Nowości w Księdze Przychodów i Rozchodów 2026: 15 kluczowych zmian w projekcie Ministra Finansów

Jakie zmiany czekają przedsiębiorców w 2026 roku?

W 2026 roku wejdą w życie istotne zmiany dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Ministerstwo Finansów przygotowało nowy projekt rozporządzenia, dostosowujący przepisy do cyfrowej rzeczywistości oraz nowych wymogów sprawozdawczych. Dokument zakłada wprowadzenie nowego wzoru KPiR oraz 15 kluczowych modyfikacji w sposobie jej prowadzenia.

ZOBACZ TAKŻE: Jakie zmiany czekają przedsiębiorców w 2025 roku?

Obowiązek elektronicznego prowadzenia KPiR

Od 1 stycznia 2026 r. wszystkie podmioty prowadzone na zasadach KPiR będą zobligowane do prowadzenia księgi w formie elektronicznej. Dane będą przekazywane do urzędu skarbowego w terminie zgodnym z rozliczeniem rocznym.

Nowy wzór KPiR 2026

Nowe rozporządzenie wprowadza zmiany w strukturze księgi przychodów i rozchodów. Dokument zawiera dodatkowe kolumny, które uwzględniają m.in. identyfikator faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) oraz NIP kontrahenta. Te zmiany mają na celu uproszczenie analizy danych i poprawę przejrzystości rozliczeń podatkowych.

15 najważniejszych zmian w KPiR od 2026 roku

• Elektroniczne prowadzenie ksiąg

Od 2026 r. podstawowym sposobem prowadzenia pkpir będzie prowadzenie jej przy użyciu programów komputerowych. Obowiązek ten nie dotyczy podmiotów o których mowa w rozporządzeniu tj. osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia zawartych na podstawie odrębnych przepisów oraz duchownych, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

• Brak preferencji dla rolników prowadzących gospodarstwa rolne

Rolnicy, którzy prowadzą gospodarstwa rolne bez zatrudniania pracowników i osiągają przychód do 10.000 zł rocznie, nie będą już mogli korzystać z uproszczonej formy prowadzenia księgi. Takie preferencje zostały wyłączone z zakresu nowych regulacji.

• Aktualizacja definicji w przepisach

Z definicji w rozporządzeniu usunięto pojęcia, zdefiniowane na gruncie ustawy PIT, takie jak: przychód, środki trwałe, wartości niematerialne i prawne. Dodatkowo zmieniono definicję biura rachunkowego oraz dodano odpowiednio definicję ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ora ustawy o podatku od towarów i usług.

• Zmiana zasad zwolnień podatkowych

Do tej pory niektóre osoby mogły zostać zwolnione ze stosowania przepisów rozporządzenia w przypadku szczególnych okoliczności. W nowym rozporządzeniu nie przewidziano takiej preferencji. Zamiast tego, wprowadzone przepisy przejściowe utrzymują w mocy wcześniej przyznane zwolnienia.

• Ewidencja sprzedaży a VAT

Nowe przepisy nie obejmują regulacji dotyczących ewidencji sprzedaży przez podatników korzystających ze zwolnienia VAT, którzy nie prowadzą ewidencji sprzedaży na podstawie ustawy o VAT. Zgodnie z tymi regulacjami, osoby te muszą jednak prowadzić ewidencję sprzedaży, nawet jeśli są zwolnione z VAT.

• Miejsce przechowywania ksiąg i dowodów

Brak regulacji dotyczących miejsca przechowywania księgi oraz dowodów księgowych. W przeszłości rozporządzenie precyzowało miejsce przechowywania ksiąg i dokumentów księgowych. Zgodnie z nowymi regulacjami dokumenty muszą być przechowywane przez podatników do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

• Wymóg prowadzenia ksiąg przez każdą jednostkę w przedsiębiorstwach wielozakładowych

Nowe przepisy rezygnują z wymogu prowadzenia ksiąg w każdym zakładzie w przypadku przedsiębiorstw wielozakładowych oraz z obowiązku sporządzania dowodów przesunięć między zakładami.

• Zmiany w dokumentacji sprzedaży

Przedsiębiorcy będą teraz dokonywać zapisów bezpośrednio w księdze, eliminując tworzenie dziennych zestawień faktur. Wszystkie faktury będą wpisywane bezpośrednio do księgi. Zmiana ta podyktowana jest efektywnością wykorzystania struktur JPK_PKPiR.

• Dokumentowanie zakupów w handlu detalicznym

W handlu detalicznym zmieniają się zasady dokumentowania niektórych zakupów. Zlikwidowano możliwość dokumentowania niektórych zakupów za pomocą paragonów bez NIP-u. Zamiast tego, należy stosować faktury uproszczone, czyli paragon z NIP-em. Bez zmian pozostanie natomiast sposób dokumentowania wydatków poniesionych na zakup paliw oraz olejów za granicą; nadal będą mogły być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.

• Jednolity termin wpisów do księgi

Nowe przepisy wprowadzają jednolity termin dokonywania wpisów do księgi – zarówno dla kosztów, jak i przychodów. Zapisów trzeba dokonywać najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono wydatki lub uzyskano przychody.

• Zmiany w spisie z natury

Zgodnie z nowymi regulacjami, spis z natury nie musi być podpisywany przez osoby, które go sporządzają. Dokument będzie podpisywany jedynie przez właściciela zakładu lub wspólników. Dodatkowo, w księdze wpisywana będzie tylko wartość spisu.

• Elektroniczna księga – brak szczególnych wymagań

Brak regulacji określających warunki, jakim odpowiadać powinna księga prowadzona w postaci elektronicznej, aby mogła być uznana za prawidłową

• Zmiany w dokumentowaniu sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących

Nowe przepisy wprowadzają modyfikację dotyczącą faktur dokumentujących sprzedaż, która została już ujęta w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z nowym rozporządzeniem, podatnicy nie muszą już wpisywać do księgi kwot wynikających z tych faktur, ponieważ sprzedaż została wcześniej zarejestrowana w ewidencji kasowej. Jednakże nowe przepisy nie zawierają regulacji dotyczących przechowywania paragonów i faktur w takich przypadkach, ponieważ kwestie te są już uregulowane w przepisach dotyczących VAT.

• Korekty raportów fiskalnych

Zmiany dotyczą również korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych. Zamiast dotychczasowego obowiązku opisywania korekt na odwrocie raportu, nowe przepisy wymagają dokonywania korekt na podstawie dowodów wewnętrznych.

• Nowe kolumny w księdze

Wzór księgi został uzupełniony o nowe kolumny, w tym numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz identyfikator podatkowy kontrahenta. Wartość spisu będzie wprowadzana w księdze, a identyfikacja kontrahenta będzie odbywać się przez wpisanie jego NIP.

ZOBACZ TAKŻE: JPK CIT – Nowy obowiązek raportowania od 1 stycznia 2025 roku

Co oznaczają te zmiany dla przedsiębiorców?

Przejście na elektroniczne prowadzenie KPiR oznacza konieczność dostosowania systemów księgowych do nowych regulacji. Firmy powinny już teraz zadbać o wdrożenie odpowiednich programów do ewidencji oraz przygotować się na wymogi dotyczące raportowania do urzędu skarbowego.

Podsumowanie

Nowe przepisy dotyczące KPiR 2026 wprowadzają istotne zmiany, które wpłyną na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorców. Warto śledzić na bieżąco aktualizacje i dostosować swoje procesy księgowe do nowych wymogów. Pełna treść projektu zmian jest dostępna TUTAJ.

Team Wercom

kwiecień 2025