Elektroniczny obieg dokumentów
W codziennej pracy z naszymi Klientami często spotykam się z obiekcjami, że oprogramowanie ERP zarezerwowane jest wyłącznie dla największych i dużych przedsiębiorstw. Dziś postaram się wyjaśnić, że system mogą wdrożyć firmy zatrudniające już 10 pracowników. Faktury, umowy, aneksy, pisma, regulaminy, wnioski, oferty, zamówienia, projekty – to tylko kilka rodzajów dokumentów, którymi zarządzamy w firmie. Brak dostępu do nich i konieczność każdorazowego proszenia o ich udostępnienie to niektóre z przykładów marnowania czasu pracowników. Szczególnie, kiedy podstawowym problemem, z którym należy się zmierzyć jest odszukanie i archiwizacja dokumentów.
Wybuch pandemii COVID-19 i konieczność prawie natychmiastowego przestawienia się na pracę zdalną był znacznie łatwiejszy dla tych firm, które miały już wdrożone systemy elektroniczny obieg dokumentów. Dla nich w zasadzie niewiele się zmieniło, bo dokumenty mogły procesować tak samo, niezależnie od tego, czy robili to z biura czy z domu. Firmy, które nie posiadały takich rozwiązań i pracowały głównie na papierowych dokumentach miały trudności jak pracować zdalnie, skoro wiele procesowanych dokumentów jest w formie tradycyjnej.
Narzędziem, które usprawnia przepływ dokumentów firmowych i redukuje ilość błędów jest elektroniczny obieg dokumentów, który można stosować w zasadzie w każdym obszarze działania firmy, w którym konieczne jest przekazywanie dokumentów innym pracownikom, wprowadzanie w nich poprawek lub akceptacja.
Co sprawia, że elektroniczny obieg dokumentów jest rozwiązaniem nie tylko efektywnym, ale też szybko działającym?
Kluczem jest niezwykle skuteczny mechanizm OCR – połączoną z systemem aplikacją, której zadaniem jest odczytywanie z dokumentów kluczowych danych. Chcąc wprowadzić dokument w obieg, nie trzeba go przepisywać – wystarczy zeskanować i nadać odpowiednią ścieżkę. Dane są odczytywane, a pracownik zajmuje się wyłącznie weryfikacją poprawności odczytu zamiast dotychczasowego żmudnego, złożonego procesu ręcznego wprowadzania i księgowania dokumentów. Oszczędzając na tym mnóstwo czasu. Dzięki wykorzystaniu automatyzacji specjaliści ds. księgowości mogą zminimalizować ryzyko błędów, dlatego wiele podmiotów z sektora MŚP oraz biur rachunkowych wdraża ostatnio takie rozwiązania w swoich firmach.
Główne korzyści płynące z zastosowania obiegu dokumentów dla firmowej księgowości to:
- przyspieszenie pracy księgowych,
- wyeliminowanie pomyłek i ludzkich błędów,
- usprawnienie obiegu dokumentów w firmie.
Pieniądze zainwestowane w najlepsze programy finansowo-księgowe nie tylko zwracają się w postaci oszczędności na roboczogodzinach, ale także pozytywnie wpływają na jakość pracy. Posiadanie takiego systemu to jedyny sposób na poradzenie sobie z setkami, a często tysiącami dokumentów, jakie spływają do firmy każdego miesiąca. Co ważne, sama obsługa dokumentów staje się dużo szybsza. Automatyzacja procesów pozwala nam dotrzymać kroku konkurencji, przyspiesza realizację zadań niezbędnych do płynnego funkcjonowania firmy oraz umożliwia zaangażowanie pracowników w zadania, które przełożą się na realne korzyści i postępy w budowaniu przedsiębiorstwa. To właśnie technologia ma duży wpływ na oszczędzanie w firmie. Pozwala lepiej zarządzać zasobami i pracować efektywnie. Choć najczęściej obieg dokumentów kojarzy się z kwestiami finansowymi i księgowymi, to mając wdrożony taki system, nie trzeba się ograniczać jedynie do takiego typu dokumentów. Obieg to nie tylko faktury i księgowość.
W doskonały sposób poprawi ono komunikację również w takich obszarach jak:
- Kadr i HR – np. przy procesach onboardingowych (wdrażanie pracownika) czy offboardingowych (odejście pracownika), przy wszystkich wnioskach pracowniczych,
- Prawny – umowy, aneksy, pisma procesowe i inne
- Sprzedaż – procesy ofertowania, zamówień i ich potwierdzania, odbioru i logistyki.
Powodów wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów może być kilka. Mimo że firma osiągnie z tego korzyści na wielu płaszczyznach, to zdeterminowanie głównego argumentu jest niezwykle istotne. Wpływa na przyspieszenie i uszczelnienie czynności związanych z procesowaniem dokumentacji, zapewnia transparentność prowadzonych działań, obniża koszty operacyjne, a także pozwala wyeliminować ryzyko błędów ludzkich i zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa danych.
Team Wercom
kwiecień 2021
