Nowoczesne Biuro Rachunkowe: Trendy, Innowacje i Skuteczne Strategie

Oszczędność czasu dzięki automatyzacji procesów księgowych

W dzisiejszych czasach powiedzenie „czas to pieniądz” nabiera nowego znaczenia. Tempo życia wciąż przyspiesza, co sprawia, że efektywne zarządzanie czasem staje się kluczowe zarówno dla biur rachunkowych, jak i ich klientów. Praca w biurze rachunkowym opiera się głównie na obsłudze dokumentów, dlatego ich usprawnienie jest niezwykle istotne. Automatyzacja procesów księgowych to obecnie niezbędne rozwiązanie, które przynosi wiele korzyści.

Digitalizacja procedur księgowych – klucz do sukcesu

Digitalizacja procedur księgowych jest koniecznością. Jednak wprowadzenie tych zmian wymaga często przekonania zarówno pracowników, jak i klientów. Najważniejszymi argumentami są tu zwiększenie efektywności, obniżenie kosztów oraz oszczędność czasu. Dzięki eliminacji powtarzalnych czynności i wykorzystaniu nowoczesnych rozwiązań informatycznych, biura rachunkowe mogą skupić się na analizie, planowaniu i optymalizacji kosztów – dokładnie tego oczekują przedsiębiorcy.

Nowoczesne rozwiązania – koniec z przepisywaniem danych z faktur

Jednym z najbardziej efektywnych sposobów na wprowadzenie innowacji do księgowości jest korzystanie z systemu do automatycznego odczytywania danych z faktur. Przykładem takiego narzędzia jest SaldeoSMART. Wystarczy dodać fakturę do aplikacji (poprzez skan, zdjęcie, mail lub plik z komputera), a dokument zostanie automatycznie odczytany. Otrzymane wyniki są następnie przenoszone do programu księgowego. Platforma SaldeoSMART jest zintegrowana z ponad 40 programami księgowymi, co czyni ją niezwykle wszechstronnym rozwiązaniem.

 Najważniejsze korzyści systemu do odczytu dokumentów:

Zdalne zarządzanie dokumentami i pełna kontrola nad ich przepływem

Przyszłość księgowości leży w zdalnym zarządzaniu dokumentami. Dzięki funkcji elektronicznego obiegu dokumentów, możliwa jest pełna kontrola nad przepływem dokumentów. Każdy dokument, niezależnie czy to faktura, umowa, czy zamówienie, może mieć zaprojektowaną indywidualną „ścieżkę” obiegu.

Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów:

Dostosowanie się do nowych obowiązków prawnych

Od 1 stycznia 2022 roku obowiązują przepisy o Krajowym Systemie e-Faktur. Planowane wprowadzenie powszechnego fakturowania elektronicznego w Polsce od 2026 roku zrewolucjonizuje rynek usług księgowych i przyspieszy digitalizację całej branży. Resort finansów zachęca do korzystania z elektronicznych faktur, obiecując podatnikom szybki zwrot VAT, bezpieczeństwo oraz wygodę.

Nowoczesna komunikacja z klientami

Pandemia przyspieszyła cyfryzację komunikacji z klientami biur rachunkowych. Obecnie klienci oczekują stałego dostępu do dokumentów firmowych, zestawień i analiz okresowych. Elektroniczne zarządzanie dokumentami oraz możliwość wystawiania faktur z jednego systemu staje się standardem, który znacznie ułatwia współpracę i zwiększa efektywność.

 Sprawna komunikacja i zarządzanie biurem

Nowe obowiązki prawne oraz skomplikowane przepisy podatkowe sprawiają, że doświadczony i kompetentny pracownik księgowości jest na wagę złota. Korzystanie z aplikacji do zarządzania biurem, takich jak SaldeoSMART, pozwala na przydzielanie pracownikom zadań online, monitorowanie postępów ich pracy oraz automatyczny nadzór nad terminowym wykonaniem działań.

Ceny usług księgowych w górę

Zmiany w przepisach, wprowadzone przez „Polski Ład”, spowodowały, że biura rachunkowe musiały zrewidować swoje cenniki usług. Opracowanie przejrzystego i elastycznego cennika, dopasowanego do specyfiki i potrzeb klienta, jest kluczowe dla utrzymania dobrej współpracy.

Klienci bardziej skłonni do zmiany biura

Reforma podatkowa oraz zwiększenie znaczenia informatyzacji sprawiły, że przedsiębiorcy są bardziej skłonni do zmiany biura rachunkowego, jeśli nie są zadowoleni z obsługi. Najważniejsze problemy, na które wskazują, to brak dostępu do danych finansowych na bieżąco, konieczność dowozu dokumentów oraz opóźnienia w udzielaniu odpowiedzi na pytania.

Bezpieczeństwo

Postępująca informatyzacja księgowości wymaga zapewnienia pełnej poufności i wykluczenia dostępu niepowołanych osób do danych klientów. Ważne jest również odpowiednio dobrane ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, które zabezpiecza biuro rachunkowe przed ryzykiem związanym z nowymi przepisami.

Skuteczna promocja – sposób na zwiększenie przewagi konkurencyjnej

Deregulacja zawodu księgowego spowodowała wzrost konkurencji na rynku. Aby wyróżnić się na tle innych, biura rachunkowe muszą zwiększać swoją aktywność w przestrzeni internetowej. Online marketing stał się kluczowym narzędziem promocji, zwłaszcza w czasach ograniczeń wynikających z pandemii.

—

Automatyzacja procesów księgowych, dostosowanie się do nowych przepisów oraz nowoczesna komunikacja z klientami to kluczowe elementy sukcesu współczesnych biur rachunkowych. Inwestując w nowoczesne technologie i systemy zarządzania dokumentami, biura rachunkowe mogą zwiększyć swoją efektywność, redukować koszty oraz przyciągnąć nowych klientów.

Team Wercom

czerwiec 2024