Barbara Ożarek-Łaganowska oraz Cezary Karolczyk byli gośćmi 17-stego podcast-u organizowanego przez Sage Symfonia #GotowiNaZmiany. Oboje mogą pochwalić się bogatym doświadczeniem zawodowym w zakresie usprawniania procesów pracowniczych, w tym wsparcia samoobsługi pracowniczej. Eksperci omówili, w jaki sposób automatyzacja procesów w HR przekłada się na zmniejszenie kolejek do działu kadr. Temat niezwykle istotny i aktualny z punktu widzenia przedsiębiorstw. Szczególnie o obliczu wszechobecnej cyfryzacji oraz obecnej sytuacji związanej z pandemią. Nagranie dedykujemy przede wszystkim dyrektorom personalnym, kadrowym, specjalistom ds. płac, kierownictwu czy specjalistom ds. HR, ponieważ to oni na co dzień spędzają wiele czasu na zajmowaniu się procesami związanymi z zarządzaniem zasobami ludzkimi.
Poniżej fragment rozmowy, zachęcamy do odsłuchania całego podcastu.
Zacznę od hipotetycznej sytuacji. Chcemy wziąć urlop, a firma w której pracujemy, nie ma zautomatyzowanych procesów kadrowo-płacowych. Ile czasu zajmuje przeprocesowanie mojego wniosku?
Barbara Ożarek-Łaganowska, doradca ds. klienta w Wercom: Zakładamy sytuację, w której nie posiadamy dedykowanego systemu informatycznego i wniosek o urlop składamy tradycyjną, papierową drogą. Pracownik musi pobrać odpowiedni druk, wypisać go komputerowo lub ręcznie, następnie podpisać. W kolejnym kroku wniosek trafia do kierownika lub osoby odpowiedzialnej za akceptację. Jeżeli ta akceptacja nie jest jednopoziomowa, a więc musi przejść przez dyrektora, wydłużamy proces o kolejną osobę. Następnie wniosek trafia do działu kadr i płac i tam osoba odpowiedzialna (np. kadrowa), musi go wprowadzić do ewidencji w postaci zdarzenia w kalendarzu pracownika, by to odpowiednio później naliczyło się na koniec miesiąca w jego wynagrodzeniu. Inną formą jest też droga e-mailowa, jednak i ten wariant nie przyspiesza znacznie i to też zajmuje czas, ponieważ kadrowa musi wykonać podobną pracę, jak w przypadku wniosku papierowego.
Cezary Karolczyk, ekspert ds. kadrowo-płacowych w Symfonii: Warto zwrócić uwagę, że kodeks pracy nie reguluje jasno, w jakiej formie ma to być rozwiązane w firmie. Mamy dość dużo możliwości. Tak jak wspominała Basia, mówimy tu zarówno o e-mailach, jak również wnioskach papierowych. W każdej sytuacji trzeba pamiętać, że zanim osoba decyzyjna dokona akceptacji takiego urlopu, potrzebuje sprawdzić, czy w danym momencie odpowiada to potrzebom firmy. Wiadomo w końcu, że potrzebujemy jako przedsiębiorcy wykonać pracę siłami swoich pracowników i zanim przyjmiemy taki wniosek, powinniśmy upewnić się, czy nie wpłynie to na sprawne funkcjonowanie firmy.
Jeśli prowadzimy ewidencję, która jest trudna do przeglądania w formie papierowej i następnie przepisujemy ją do systemu kadrowo-płacowego, do którego dostęp mają nieliczni – tylko specjaliści ds. kadr i płac, to w zasadzie zmusza to każdą osobę po drodze do dodatkowego ewidencjonowania.
Na pewno będzie się to różniło w zależności od tego, jak często pracownicy biorą urlopy. Trzeba pamiętać, że są na przykład firmy, w których raczej preferuje się branie urlopów dwa, trzy razy do roku, w dłuższych odcinkach, a są takie, gdzie zupełnym standardem jest branie krótkich urlopów wiele razy. Oczywiście też jeden dłuższy jest wymagany w kodeksie pracy. Liczba długich weekendów (w kalendarzu wypada ich czasem pięć rocznie) też wpływa na wydłużenie czasu akceptacji takiego wniosku.
Czym tak naprawdę jest samoobsługa pracowników?
Barbara Ożarek-Łaganowska: Pod dość zagadkową nazwą samoobsługi pracowniczej kryją się wszelkiego rodzaju platformy internetowe oferujące informacje dla pracowników. Taką podstawową funkcjonalnością jest elektroniczny obieg wniosków pracowniczych.
Jest to najczęściej wykorzystywany proces i najczęściej to właśnie klienci, którzy nas pytają o automatyzację procesów w działach kadrowo-płacowych zwracają uwagę właśnie na wnioski urlopowe. Pracownik z poziomu aplikacji może między innymi sprawdzić dostępny limit urlopowy (to są tzw. bilanse urlopowe, czyli limit urlopu przysługującego, jak i dostępne urlopy na żądanie). Jeżeli nie mamy takiego dostępu, to proces ten znacznie się przedłuża.
Z kolei z poziomu systemu od razu mamy aktualne bilanse – co oznacza, że i przełożony, i pracownik, wiedzą, czy taki urlop mu przysługuje i czy może złożyć wniosek. Wniosek złożony elektronicznie trafia od razu do obiegu, a kierownik czy osoba przełożona widzą, że jest w systemie zarejestrowana prośba i dysponują szeregiem informacji, by wyrazić zgodę na urlop.
Cezary Karolczyk: Samoobsługa to nie są tylko wnioski urlopowe. Dotyczy to szeregu innych elementów – możemy przez takie systemy załatwić dużo spraw i często firmy wdrażając je próbują znaleźć inne zastosowania, na przykład: jak wykorzystać system do uzupełniania dodatkowych dokumentów. Bywa też tak, że dział IT wykorzystuje system jako miejsce do zgłaszania problemów technicznych.
Posłuchaj dalszej części wywiadu i dowiedz się:
- Co samoobsługa daje pracownikom?
- Jakiego typu dane jesteśmy w stanie wyczytać i jak ta wiedza wpływa na sposób prowadzenia biznesu?
- Co w takim razie z bezpieczeństwem danych przy zautomatyzowanym systemie? Co wolno, a czego nie wolno udostępniać pozostałym pracownikom i jak sprawnie aktualizować dostępy/brak dostępu osobom, które kończą współpracę z firmą?
- Jak wprowadzić samoobsługę pracowniczą w firmie? Ile czasu trwa takie wdrożenie?
PODCAST:
Samoobsługa pracownicza: sposób na zmniejszenie kolejek do kadr [PODCAST]
Więcej informacji dot. samoobsługi pracowniczej zasięgną Państwo u naszych konsultantów. Zapraszamy do kontaktu.
