Czas pracy to jeden z tych obszarów w HR, który na pierwszy rzut oka wydaje się dobrze znany. W praktyce jednak to właśnie tutaj najczęściej pojawiają się pytania, wątpliwości i ryzyka – zarówno dla pracodawcy, jak i dla działów kadrowo-płacowych.
W nowym wydaniu cyklu „Wercom pyta – eksperci odpowiadają” przyglądamy się temu tematowi z perspektywy codziennej praktyki. Jak prawidłowo rozliczać czas pracy? Na jakie błędy w ewidencji i harmonogramach trzeba szczególnie uważać? Jak interpretować przepisy w sytuacjach, które nie zawsze są oczywiste?
Dodatkowym wyzwaniem są także zmiany w zasadach ustalania stażu pracy, które oznaczają dla pracodawców i działów HR konieczność weryfikacji dokumentów oraz ponownego przeliczenia uprawnień pracowniczych.
Do rozmowy zaprosiliśmy ekspertów, którzy dzielą się swoim doświadczeniem i odpowiadają na pytania pojawiające się w codziennej pracy kadrowej.
Cykl prowadzi Magdalena Król – mentorka, trenerka i coach, właścicielka firmy Queen Solutions, która wspiera organizacje i liderów w rozwoju opartym na wartościach.
Zapraszay do lektury!
Jak bezpiecznie zarządzać czasem pracy w firmie?
Magdalena Król
Mentorka, Trenerka, Coach, Prelegentka
Właścicielka firmy Queen Solutions, gdzie wspiera organizacje i ludzi w rozwoju – tym prawdziwym, głębokim opartym na wartościach.
„Praca rozszerza się tak, aby wypełnić cały czas dostępny na jej wykonanie.” Cyril Northcote Parkinson
A prawo pracy? Ono nie rozszerza się. Ono precyzyjnie rozlicza każdą godzinę.
Czas pracy to jeden z najbardziej wrażliwych obszarów w HR. Tu nie wystarczy „ogólna orientacja w przepisach”. Tu potrzebna jest uważność, praktyka i decyzje, które obronią się w razie kontroli PIP, sporu z pracownikiem czy pytania ze strony ZUS.
I właśnie dziś porozmawiamy o temacie niełatwym, który potrzebuje zaopiekowania czyli o czasie pracy. W codziennej pracy HR nie chodzi wyłącznie o znajomość przepisu, jednak o umiejętność jego bezpiecznego zastosowania, ponieważ często wracają te same, pozornie proste pytania:
- Jak prawidłowo rozliczyć nadgodziny i czas podróży służbowej?
- Urlop na żądanie – czy wystarczy zgłosić pracodawcy i można nie przyjść do pracy?
- Czym w praktyce jest doba pracownicza i jakie ma konsekwencje?
- Kiedy jakie dodatki wypłacamy za pracę w nadgodzinach?
i wiele innych.
Za każdą z tych kwestii stoją realne pieniądze, odpowiedzialność pracodawcy i bezpieczeństwo działu HR.
To są realne pytania, które pojawiają się każdego dnia. I właśnie tu solidna wiedza z prawa pracy daje przewagę i pewność decyzji, które obronią się przed PIP, ZUS czy sądem pracy.
A przed nami kolejne zmiany.
Przyjęta już nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza istotne zmiany w zasadach obliczania stażu pracy. (Nowe zasady obowiązują od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym oraz od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym.) Po raz pierwszy do okresu zatrudnienia będą wliczane nie tylko okresy pracy na podstawie umowy o pracę, lecz także pod pewnymi warunkami m.in
- okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej,
- okresy wykonywania umów cywilnoprawnych,
- okresy pracy za granicą.
Dla pracowników to często realne korzyści – dłuższy staż może oznaczać szybsze nabycie uprawnień, wyższy wymiar urlopu czy inne świadczenia.
