Już od lipca 2024 roku każdy przedsiębiorca będzie miał obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). Warto mieć na uwadze, że nie każdy rodzaj faktur będzie można wystawiać i odbierać za pośrednictwem platformy. Ustawodawca wyłączył z KSeF niektóre ze znanych podatnikom dokumenty. W poniższym artykule postaramy się przybliżyć jakie dokumenty trzeba wystawiać przez KSeF, a jakie poza.
Dokumenty, które należy przekazywać do KSeF
Oprócz standardowych faktur VAT do KSeF będą przekazywane inne możliwe do wystawienia przez sprzedawców oraz pobierania przez nabywców dokumenty.
- Faktura korygująca – od 1 lipca 2024 roku korekta danych będzie odbywać się jedynie za pomocą faktur korygujących. Faktura korygująca do e-faktury powinna być również wystawiana przez KSeF w formie ustrukturyzowanej. Faktury korygujące powinny zawierać niepowtarzalny numer identyfikacyjny dokumentu pierwotnego nadanego przez KSeF. Dodatkowo należy wskazać datę wystawienia faktury korygowanej oraz jej numer. Co więcej w systemie jest możliwość wpisania powodu wprowadzenia korekty.
- Faktura VAT RR – faktura ta będzie mogła być za zgodną dostawcy wystawiania przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur
- Faktura zaliczkowa – w systemie możliwe jest wystawienie faktury zaliczkowej. Taka faktura również musi mieć postać faktury ustrukturyzowanej. Przedsiębiorca będzie miał obowiązek, aby każdą otrzymaną na poczet sprzedaży lub usług zaliczkę udokumentować. Faktury zaliczkowe nie są wymagane, w przypadku gdy podatnik otrzyma zaliczkę za czynność opodatkowaną VAT, która wykonana zostanie w tym samym miesiącu. Ta zasada nie obowiązuje jednak, gdy prawo określa szczególne terminy wystawiania faktur. Zapamiętać należy, że faktura końcowa powinna zawierać wszystkie numery identyfikacyjne wystawionych uprzednio faktur zaliczkowych.
- Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach sektora publicznego – w przypadku takich dokumentów przewidziano oddzielny system ujęty w ustawie o elektronicznym fakturowaniu zamówień publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.
Dokumenty, których nie przekazujemy do KSeF
- Noty korygujące – w systemie KSeF nie przewidziano wystawiania not korygujących. Nota nie ma formy faktury ustrukturyzowanej, a tylko takie można wystawiać przez system.
- Duplikaty faktur – w Krajowym Systemie e-Faktur wszystkie wystawione dokumenty będą przechowywane przez 10 lat. Po tym okresie powinny być archiwizowane do czasu ich przedawnienia. W związku z tym nie ma potrzeby wystawiania dodatkowych kopii dokumentów.
- Faktury wystawiane za pomocą kas rejestrujących – uproszczone faktury VAT będzie można wystawiać przy pomocy kas fiskalnych do końca 2024 roku. W styczniu 2025 roku w taki sposób będą mogły być wystawiane jedynie paragony fiskalne. Faktury na rzecz przedsiębiorców od 2025 roku będą mogły być wystawiane tylko przy pomocy KSeF.
- Faktury pro forma – nie będzie możliwości wystawiania tego rodzaju faktur w KSeF
- Faktury konsumenckie – ten rodzaj faktur wyłączono całkowicie z KSeF. Będzie je można wystawiać np. przy pomocy kasy fiskalnej. Dodatkowo przepisy przewidują wyłączenie biletów spełniających rolę faktury, w tym paragonów za bramki autostradowe.
Team Wercom
lipiec 2023
