Biała lista podatników VAT- obowiązuje już od 1 września 2019 roku. Nakłada na przedsiębiorcę obowiązek weryfikacji kontrahentów podczas dokonywania transakcji wyłącznie na rachunki bankowe będące w rejestrze. Niezastosowanie się do powyższych zasad, niesie ze sobą konsekwencje prawne- sankcja w zakresie VAT oraz dodatkowe obciążenie podatkiem dochodowym PIT/CIT, które mogą być egzekwowane po 1 stycznia przyszłego roku.
Przekładając to na życie codzienne- jeżeli przedsiębiorca dokona przelewu na rachunek rozliczeniowy, który w dniu zlecenia przelewu nie jest na białej liście podatników VAT, nie będzie można zaliczyć tego do kosztów podatkowych w CIT bądź PIT, oraz nie odliczyć podatku VAT. Należy jednak zaznaczyć, że przepis ten obejmuje tylko transakcje powyżej 15 tysięcy złotych. Okres do końca roku bieżącego jest niezbędny do przeprowadzenia zmian strukturalnych i wewnętrznych. Biała lista jest nadzorowana przez szefa KAS- Krajowej Administracji Skarbowej oraz udostępniany w Biuletynie Informacji Ministerstwa i serwisie Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej.
Przepisy
Przepisy związane z wprowadzeniem białej listy podatkowej podkreślają, że obowiązek weryfikacji konta bankowego oraz statusu VAT został nałożony na tego, kto dokonuje płatności. Dodatkowo, wprowadzono nowelizację ustawy odpowiedzialności solidarnej za niedopełnienie przez kontrahenta obowiązków podatkowych. Jeżeli kontrahent posiada działalność gospodarczą odpowiada swoim prywatnym majątkiem, natomiast spółki odpowiadają majątkiem spółek. Biała lista podatników VAT zastąpi dotychczasowe listy podatników VAT niezarejestrowanych i zarejestrowanych oraz takich, którzy zostali wykreśleni i przewrócenie do rejestru VAT.
Biała lista podatników VAT zawiera informacje tj. numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imienne rachunki w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem oraz tych otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, które zostały przedstawione w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonym przy wykorzystaniu STIR. STIR to system teleinformatyczny izby rozliczeniowej, umożliwia szefowi KAS przekazywanie oraz analizowanie informacji, tak aby zapobiec wyłudzeniom skarbowym. Biała lista podatników VAT posiada także daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT wraz z ich podstawami prawnymi. Dodatkowo, imię i nazwisko albo firmę, nazwę wspólnika oraz jego numery identyfikacji podatkowej, imiona i nazwiska prokurentów i ich numery identyfikacji podatkowej oraz imiona i nazwiska osób uprawionych do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej. Kolejno adres siedziby, gdy podmiot nie jest osobą fizyczną, numer KRS, REGON. Z tych podstawowych danych w skład białej listy wchodzą: nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy, NIP, PESEL oraz status konkretnego podmiotu: podatnik VAT czynny bądź podatnik VAT zwolniony.
Skąd te zmiany w polskim prawie?
Rząd chciałby zredukować skale wyłudzeń podatkowych w obrocie gospodarczym. Główną zaletą wprowadzenia white list jest uruchomienie zintegrowanego rejestru podatników w formie cyfrowej. Lista ta będzie historycznie sięgała do 5 lat wstecz. Rząd chce uszczelnić luki w podatku VAT, które powodują zmniejszenie dochodu skarbu państwa o kilkanaście miliardów złotych.
Czy muszę się sam zgłosić jako przedsiębiorstwo, aby widnieć w białej liście podatników? Oczywiście, że nie, wszystkie niezbędne informacje zostaną pobrane i zebrane przez szefa KAS z dostępnych rejestrów publicznych. Gdyby okazało się, że będą one niezgodne ze stanem faktycznym bądź błędne, wówczas należy wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich sprostowanie bądź naprawieni. Wykaz ma być udostępniany w biuletynie publicznym MF oraz w CEIDG- Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Według jakiego klucza, co należy wpisać w listę, aby znaleźć to czego się szuka? Odpowiedź jest bardzo prosta- informacji, których potrzebujesz należy wyszukać według nazwy firmy, numeru rachunku kontrahenta, NIP albo REGON. Istnieje także możliwość wpisania fragmentu nazwy firmy, wtedy system przedstawi wszystkie pasujące wyniki, spośród których wybierzesz to, czego szukasz. Warto jednak pamiętać o rzetelności podczas wykonywania weryfikacji- dane są aktualne na dzień, kiedy je sprawdzamy. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że dzień później albo tydzień, czy miesiąc, dane będą już nieaktualne.
Stało się! Niedopatrzenie księgowej, tempo pracy, omyłka pana prezesa, kogoś niedopatrzenie, brak odpowiedniego systemu. Czynników, które wpływają na popełnienie błędu jakim jest dokonanie płatności na rachunek niewidniejący w rejestrze. Co wtedy należy zrobić? Kupujący/nabywa ma 3 dni na przesłanie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie o popełnionym błędzie. Jest to sposób i możliwość uniknięcia sankcji w podatku VAT i podatku PIT lub CIT. W przypadku kar związanych z podatkiem VAT, nabywca może uniknąć jej, jeśli dokona zapłaty zgodnie ze split payment- modelem podzielnej płatności. Wówczas kwota VAT trafi na dedykowany rachunek sprzedawcy, na którym dokonują się rozliczenia VAT.
