W XXI wieku, w dobie cyfryzacji trudno wyobrazić sobie działanie przedsiębiorstwa bez choćby częściowej automatyzacji procesów w nim zachodzących. Ręczne wpisywanie całej dokumentacji (w tym faktur) może być niezwykle uciążliwe, czasochłonne, a także niesie ze sobą ryzyko zagubienia dokumentu na przykład w trakcie przekazywania go między działami. Czy istnieje sposób na pominięcie zbędnej papierologii?
Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD)
Wprowadzenie do firmy Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) poprawi nie tylko sytuację księgowych, którzy nie będą musieli już ręcznie przepisywać do systemu każdej nawet najmniejszej faktury, ale także usprawni działanie całego przedsiębiorstwa. Dobrze dobrane oprogramowanie EOD pomaga zautomatyzować rejestracje, klasyfikacje i porządkowanie dokumentów. Osoby odpowiedzialne za dokumenty mają do nich dostęp z dowolnego miejsca o dowolnej porze. Zamiast krążyć po firmie trafiają one od razu do odpowiedniego działu bez ryzyka ich zagubienia i zastoju. Dodatkowo niektóre programy dają możliwość utworzenia ścieżki autoryzacji dokumentu przez odpowiednie osoby.
W wyniku samodzielnego odczytywania przez oprogramowanie danych z dokumentów zyskujemy szereg ważnych funkcjonalności, które dodatkowo usprawnią działanie firmy:
- zaoszczędzamy czas potrzebny na ręczne wprowadzanie faktur do systemu i obniżamy koszty takiego procesu,
- zmniejszamy ryzyko nadgodzin oraz dodatkowego zatrudnienia w gorącym okresie,
- minimalizujemy stres jaki z tego tytułu powstaje,
- zwiększamy konkurencyjność na rynku oraz zadowolenie klientów,
- dostosowujemy biuro pod nadchodzący Krajowy System e-Faktur (KSeF) i związany z nim przebieg autoryzacji i odczytu faktur.
Więcej o Krajowym Systemie e-Faktur przeczytasz w innym naszym artykule: LINK
Elektroniczny Obieg Dokumentów – najważniejsze funkcjonalności
Oprogramowanie EOD powinno zostać poprawnie dopasowane do wymogów danej firmy/przedsiębiorstwa/urzędu. Dobrze dobrany system pozwoli na:
- automatyczne aktualizacje,
- archiwizacje dokumentów,
- dodawanie dokumentów księgowych firmy pod określony miesiąc i rok kalendarzowy,
- przeglądanie załączonych dokumentów firmy i pobieranie ich do PDF, Excel, ZIP,
- przeglądanie i import listy kontrahentów,
- eksport danych z faktur do programu używanego przez firmę,
- podgląd faktur w programie księgowym,
- generowanie elektronicznych przelewów i odczytywanie wyciągów bankowych w formacie PDF.
Oczywiście to nie koniec zalet wprowadzenia do działalności Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD). W nadchodzącym roku będzie to podstawą wdrożeń wielu firm ze względu na zmieniające się prawo oraz samą chęć nadążenia za zmieniającymi się trendami i potrzebą obniżenia kosztów działalności.
Team Wercom
luty 2023
