Przedsiębiorca decydujący się na zakup systemu ERP, musi wybrać program, który najlepiej spełni jego oczekiwania i wymagania firmy. O tym kiedy warto zdecydować się na zakup systemu pisaliśmy już tutaj.
Modele systemów ERP – rozróżnienie po sposobie korzystania
Kategoryzując systemy ERP po sposobie korzystania z programu można wyszczególnić trzy rodzaje licencji. Rozróżniamy systemy w modelu tradycyjnym, chmurowym lub hybrydowym. Poniżej przedstawiamy wszystkie trzy rodzaje:
- Model tradycyjny
W modelu tradycyjnym cały system ERP jest instalowany w ramach wewnętrznej infrastruktury sprzętowo-sieciowej w firmie. Utrzymaniem systemu oraz zapewnieniem bezpieczeństwa działania zajmują się specjaliści zatrudnieni w firmie.
Im większa firma, tym rozwiązania biznesowe muszą być lepiej dostosowane do specyfiki jej pracy. Model tradycyjny to jeden z najczęściej wybieranych modeli w przypadku dużych przedsiębiorstw. Jest to najbardziej kosztowne rozwiązanie, pozwala ono jednak znacznie lepiej dostosować wydajność infrastruktury, a także skalować ją w miarę potrzeb i rozwoju biznesowego. Instalacja systemu ERP we własnej serwerowni, a także dedykowany dział IT do jego obsługi, daje szereg możliwości, jakich nie ma np. w przypadku rozwiązań chmurowych.
- Model chmurowy (subskrypcyjny)
W modelu chmurowym system działa w chmurze obliczeniowej, która zarządzana jest przez producenta systemu. Producent zapewnia wszystkie niezbędne do korzystania z rozwiązania zasoby czyli oprogramowanie, serwery czy bazy danych oraz zapewnia bezpieczeństwo. Korzystanie z zasobów chmurowych odbywa się za pomocą Internetu, a wszelkie aktualizacje przeprowadzane są automatycznie – odpowiedzialność za ich przeprowadzenie spoczywa na producencie oprogramowania.
Moduł chmurowy jest idealnym rozwiązaniem dla firmy małej, gdzie jednym z największych ograniczeń jest budżet. Model ten to niższe koszty, przy jednoczesnym dostępie do pełnych funkcjonalności wybranych modułów, a także regularne aktualizacje (w ramach comiesięcznej opłaty abonamentowej).
W systemach ERP w modelu chmurowym poza niższymi kosztami małe firmy cenią sobie szybkość wdrożenia, a także łatwy dostęp do systemu z poziomu aplikacji mobilnych.
-
Model hybrydowy
Model hybrydowy to połączenie dwóch poprzednich modeli (tradycyjnego i chmurowego). Pierwsza część systemu instalowana jest na wewnętrznej infrastrukturze, druga część natomiast działa w chmurze.
Model hybrydowy to rozwiązanie polecane średnim przedsiębiorstwom. Firmy te zwykle mają już ustabilizowaną pozycją na rynku i znają swoje potrzeby w kwestiach technologii informatycznych. Wiele ze średnich firm decyduje się na model chmurowy, która zapewnia elastyczność oraz możliwość dopasowania liczby modułów, jak i licencji do zmieniającej się struktury pracowników. Część takich przedsiębiorstw posiada jednak już własna infrastrukturę serwerową, tak wiec model hybrydowy to dla nich idealne rozwiązanie. Istnieją sytuacje w których przedsiębiorstwa średnie decydują się jednak na model tradycyjny. Decyzja ta podyktowana jest m.in. z koniecznością zastosowania dedykowanych rozwiązań serwerowych (przepustowości, transferu danych, miejsca na dysku sieciowym).
Wybierając system ERP warto skupić się na obecnych potrzebach przedsiębiorstwa oraz na planowanych kierunkach jego rozwoju. Pod uwagę wziąć trzeba nie tylko model funkcjonowania systemu ERP, ale konkretne rozwiązania obecne na rynku.
Co warto wziąć pod uwagę wybierając system ERP?
Wybór systemu ERP to tylko pozornie łatwa sprawa. Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto sprawdzić możliwości najlepszych aplikacji dostępnych na rynku i wybrać taką, która będzie odpowiednia dla potrzeb przedsiębiorstwa. Poniżej przedstawiamy jakie cechy powinien posiadać dobry system ERP.
