KSeF a zmiany w funkcjonowaniu firm
Krajowy System e-Faktur oznacza wiele zmian w procesach biznesowych firm, jedną z największych jest faktura ustrukturyzowana.
Zgodnie z Ustawą o VAT (art. 2 pkt 32a) faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Każda faktura wystawiona za pomocą KSeF posiada numer umożliwiający identyfikację faktury w systemie.
W momencie wejścia w życie obligatoryjnego KSeF, każda wygenerowana faktura w dowolnym systemie informatyczny i przesłana do klienta (np. mailem) z pominięciem KSeF, w rozumieniu prawa dla urzędów skarbowych nie będzie dokumentem spełniającym kryteria ustawy i nie będzie podstawą do przeprowadzania rozliczeń księgowych.
Konieczne jest więc dostosowanie bieżącego oprogramowania biznesowego, w którym wystawiane i przetwarzane są faktury, do komunikacji z KSeF. Ważne, jest aby przedsiębiorcy możliwe wcześnie rozpoznali, czy dostawca użytkowanego przez firmę oprogramowania zapewnia integracje programu z KSeF.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – podatkowe i biznesowe korzyści
KSeF a procesy sprzedażowe
W związku z wprowadzeniem obowiązkowego korzystania z KSeF (Krajowy System e-faktur), trzeba liczyć się z szeregiem zmian w poszczególnych procesach firmowych, także w tych związanych ze sprzedażą. Dotychczas to pracownicy działu sprzedaży trzymali w firmie pieczę nad całościowym wystawianiem dokumentów sprzedaży lub chociaż nad przygotowaniem danych do ich wystawiania.
Ważne jest, aby przed korzystaniem z KSeF upewnić się, że oprogramowanie biznesowe z którego firma korzysta jest kompatybilne z nowymi zmianami.
W wyniku wprowadzenia KSeF, w obecnie użytkowanym w firmie programie biznesowym wspomagającym procesy sprzedażowe konieczne będzie wprowadzenie funkcjonalności pozwalającej na przygotowanie e-faktury zgodnej z wymogami KSeF. Bez znaczenia będzie czy oprogramowanie handlowe przeznaczone jest wyłącznie do obsługi sprzedaży (np. w punkcie zbytu), czy program obsługuje także logistykę lub magazyny. Aby ułatwić integracje KSeF z zewnętrznymi systemami informatycznymi oraz aplikacjami system KSeF został wyposażony w tzw. interfejs programistyczny czyli API.
Pamiętaj!
Ważne, aby przed wejściem w życie obowiązku KSeF zorientować się czy oprogramowanie z którego na co dzień korzysta firma ma możliwość współpracy/integracji z KSeF. Jeżeli dostawca systemu nie wprowadzi odpowiednich zmian lub nie dostarczy ich na czas, konieczne będzie sięgnięcie po rozwiązania które wspomagają działalność w momencie obligatoryjnego KSeF.
Szczegółowe informacje na temat KSeF uzyskasz u naszych konsultantów. Zapraszamy do kontaktu!
Team Wercom
grudzień 2022
