21 marca 2023 r. w życie weszły nowe obowiązkowe regulacje rozporządzenia z dnia 6 marca 2023 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Głównym celem wprowadzenia nowych przepisów jest dostosowanie zasad gromadzenia akt osobowych po nowelizacji kodeksu pracy dotyczącej badania trzeźwości pracowników oraz wprowadzenia informacji o pracy zdalnej.
Zgodnie z nowymi przepisami zatrudniający ma obowiązek poszerzyć dokumentację o część piątą E oraz uzupełnić dokumenty w części B.
Nowe przepisy od 21 marca 2023 r.
Zgodnie z nowymi przepisami, w części B dokumentacji zatrudniający powinien dołączyć potwierdzenia poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości oraz sposobie jej przeprowadzania. Dodatkowo w tej części dokumentu powinny znaleźć się dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.
Nowe akta pracownicze
W nowej części dokumentacji oznaczonej literą E znaleźć powinny się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika. Mowa tu zarówno o kontrolach przeprowadzanych przez pracodawcę, a także o tych przeprowadzanych przez organ powołany do ochrony pożytku publicznego. Zgodnie z rozporządzeniem po każdej kontroli dokumentację powinno się przechowywać w wydzielonych częściach nadając im kolejne numery (E1, E2 i kolejne).
Informacje o dacie, godzinie badania oraz jego wyniku (wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo nietrzeźwości), co do zasady przechowuje się maksymalnie przez rok od ich zebrania. Jeśli dane te mają stanowić dowód w postępowaniu (np. przed sądem, w razie sporu z pracownikiem zwolnionym z powodu nietrzeźwości), to przechowuje się je do prawomocnego zakończenia postępowania.
Nowy zestaw kadrowy – kontrola trzeźwości w Symfonii
W najnowszej wersji programu Symfonia Kadry i Płace (2022.2.c) został dodany nowy zestaw kadrowy Kontrola trzeźwości, służący do rozliczenia wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności z kontrolą trzeźwości. Zestaw dostępny jest w katalogu Wynagrodzenia.
W przypadku, gdy wynik kontroli trzeźwości był pozytywny, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy. W programie można to zarejestrować jako nieobecność nieusprawiedliwioną niepłatną.
Team Wercom
marzec 2023
