Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w biurach rachunkowych może przynieść wiele problematycznych wyzwań. W poniższym wpisie postaramy się przybliżyć jakie błędy są najczęściej popełniane przy wdrożeniu KSeF.
Niezrozumienie przepisów
Jednym z głównych problemów występujących przy wdrożeniu KSeF jest niewłaściwe zrozumienie przepisów dotyczących e-faktur i KSeF. Błędne ich zrozumienie może prowadzić do niepoprawnego wdrożenia systemu. Nieprawidłowe ustawienie systemu może skutkować problemami związanymi z prawidłowością i konsekwencjami prawnymi.
Wybór nieodpowiedniego oprogramowania
Użytkowanie niewłaściwego oprogramowania, nie spełniającego wymogów Krajowego Systemu e-Faktur lub niepoprawnie zintegrowanego z KSeF, będzie prowadzić do problemów z wystawianiem i odbiorem e-faktur oraz utrudnionej komunikacji z innymi podmiotami.
Niewystarczające przygotowanie personelu
Pracownicy biura rachunkowego powinni zostać odpowiednio przeszkoleni do obsługi KSeF. Jeżeli nie będą posiadać odpowiednich kwalifikacji, mogą napotkać trudności z obsługą systemu do e-faktur i popełniać błędy przy jego obsłudze.
Nieaktualne procedury
Niepoprawne dostosowanie procedur księgowych i rachunkowych może skutkować problemami z kontrolą i przechowywaniem dokumentów, także do rozbieżności z obowiązującymi przepisami.
Niewystarczające zabezpieczenie danych
Niewłaściwe zabezpieczenie danych w biurach rachunkowych może skutkować przypadkowym wyciekiem poufnych informacji zawartych na e-fakturach. Przypadkowe udostępnienie danych przez biuro rachunkowe narusza prywatność klientów biura, co często może skutkować konsekwencjami prawnymi.
Niedokładne testowanie
Błędne wykonanie testów systemu do wystawiania e-faktur przed jego wdrożeniem często może oznaczać problemy z jego działaniem po uruchomieniu programu na większą skalę.
Brak monitorowania i aktualizacji
Konieczne jest, aby biuro rachunkowe na bieżąco monitorowało działanie systemu e-faktur, aktualizowało oprogramowanie oraz śledziło zmiany w przepisach. Jeżeli tego nie robi, może napotkać problemy z funkcjonowaniem programu oraz niezgodności z obowiązującymi przepisami.
W celu uniknięcia powyższych błędów, ważne aby wdrożenia przygotować się do wdrożenia systemu KSeF. Warto skorzystać z pomocy profesjonalnego dostawcy oprogramowania np. Symfonia, a także doświadczonego zespołu wdrożeniowego np. Wercom.
Team Wercom
sierpień 2023