Dla pracodawców to konkretne wyzwania:
konieczność przeliczenia stażu obecnych pracowników, weryfikacja dokumentów, a w wielu przypadkach także wzrost kosztów związanych z nabyciem nowych uprawnień.
Czas pracy i staż pracy to dziś nie tylko „twarde przepisy”. To obszary, w których decyzje HR mają bezpośrednie skutki finansowe i prawne.
To tematy złożone i wymagają doświadczenia oraz praktycznej wiedzy, dlatego zaprosiliśmy ekspertów , aby odpowiedzieli na kilka bardzo potrzebnych pytań.
Serdecznie zapraszam do lektury.
Katarzyna Majewska
Specjalista ds. kadr i płac - Pasjonatka HR
Co oznacza nowa regulacja dla Pracodawców i działów HR w praktyce?
Jako specjalistka ds. kadr i płac pracuję prawie 18 lat. I naprawdę lubię to co robię. Staram się zawsze być na bieżąco ze zmianami w KP. Czasami zmiany, które „fundują” nam ustawodawcy wywołują panikę, stres i sprawiają, że zastanawiam się czy jestem w odpowiednim miejscu.
Nowe regulacje weszły w życie:
- 1 stycznia 2026 roku – dla sektora finansów publicznych
- Pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy – dla pozostałych pracodawców.
Z założenia zmiany miały na celu zrównanie uprawnień pracowniczych niezależnie od formy zatrudnienia. W praktyce dział HR stoi przed wyzwaniem i zwiększoną ilością obowiązków związanych z dostosowaniem do w/w regulacji w postaci m. in.:
- audytu akt osobowych – analiza wszystkich wcześniej dostarczonych dokumentów i doliczenie tych, które wcześniej nie miały umocowania prawnego,
- audytu umów – umowy cywilnoprawne zawarte z obecnymi pracownikami w przeszłości
- aktualizacji systemów kadrowo-płacowych do nowych zasad obliczania wymiaru urlopu
- przeliczenie urlopów pracowników – przejście pracownika z 20 na 26 dni urlopu
- weryfikacja dodatków – podwyższenie nagród jubileuszowych lub dodatków stażowych
Każdy błąd w przeliczeniu to nie tylko niewypłacony urlop, to roszczenia pracowników, kontrola PIP, koszty prawne, paraliż budżetu a to wszystko to tylko część składowych obciążeń finansowych firmy. Pracodawcy za najgorsze co może spowodować zmiana naliczania stażu pracy uważają wypłatę ekwiwalentu za dodatkowe dni urlopu. Jednak czy to jedyny problem? Pójdźmy krok dalej: pracownik przez cały okres zatrudnienia otrzymywał 20 dni urlopu zamiast należnych 26 dni urlopu, ma prawo wystąpić o roszczenie wstecz za 3 lata. Przy założeniu płacy zasadniczej na poziomie obecnej płacy minimalnej daje nam kwotę około 4135,00 zł, dla jednego pracownika. Jeśli mamy 20 takich osób to daje nam kwotę 82 700,00 zł. a to tylko koszt bez odsetek za nieterminową wypłatę Do tego koszty pracodawcy, składki zus itd…To jedno z zagrożeń, które może spowodować chaos w finansach firmy.
Jakie widzę rozwiązane na ten moment? Outsourcing kadrowo-płacowy. Dlaczego? Świeże spojrzenie i ekspertyzy prawne. W razie kontroli wsparcie na każdym etapie i pomoc. Koszt często niższy niż utrzymanie pełnoetatowego pracownika, a na pewno niższy niż koszt poważnej pomyłki w rozliczeniach.
Ostatnie zmiany nasunęły jeszcze jedną bardzo ważną kwestię a mianowicie OC zawodowe dobrowolne jako zabezpieczenie przed odpowiedzialnością cywilną wyrządzoną pracodawcy w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych.
Zmiany są konieczne, jednak nie mogą obciążać tylko pracodawców i specjalistów HR.
