez producentów: panelami pracowniczymi, e-pracownikiem lub samoobsługą pracowniczą. Mimo różnic występujących w nazwach, ich zastosowanie jest niemal identyczne. Za główny cel postawiono usprawnienie procesów komunikacyjnych w przedsiębiorstwie.

Z badań opublikowanych przez Deloitte w Trendy HR 2020 wynika, że zwiększenie kompetencji w analityce danych, transformacji cyfrowej czy automatyzacji procesów zostały wskazane jako najistotniejsze dla działów HR. Nasze doświadczenie pokazuje, że samoobsługa pracownicza, nawet ta zawierająca wyłącznie podstawowe funkcjonalność, wpływa na automatyzację pracy. Użytkownicy szczególną uwagę zwracają na poprawę jakości pracy działu kadr, efektywniejsze zarządzanie czasem oraz wzrost poziomu zadowolenia pracowników. Wielokrotnie spotykam się z opinią, że wdrożenie samoobsługi pracowniczej jest lekiem na problemy wewnątrzorganizacyjne. Pracownicy uzyskujący dostęp do swoich kartotek, oszczędzają czas związany z pozyskiwaniem informacji o urlopach czy terminach badań. Składanie wniosków za pomocą portalu pracowniczego, skraca okres oczekiwania na decyzję czy odpowiedź zwrotną.

Użytkownicy mogą uzupełniać swoje dane kadrowe i samodzielnie weryfikować ewentualne nieścisłości. Specjaliści zajmujący się w przedsiębiorstwach obszarem kadrowo-płacowym są usatysfakcjonowani, ponieważ uporządkowali wewnętrzne procesy. Wyemitowano papierową ewidencję wszelkich wniosków. Osoby pracujące na stanowiskach kierowniczych, docenili funkcjonalność- planowania i rozliczenia czasu pracy. Mechanizm, odciąża pracowników kadr, którzy borykali się z pozyskiwaniem informacji niezbędnych do rozliczeń. Zastąpienie arkuszy, wysyłki mailowej nowocześniejszymi narzędziami, również wspomaga terminowość rozliczania pracy.

Na początku każdego roku, działy kadr i płac, przechodzą okres wzmożonej pracy związanej z PIT-ami. Ich wysyłka to nie lada wyzwanie, szczególnie w dobie szybko zmieniającego ustawodawstwa. Korzystanie z portali pracowniczych umożliwia podesłanie pracownikowi już podpisanego PIT-u. Korzyści są znaczne, rozpoczynając od kosztów związanych z wydrukiem i dystrybucją, kończąc na zoptymalizowaniu czasu poświęcanego na przygotowanie do wysyłki. Użytkownik dostęp do swojego panelu ma z każdego miejsca i w każdym momencie. Dzięki temu, dokument może pobrać w dogodnej dla niego chwili. Dział kadr, potwierdzenie odbioru otrzymuje w czasie rzeczywistym w ewidencji pracownika. Te i inne czynności, możliwe są za pomocą samoobsługi pracowniczej.

Panele pracownicze w wersji rozszerzonej umożliwiają dodatkowo:

• wgląd danych podwładnych pracowników,
• zarządzanie czasem podległych pracowników lub własnym za pośrednictwem wbudowanych widoków kalendarza,
• weryfikację i zatwierdzanie wniosków urlopowych, które trafią do głównego modułu Kadr Płac, jako nieobecności pracowników,
• uzupełnienie zestawienia realizacji dla umów cywilnoprawnych związanych z rozliczeniem: stawka za godzinę.

Często klienci pytają nas, jak przygotować się do wdrożenia portalu pracownika?
Jakie warunki systemowe przedsiębiorstwo należy spełnić?
Jak przygotować pracowników do zmiany?
Ile to kosztuje?

Reguła jest jedna- każda firma jest inna, proces wdrożenia zachodzi inaczej. Nasza zasada- indywidualne podejście i elastyczność. Doświadczenie przy wdrożeniach portali pracowniczych pokazuje, że należy dokładnie zaplanować i przemyśleć działanie. W pierwszej kolejności musimy poznać problem i potrzebę w organizacji. Procesy pomiędzy działem kadr, kierownikami, a pracownikami są zazwyczaj powtarzalne i łatwe do implementacji. Zdarzają się bardziej rozbudowane procesy wymagające modelowania i testów np. związane z wieloetapowym zatwierdzaniem wniosków urlopowych czy zastępstwami. W przypadku pracowników zazwyczaj stosujemy zasadę małych kroków tzn. informacje oraz funkcjonalności udostępniamy w portalach stopniowo. Tak by dać pracownikom możliwość oswojenia się z nową formą komunikacji, zebrać informacje i opinie. Praktyka w branży pokazuje, że angażowanie pracowników poprzez zbieranie potrzeb i opinii rozwiązuje problemy z brakiem chęci zmian i wdrażania nowych rozwiązań w organizacjach.

Tak jak wspomniałem w pierwszej części artykułu, nowoczesne systemy mogą być dostarczane jako rozwiązania wchodzące w skład systemu Kadrowo-Płacowego lub jako dodatkowe rozwiązania. Wybierając odpowiednie narzędzie, należy wziąć pod uwagę wiele czynników tj.: faktyczne potrzeby, możliwości rozwojowe, integracje oraz warunki ekonomiczne.
Wspólnie analizujemy i wybieramy optymalne rozwiązanie.

                                                                                                      Tomasz Jastrzębski

                                                                                                   Doradca Klienta w Wercom Sp. z o.o.