- Budowa modułowa
Dzięki tej funkcjonalności możliwe jest dodawanie i usuwanie poszczególnych modułów bez wpływu na działanie innych elementów systemu. Ta cecha pozwala m.in. na szybkie rozszerzanie zakresu możliwości systemu, co jest szczególnie pomocne w momencie rozwoju i rozbudowy firmy. W przypadku pojawienia się nowych potrzeb w firmie wystarczy dodać nowe moduły – nie ma potrzebny kupowania nowego systemu. Dodatkowe moduły zostaną zintegrowane z obecnymi, dzięki czemu każdy dział będzie korzystał z jednej wspólnej bazy danych.
Dobry system ERP powinien składać się z co najmniej kilku modłów. Dla przykładu system enova365 posiada m.in. moduły takie jak:
-
- Handel – do prowadzenia dokumentacji handlowej,
- CRM – do zarządzania relacjami z klientami,
- Faktury – do wystawiania dokumentów sprzedażowych,
- Kadry Płace – do usprawniania obsługi kadrowo-płacowej pracowników,
- Workflow – tworzący automatyczne reguły dla powtarzalnych procesów,
- Produkcja – do zarządzania procesami produkcyjnymi i kosztami wytworzenia.
Każdy z tych modułów to osobny zestaw funkcji niezbędnych w pracy konkretnych działów, który można dostosować do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.
- Funkcje systemu
Zadaniem systemów ERP jest usprawnienie pracy całego przedsiębiorstwa. Ważne jest, aby wybrany system eliminował manualne, powtarzalne czynności, usprawniał pracę pracowników i stwarzał reguły dla powtarzalnych procesów. Program powinien posiadać więc funkcje, które pozwolą usprawnić istotne dla firmy działania.
- Zaawansowane technologie
System ERP powinien być zaawansowany technologicznie – zarówno oprogramowanie do tworzenia systemu oraz sprzęt, potrzebny do korzystania z niego. Obie te dziedziny ciągle są rozwijane.
- Dostęp z poziomu urządzeń mobilnych
W ostatnich czasach coraz popularniejsza staje się praca zdalna. Przy wyborze systemu warto sprawdzić czy pracuje on wydajnie nie tylko na komputerach ale też na urządzaniach mobilnych tj. tablecie czy smartfonie. Szybka aplikacja to dostęp do informacji o sytuacji w firmie z każdego miejsca na świecie, o każdej porze i na dowolnym urządzeniu.
- Koszty wdrożenia i utrzymania systemu
Jednym z kluczowych elementów, branych pod uwagę przy wyborze systemu ERP są zdecydowanie koszty. Możemy podzielić je na jednorazowe – dotyczące procesu wdrażania oraz stałe np. comiesięczne lub roczne opłaty za licencje poszczególnych modułów.
Przed wyborem systemu ważne jest, aby sprawdzić który system ERP mieści się w budżecie firmy.
Na co jeszcze warto zwrócić uwagę, przy wyborze systemu ERP?
Po pierwsze ważne jest aby pamiętać, że wybór systemu ERP to jedna z ważniejszych decyzji, jaka podejmowana jest przez przedsiębiorstwo. Tylko odpowiedni system ERP pomoże zautomatyzować procesy, podejmować lepsze decyzje biznesowe i skuteczniej realizować cele biznesowe.
Po drugie, trzeba wziąć pod uwagę, że istnieje wiele aspektów istotnych przy wyborze systemów ERP, które nie zostały omówione w artykule z uwagi na złożoność tematu. Na przykład szacowanie zwrotu z inwestycji w system ERP, analiza obecnej infrastruktury informatycznej i jej ewentualnej integracji z systemem ERP i wiele innych zagadnień, które wymagają indywidualnych analiz. Przy podejmowaniu decyzji jaki ERP wybrać warto skorzystać ze wsparcia doświadczonego konsultanta.
Podsumowanie:
Przy wyborze systemu ERP warto zwrócić uwagę na poniższe 5 czynników:
- Wielość firmy oraz jej zaplecze finansowe – determinuje ona wybór modelu działania systemu ERP.
- Potrzeby firmy – zalecane jest, aby wylistować wszystkie procesy w firmie, które wymagają usprawnień i które może wspierać system, pozwoli to określić które moduły będą niezbędne i sprawdzić czy wybrane rozwiązanie je posiada
- Finanse przedsiębiorstwa – pod uwagę trzeba wziąć nie tylko koszty wdrożenia ale też użytkowania z systemu w przyszłości
- Możliwość rozwoju – wybrany system powinien mieć możliwość, aby rozbudowywać go o kolejne funkcjonalności w przyszłości
- Dostępność mobilna – aplikacja mobilna może wydawać się zbędną funkcjonalnością, w rzeczywistości jednak bardzo ułatwia pracę. Warto wziąć to pod uwagę
Więcej informacji na temat systemów ERP uzyskasz u naszych konsultantów. Zapraszamy do kontaktu!
Team Wercom
wrzesień 2022