Implementacja w programach
Sage oraz Enova jako czołowi dostawcy oprogramowań ERP, zintegrowały swoje systemy z białą listą. Posiadając te programy przedsiębiorstwa nie muszą tracić czasu na sprawdzanie, weryfikowanie i kontrolowanie swoich kontrahentów. Wszystko to dzięki automatycznej weryfikacji danych zawartych na fakturach zakupowych. Dla naszych klientów oraz potencjalnych klientów najważniejsze jest, aby weryfikacja przebiegała w sposób rzetelny i skuteczny z punktu widzenia finansowego oraz komfort podczas dokonywania płatności. Wiele przedsiębiorstw, które dokonują transakcji na sumy opiewające na kwoty ponad 15 tysięcy złotych, musi wielokrotnie wykonywać tą samą czynność, a dzięki współpracy z systemem enova365 oraz Sage jest to o wiele skuteczniejsze, szybsze i wygodniejsze dla użytkowników systemu.
Od momentu wprowadzenia białej listy podatkowej, a także innych zmian prawnych, które w ostatnim czasie miały miejsce. Liczba potencjalnych klientów oraz zainteresowania oprogramowaniem wzrasta, przedsiębiorstwa poszukują rzetelnego softu. Oferujemy wsparcie merytoryczne i praktyczne. Z doświadczenia wiemy, że to pierwsze jest bardzo ważne, jeśli nie najważniejsze, klienci doceniają wykwalifikowaną kadrę pracowników, od których mogą zawsze uzyskać rzetelne informacje oraz wsparcie techniczne. Potwierdzają to posiadane przez nas najwyższe tytułu współpracy z producentami- Sage Partner Master oraz Autoryzowany Partner enova365. Przedsiębiorstwa należące do grona naszych klientów dysponują najnowszymi systemami księgowo-kadrowymi, które poddawane są aktualizacją, tak aby wszystkie nowe obostrzenia wprowadzane przez ustawodawcę, nie powodowały przestoju oraz nie utrudniały pracy. Posiadamy kompleksowe moduły usprawniające działania firmy w zależności od jej wielkości- m.in produkcja, handel, środki trwałe, kadry i płace czy moduł do analiz finansowych i biznesowych przeznaczony dla zarządu.
SAGE
W przypadku programów finansowo-księgowych oraz handlowych Sage, zostały one zaopatrzone w specjalne narzędzia wspierające i ułatwiające obsługę transakcji. Ponadto, oprócz możliwości weryfikacji aktywności bądź braku aktywności kontrahenta jako podatnika VAT, możemy także sprawdzić jego rachunki bankowe zgłoszone do KAS. W modułach 50C oraz ERP istnieje możliwość automatycznego sprawdzania statusu kontrahenta przy generowaniu przelewu bankowego oraz zbiorczego sprawdzenia wszystkich dokumentów zarejestrowanych w konkretnym miesiącu- czy dane rachunku są zgodne z rachunkami na białej liście. W przypadku kontroli urzędu skarbowego istotna z punktu widzenia przedsiębiorstwa jest możliwość potwierdzenia, że podatnik dokonał w wybranym czasie niezbędnych weryfikacji numerów rachunków bankowych. Sprawdzanie statusu oraz rachunku będzie dostępne w momencie generowania przelewu oraz przy rejestracji wyciągu bankowego Flagowe modułu Sage zostaną wyposażone w archiwum sprawdzeń, dzięki którym podatnicy otrzymają wsparcie w tych aspektach. W przypadku linii Symfonia będzie to usługa dodatkowo płatna.
ENOVA
Enova365 również stanęła na wysokości zadania i nie zawiodła swoich klientów. Użytkownicy systemu enova365 od wersji 1908 i wyższej posiadają dostęp do białej listy podatkowej bezpośrednio w systemie Weryfikacja odbywa się na poziomie zlecania przelewu bądź na etapie eksportu przelewu. W przypadku tego ostatniego, sprawdzenie odbywa się na dwóch płaszczyznach: czy rachunek znajduje się w wykazie oraz czy przelew został zrealizowany na kwotę wyższą niż 15.000 PLN. Aktualny status kontrahenta możemy także zweryfikować z poziomu listy kontrahentów albo bezpośrednio w karcie kontrahenta w oknie o nazwie „Status w bazie VAT MF”. Sprawdzania podatnika można dokonać na wybrany dzień, konkretny termin. Dodatkowo, zaimplementowano nowe pole o nazwie „Biała lista’’, które automatycznie weryfikuje status kontrahenta oraz jego numery bankowe. Enova udostępnia to narzędzie wszystkim swoim użytkownikom w cenie posiadanego abonamentu bez dodatkowych opłat.
Podsumowując, biała lista podatników VAT pozwoli zweryfikować numer rachunku bankowego, na który powinna zostać uregulowana należność kontrahentowi, a także poznanie przyczyny dlaczego konkretnemu kontrahentowi odmówiono rejestracji w rejestrze, bądź jego wykreślenia z niego oraz przede wszystkim sprawi, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