Anna Mrugas
HR Business Partner, Pasjonatka zawiłego prawa pracy i HRowiec z pasją
Co oznacza naruszenie doby pracowniczej?
Doba pracownicza zgodnie z art. 128§3 Kodeksu Pracy to nic innego, jak 24 godziny od momentu, w którym pracownik faktycznie rozpoczyna pracę, zgodnie z obowiązującym go grafikiem czasu pracy, aż do momentu jej rozpoczęcia w dniu następnym.
Zatem pracownik rozpoczynający pracę w poniedziałek o godzinie 6:00, kończy swoją dobę pracowniczą o godzinie 6:00 dnia następnego, czyli we wtorek.
Zgodnie z art. 129 Kodeksu Pracy, czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Każdy pracownik ma prawo do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie pracowniczej (między zakończeniem pracy w jednej dobie a rozpoczęciem w następnej musi upłynąć minimum 11 godzin).
Przekroczenie doby pracowniczej następuje wtedy, gdy pracownik rozpoczyna pracę ponownie przed upływem 24 godzin od pierwszego rozpoczęcia pracy w danym dniu kalendarzowym (np. praca 6:00–14:00 w poniedziałek, a we wtorek od 4:00–12:00). Powoduje to powstanie nadgodzin dobowych, za które przysługuje dodatek 50% lub 100%, a w niektórych przypadkach dodatek również 20% za pracę w porze nocnej. Dobę pracowniczą liczy się od godziny rozpoczęcia pracy.
Przykłady naruszenia doby pracowniczej:
- Zmiana poranna po popołudniowej (najczęstsze): Pracownik kończy pracę w poniedziałek o 22:00, a kolejną zmianę ma rozpoczętą o 6:00 rano we wtorek. Dobra pracownicza rozpoczęta w poniedziałek o 22:00 trwa do wtorku 22:00. Praca 6:00–14:00 to 8 godzin w ramach tej samej doby.
- Przesunięcie godziny rozpoczęcia pracy: Pracownik pracuje standardowo 6:00–14:00. We wtorek przychodzi na 5:00. Godziny 5:00–6:00 we wtorek należą do doby poniedziałkowej, w której przepracował już 8h, więc to 1 godzina nadliczbowa i dodatkowo godzina nocna, gdzie należy wypłacić dodatek 20%. Dodatek 50% lub 100% w przysługuję w nocy/święta.
- Zmiana z popołudnia na rano w grafiku: Grafik przewiduje pracę w poniedziałek 14:00–22:00, a we wtorek 6:00–14:00. Dobra kończy się o 14:00 we wtorek, a kolejna zaczyna zbyt wcześnie. Sytuacja wręcz nie dopuszczalna, gdyż brak odpoczynku, czyli 11 godzin.
Godziny przepracowane w „nowej” dobie, które wliczają się do poprzedniej, są traktowane jako nadgodziny dobowe. Naruszenie doby jest również naruszeniem przepisów o czasie pracy, co jest wykroczeniem, nawet jeśli nadgodziny zostaną wypłacone.
Zgodnie z art. 281§1 pkt 5 Kodeksu Pracy, jeżeli pracodawca albo osoba działająca w jego imieniu narusza przepisy o czasie pracy, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Naruszenie doby jest usprawiedliwione tylko przy akcjach ratowniczych, ochronie życia, zdrowia, środowiska lub usuwaniu awarii
Dr Mariusz Piotrowski
doktor nauk prawnych, praktykujący radca prawny (Piotrowski i Wspólnicy Doradcy Prawi Sp. k. w Poznaniu), pracownik naukowo-dydaktyczny
Urlop na żądanie – czy wystarczy zgłosić pracodawcy i można nie przyjść do pracy?
