Obecnie, funkcjonowanie firmy bez zewnętrznego systemu wspomagającego jego zarządzanie wydaje się prawie niemożliwe. Nadal jednak spotykamy się z przedsiębiorstwami, które chcą zautomatyzować procesy, zmniejszyć biurokracje i zwiększyć kontrolę nad finansami, ale nie wiedzą w jaki sposób tego dokonać. Obawy, które towarzyszą wdrożeniu nowego rozwiązania najczęściej związane są z samym procesem zmiany, wysokimi kosztami czy reakcją pracowników. Czy słusznie?
Zacznij od decyzji
Zazwyczaj firmy podejmują decyzje dotyczącą zakupu systemu ERP, w sytuacji gdy dotychczas wykorzystywane narzędzia i oprogramowania nie są już w stanie zaspokoić codziennych potrzeb przedsiębiorstwa. Często związane jest to z momentem, kiedy firma osiąga odpowiednio duży rozmiar i zauważa potrzebę posiadania jednego systemu, który pozwoli na zarządzanie wszystkimi aspektami działalności.
Niektóre przedsiębiorstwa swoją działalność opierają na kilku systemach. Każdy z nich odpowiada za inne aspekty działalności. Ilość informacji w pewnym momencie staje się dla nich zbyt duża lub nie są one dobrze i w pełni zintegrowane. Ich integracja, nawet jeśli możliwa, związana jest z tak dużymi kosztami, że jest po prostu nieopłacalna. Wpływa to bezpośrednio na spadek jakości pracy i ogólne niezadowolenie wewnątrz przedsiębiorstwa.
Wobec powyższej sytuacji, przedsiębiorstwo może zachować się dwojako. Pasywnie- pozostać w obecnej pozycji biznesowej bądź aktywnie przejąć inicjatywę w poszukiwaniu nowych rozwiązań. Celem poszukiwań jest posiadanie jednego, spójnego oprogramowania do zarządzania kluczowymi procesami w przedsiębiorstwie, bez konieczności migracji danych między programami, wprowadzania informacji do różnych aplikacji czy stałego przełączania się pomiędzy systemami.
Jakie rozwiązanie wybrać?
Obecnie rynek oprogramowania ERP jest dość rozwinięty. Ważne jest aby, znaleźć rozwiązanie, które dostosowane będzie do wymagań firmy lub takie, które oferuje indywidualny rozwój i wsparcie wewnętrzne. To właśnie możliwość rozbudowy systemu, w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu rynkowym może być czynnikiem, który przesądzi nie tylko o powodzeniu samego wdrożenia, ale również pozwoli firmie na dynamiczny rozwój w przyszłości.
Chęci zmiany są wynikiem otwartości na otoczenie i jego rosnących wymagań względem sztucznej inteligencji. Zintegrowane systemy informatyczne odpowiadają na potrzeby dwóch rodzajów zarządzania- operacyjnego oraz strategicznego. Zebranie ich w jeden system, zwiększyło możliwości przedsiębiorstw. W praktyce, dział marketingu, który zajmuje się umocnieniem pozycji firmy na rynku, ekspansją, kreuje pozytywny wizerunek marki, a także wspiera obszar sprzedaży, ponieważ posiada kompletne i rzetelne dane dot. przedsiębiorstwa może ustalić strategię odpowiadającą obecnej sytuacji. Jest w stanie reagować na pewne sytuacje, być na bieżąco i czujnie obserwować, jak zachowuje się rynek. Wszystko dzięki, dostępowi do danych działu sprzedaży, zapasów, produkcji, zakupów i innych.
Dlaczego warto zdecydować się na usługę opieki serwisowej?
Wdrożenie systemu ERP posiada swojego rodzaju ramy czasowe. Nawet, jeżeli obie strony- Klient oraz firma zajmująca się wdrożeniem zgodnie stwierdzą, że ten proces został zakończony, nie powinno oznaczać to końca współpracy. Każdy, nawet najlepszy system informatyczny może okazać się nieefektywny. W przypadku usterki pomóc może posiadanie stałej profesjonalnej obsługi serwisowej.
Opieka serwisowa przy nieprawidłowym działaniu systemu
Opieka serwisantów szczególnie ważna jest na samym początku działania nowego systemu. Firmy zajmujące się obsługą systemów ERP pomogą w nauce nowego systemu oraz precyzyjnie dostosują i skonfigurują go do indywidualnych potrzeb danego Klienta. Systemy ERP na przykład takie jak enova365 czy Symfonia znacząco ułatwiają prowadzenie firmy. Ważne jest jednak, aby były one na bieżąco aktualizowane. Dzięki opiece serwisowej firmy wdrożeniowej proces optymalizacji powinien być szybki i stosunkowo niedrogi.
Wdrożenia aktualizacji oprogramowania
Kolejnym ważnym aspektem przemawiającym za utrzymaniem współpracy z firmą wdrożeniową jest stały dostęp do najnowszych wersji narzędzi. Jeśli firma chce utrzymać wysoką konkurencyjność i maksymalną wydajność pracy, warto, aby postawiła na najnowocześniejsze rozwiązania IT.
W przypadku stałej współpracy z firmą oferującą opiekę serwisową, wykorzystywany system ERP na bieżąco będzie aktualizowany do swojej najnowszej wersji. Po instalacji nowego oprogramowania może zaistnieć konieczność jego ponownej konfiguracji. Za ten proces także odpowiedzialny będzie zespół wdrożeniowy firmy z którą Twoje przedsiębiorstwo nawiąże współpracę.
Szybka reakcja na awarię
Nie ważne z jakiego systemu informatycznego korzystasz, w każdym z nich istnieje możliwość wystąpienia usterki. Zakłócony może zostać workflow dokumentów, a co za tym idzie przeprowadzenie wielu procesów biznesowych stanie się bardzo utrudnione. Taka sytuacja może skutkować przestojem czy opóźnieniem w realizacji zamówień.
Umowa serwisowa z firmą wdrożeniową zazwyczaj gwarantuje pomoc w przypadku wystąpienia awarii. Dzięki szybkiej reakcji nawet najbardziej poważne usterki, nie powinny wiązać się z dużym zastojem działalności Twojej firmy.
Team Wercom
maj 2022
