Delegacje Służbowe – co to takiego?
Delegacja czyli inaczej podróż służbowa ma miejsce w momencie kiedy pracownik na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. W momencie podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z odbyciem delegacji.
Pracownik w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej powinien rozliczyć koszty delegacji. Aby to zrobić musi pracodawcy przedstawić potwierdzenia poniesionych kosztów np. rachunki, faktury. Jednym z elementów rozliczenia delegacji jest tzw. dieta delegacyjna czyli zwrot kosztów poniesionych podczas podróży na wyżywienie. Dodatkowo pracownik, może ubiegać się o zwrot kosztów za nocleg, przejazd środkami komunikacji miejskiej lub taxi, przejazdu na miejsce delegacji oraz innych uzasadnionych i udokumentowanych wydatków poniesionych podczas podróży.
Pracownik aby odbyć delegację, powinien wcześniej uzyskać zgodę pracodawcy. Standardowy sposób obsługi delegacji posiada wiele wad, jest bardzo czasochłonny i uciążliwy. Aby go usprawnić, duża ilość firm decyduje się na wdrożenie programu służącego do elektronicznej obsługi delegacji. Celem jest oszczędność czasu i zwiększenie wydajności pracy.
Obsługa delegacji służbowych w Symfonia e-Pracownik
Jednym z programów, który daje możliwość pełnej obsługi delegacji w formie elektronicznej jest Symfonia e-pracownik Delegacje. Rozwiązanie to będzie najbardziej korzystną opcja dla tych którzy głownie pracują w terenie i dla tych dla których dostarczenie drukowanych lub uzupełnionych ręcznie dokumentów do biura jest problematyczne. Pracodawca zyskuje większe możliwości akceptacji wyjazdów służbowych, kontroli kosztów oraz dodatkową oszczędność czasu pracy pracowników.
Symfonia e-Pracownik Delegacje dają możliwość:
- akceptacji wyjazdu służbowego oraz rozliczenia przez kierownika oraz inne osoby wskazane w procesie akceptacji (np. księgowość)
- rozliczenia diet za posiłki i noclegi; kwoty wyliczane są automatycznie
- rozliczenia kilometrówki i/lub opłat za korzystanie ze środków transportu
- rozliczenia dodatkowych dokumentów (wraz z przekazaniem załączników, np. skanów faktur)
- automatycznej aktualizacji kalendarza w programie Symfonia ERP Kadry i Płace (w zdarzeniu Delegacja)
- wydruku zaakceptowanego polecenia wyjazdu służbowego oraz rozliczenia.
Obsługa delegacji służbowych w module Delegacje enova365
Moduł enova365 Delegacje służbowe wspomaga rejestrowanie, obsługę i rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych. Program pozwala prowadzić ewidencję wyjazdów służbowych pracowników oraz związanych z nimi kosztów. Dodatkowo korzystanie z tego rozwiązania pozwala usprawnić procesu obiegu wniosków i rozliczeń delegacji oraz dostarcza księgowości informacji o wyjazdach służbowych pracowników.
Na funkcjonalność modułu enova365 Delegacje służbowe składa się:
- Ewidencja poleceń wyjazdu służbowego wraz z wydrukiem.
- Automatyczne wyliczanie diet dla wyjazdów krajowych i zagranicznych.
- Obliczanie ryczałtów za noclegi i dojazdy.
- Rejestrowanie rachunków krajowych i zagranicznych (samochód, noclegi, koszty przejazdów i inne wydatki), które są przeliczane na właściwą walutę według obowiązującego kursu.
- Ewidencja pracowników, którzy odbyli delegacje.
- Tabela państw.
- Tabela stawek diet oraz limitów za nocleg.
- Pomocnicze tabele stawek diet i ryczałtów krajowych i zagranicznych.
- Automatyczne księgowanie rozliczeń kosztów delegacji służbowych (na licencjach księgowych).
- Rozliczanie delegacji z pobranymi zaliczkami pracownika na poczet delegacji służbowych.
Moduł enova365 Delegacje służbowe to:
- Zmniejszenie pracochłonności obsługi delegacji krajowych i zagranicznych.
- Kontrola kosztów wyjazdów służbowych.
- Pełna informacja analityczna o wyjazdach pracowników na delegacje służbowe.
Więcej o obsłudze delegacji w enova365 znajdziesz TUTAJ
Team Wercom
listopad 2022