Urlop, który jest nazywany skrótowo „urlopem na żądanie”, jest rodzajem urlopu wypoczynkowego, jest fragmentem urlopu wypoczynkowego, który został wyodrębniony do wykorzystania w innym trybie, niż pozostała część urlopu wypoczynkowego. Trzeba też pamiętać, że zasadą w prawie pracy jest to, że wszelkie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, których udziela pracodawca, a urlop wypoczynkowy jest w gruncie rzeczy takim (odpłatnym) zwolnieniem, wymagają od pracownika złożenia stosownego wniosku i akceptacji ze strony pracodawcy. Dotyczy to wszelkich urlopów, a także innych zwolnień od obowiązku wykonywania pracy udzielanych przez pracodawcę. Rzecz jasna, nie dotyczy to tzw. zwolnień lekarskich, ale to akurat są zwolnienia, których udziela na mocy prawa lekarz, a pracodawca nie ma w tym zakresie prawa decyzji.
W roku 2003 wprowadzono do Kodeksu pracy art. 1672 regulujący urlopy na żądanie. Brzmienie tego przepisu jest lakoniczne i trochę niefortunne. Dlatego ta niestaranność legislacyjna doprowadziła w pierwszym okresie, mniej więcej trzech lat od wejścia w życie tego przepisu, do licznych nieporozumień interpretacyjnych. Z tego przepisu wynika, że pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym, urlopu. Szczególnie pracownicy zaczęli ten przepis opacznie rozumieć. Inną sprawą jest, że można było spotkać się z tym, że pracownik, który nie otrzymał akceptacji urlopu na żądanie, „zapewniał” sobie wolne np. korzystając ze zwolnienia lekarskiego, ale to już zupełnie inna historia. Można było spotkać też takie sytuacje, że spora grupa pracowników zmówiła się, że wszyscy w tym samym czasie wezmą urlop na żądanie bez akceptacji pracodawcy, co miało zaszkodzić nielubianemu pracodawcy i w gruncie rzeczy było formą nielegalnego strajku. Pracownik powinien zgłosić żądanie udzielenia takiego urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Rzetelność i rozsądek podpowiadają, że pracownik powinien na tyle wcześnie złożyć taki wniosek, aby w razie odmowy ze strony pracodawcy móc stawić się w pracy o umówionej porze. Trudno w ustawie określać, czy to ma być na dwie godziny przed rozpoczęciem pracy, czy na osiem godzin, bo przecież różne są sytuacje co do tego, w jakiej odległości od zakładu pracy mieszka pracownik. Nawet do dnia dzisiejszego spotyka się wyrazy zdziwienia u niektórych osób, że urlop na żądanie wymaga akceptacji pracodawcy. Jednakże większość zainteresowanych osób już raczej wie, że tak być powinno.
Piotr Pawłowski
Starszy Specjalista ds. Wdrożeń - obszar Kadry i Płace
Jakie są najczęstsze błędy w naliczaniu czasu pracy?
Prawidłowe rozliczanie czasu pracy stanowi jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa pracy. Zasady dotyczące organizacji, ewidencjonowania oraz rozliczania czasu pracy zostały uregulowane w przepisach Kodeksu pracy oraz aktach wykonawczych.
W praktyce kontrolnej Państwowej Inspekcji Pracy jednym z najczęściej identyfikowanych obszarów naruszeń przepisów prawa pracy są nieprawidłowości związane z prowadzeniem ewidencji czasu pracy, ustalaniem wymiaru czasu pracy oraz planowaniem harmonogramów czasu pracy.
1. Brak lub nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy
Jednym z najczęściej występujących naruszeń przepisów prawa pracy jest brak prowadzenia ewidencji czasu pracy lub prowadzenie jej w sposób niepełny bądź niezgodny z przepisami co powoduje błędne rozliczenia wynagrodzenia.
Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą.
