Zmiany w stażu pracy od 2026 roku – co naprawdę się zmienia i co to oznacza dla HR?

Od 2026 roku wchodzą w życie przepisy, które w praktyce zmieniają sposób myślenia o stażu pracy. To jedna z tych zmian, które na pierwszy rzut oka wydają się „techniczną korektą”, ale w rzeczywistości mają bardzo konkretne skutki – zarówno dla pracowników, jak i dla działów HR.

Najważniejsza zmiana? Rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy.

Od kiedy obowiązują nowe przepisy?

Zmiany są wdrażane etapami:

• od 1 stycznia 2026 r. – w sektorze publicznym
• od 1 maja 2026 r. – w sektorze prywatnym

Co do tej pory wliczaliśmy do stażu?

Dotychczas katalog był dość „etatocentryczny”. Uwzględniano głównie:

• okresy zatrudnienia na umowę o pracę,
• pracę tymczasową,
• wybrane okresy związane z ochroną stosunku pracy (np. przywrócenie do pracy),
• urlopy wychowawcze, opiekuńcze czy służbę wojskową,
• urlop bezpłatny w ramach porozumienia pracodawców,
• okres przyznania świadczeń dla osób chronionych w przypadku likwidacji,
• okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
• a także niektóre mniej oczywiste przypadki, jak prowadzenie gospodarstwa rolnego.

To się jednak zmienia.

Co nowego wlicza się do stażu pracy?

Nowe przepisy znacząco rozszerzają katalog okresów. W praktyce oznacza to, że wiele osób „odzyska” lata, które wcześniej nie były uwzględniane.

Do stażu pracy będą wliczane m.in.:

1. Działalność gospodarcza i współpraca

• prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej,
• współpraca przy prowadzeniu działalności.

2. Umowy cywilnoprawne

• umowy zlecenia,
• umowy agencyjne,
• okresy współpracy przy tych umowach.

3. Praca za granicą

• udokumentowane okresy wykonywania pracy zarobkowej poza Polską – nawet jeśli nie była to umowa o pracę.

Ważne! Nowe okresy zaliczane są w momencie jeżeli osoba podlegała ubezpieczenie emerytalnemu i rentownemu. Wyjątek stanowią udokumentowane okresy, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów.

4. Wybrane okresy bez składek

• niektóre okresy, w których nie było obowiązku opłacania składek (jeśli są odpowiednio udokumentowane),
• np. ulga na start czy określone sytuacje związane z opieką nad dzieckiem.

5. Służby mundurowe

• szeroki katalog służb, m.in. Policja, ABW, Straż Graniczna, PSP czy Służba Więzienna.

To fundamentalna zmiana – staż pracy przestaje być powiązany wyłącznie z etatem.

Co się zmieni w praktyce?

Najważniejsza konsekwencja jest prosta: staż pracy wielu pracowników wzrośnie. A to automatycznie wpływa na ich uprawnienia.

W szczególności zmiany mogą dotyczyć:

• wymiaru urlopu wypoczynkowego,
• długości okresu wypowiedzenia,
• wysokości dodatku stażowego,
• prawa do nagrody jubileuszowej,
• odpraw,
• czasu potrzebnego do awansu.

W praktyce oznacza to, że HR będzie musiał na nowo przeliczyć staż – często „wstecznie” od momentu wejścia przepisów w życie.

Kluczowy warunek: dokumenty

Jest jeden element, który spina cały system – dokumentacja.

Nowe okresy będą uwzględniane tylko wtedy, gdy pracownik je udokumentuje. W praktyce oznacza to:

• zaświadczenia z ZUS (tzw. USP),
• umowy, rachunki, potwierdzenia przelewów,
• inne dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy lub aktywności.

Co ważne, ZUS nie potwierdzi wszystkiego. W wielu przypadkach konieczne będzie zebranie dodatkowych dowodów.

Terminy dostarczania dokumentów – o tym nie można zapomnieć

Ustawodawca przewidział konkretne terminy na dostarczenie dokumentów:

• sektor publiczny – do 31 grudnia 2027 r.
• sektor prywatny – do 30 kwietnia 2028 r.

Po ich upływie pracodawca nie będzie miał obowiązku uwzględniania nieudokumentowanych okresów.

To oznacza, że temat nie „rozłoży się sam”, będzie wymagał aktywnej komunikacji z pracownikami.

Team Wercom

luty 2026