Ewidencja czasu pracy powinna w szczególności obejmować:
- liczbę przepracowanych godzin,
- pracę w godzinach nadliczbowych,
- pracę w porze nocnej,
- dyżury pracownicze,
- urlopy wypoczynkowe,
- zwolnienia od pracy,
- inne usprawiedliwione oraz nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
2. Błędne ustalanie normy czasu pracy (wymiaru czasu pracy) w okresie rozliczeniowym:
- nieprawidłowe wyliczenie nominalnego czasu pracy w miesiącu – szczególnie w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, którzy wykonują pracę jedynie w wybrane dni tygodnia. Skutkiem takich błędów mogą być:
- niedopracowania
- nadpracowania (co często wiąże się z koniecznością wypłaty wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych)
- brak uwzględnienia obniżenia wymiaru czasu pracy w sytuacji, gdy święto przypada w sobotę, która dla pracownika jest dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy
- stosowanie jednolitej normy czasu pracy dla wszystkich pracowników, pomimo funkcjonowania w zakładzie pracy różnych systemów czasu
3. Brak harmonogramów czasu pracy lub błędy w ich sporządzaniu
Nieprawidłowości często dotyczą również harmonogramów czasu pracy (grafików). Do najczęściej występujących błędów należą:
- sporządzanie grafików niezgodnych z obowiązującą normą czasu pracy
- naruszenie minimalnych okresów odpoczynku pracownika tj.:
- odpoczynku dobowego wynoszącego co najmniej 11-godzin
- odpoczynku tygodniowego wynoszącego co najmniej 35-godzin
- naruszenie doby pracowniczej, wynikające najczęściej z braku prawidłowego rozumienia tego pojęcia
- planowanie pracy ponad dopuszczalny, maksymalny wymiar dobowy lub wymiar czasu pracy przypadający w danym okresie rozliczeniowym
4. Błędy systemowe w programach kadrowo-płacowych
Istotnym źródłem błędów w rozliczaniu czasu pracy są również nieprawidłowości wynikające z działania systemów kadrowo-płacowych. Najczęściej są one spowodowane:
- wykorzystywaniem przestarzałego oprogramowania
- błędami w algorytmach systemowych lub brakiem aktualizacji programu do obowiązujących przepisów prawa pracy
- nieprawidłową parametryzacją kalendarza czasu pracy w systemie
- błędnym lub niepełnym importem danych z systemów rejestracji czasu pracy (RCP)
Konsekwencje błędów w rozliczaniu czasu pracy
Wskazane powyżej nieprawidłowości mogą prowadzić do szeregu konsekwencji, w szczególności:
- nieprawidłowego naliczania wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenia społeczne w wyniku błędnych danych wejściowych
- błędów w rozliczaniu dodatków za pracę w porze nocnej oraz za pracę w godzinach nadliczbowych
W przypadku stwierdzenia takich nieprawidłowości konieczne może być dokonanie korekt dokumentów rozliczeniowych przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dodatkowo błędy te mogą zostać ujawnione podczas kontroli organów nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy, co może skutkować nałożeniem na pracodawcę sankcji.
Podsumowanie
Prawidłowe rozliczanie czasu pracy wymaga nie tylko znajomości przepisów prawa pracy, ale także właściwej organizacji procesów kadrowo-płacowych oraz odpowiedniego wykorzystania narzędzi informatycznych. Regularna weryfikacja ewidencji czasu pracy, poprawne planowanie harmonogramów oraz właściwa konfiguracja systemów kadrowo-płacowych pozwalają znacząco ograniczyć ryzyko występowania błędów.
Dbałość o prawidłowe rozliczanie czasu pracy ma kluczowe znaczenie nie tylko z punktu widzenia zgodności z przepisami, lecz także dla budowania przejrzystych i prawidłowych relacji pomiędzy pracodawcą a pracownikami
Zapraszamy do kontaktu!
Jesteśmy do Państwa dyspozycji od poniedziałku do piątku, w godz. od 8:00 do 16:00.
Chcesz być na bieżąco?
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj najnowsze treści prosto na maila.
