Dlaczego warto przejść na KSeF już teraz?

Wprowadzenie KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur ma na celu standaryzację i cyfryzację procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur. Obowiązek wystawiania faktur przez KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku. Będzie to prawdziwa rewolucja cyfrowa w polskim systemie fakturowania.

 

Pomimo, że KSeF ma na celu uproszczenie i usprawnienie procesów, wprowadzenie go może wywołać szereg trudności. Firmy będą musiały dostosować swoje systemy księgowe oraz wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów, a księgowi i dyrektorzy finansowi będą zmuszeni nauczyć się nowych procedur. Wszystko to wiąże się z dodatkowym obciążeniem pracą i potencjalnie większymi wydatkami.

Co zmieni KSeF w Twojej firmie?

• Data wystawienia faktury – według przepisów dotyczących KSeF za termin wystawienia faktury uznaje się dzień odebrania faktury przez serwis ministerstwa.
• Koniec z poprawkami na fakturach – w nowych fakturach nie będzie możliwości poprawy pozycji na fakturze czy zmiany warunków handlowych. Będzie to możliwe jedynie na drodze formalnej korekty faktury.
• Inwestycje w infrastrukturę IT – przejście na e-faktury zwykle wymagać będzie zakupu i utrzymania systemu informatycznego do zarządzania dokumentami elektronicznymi i obiegu dokumentów w firmie.
• Nowe role i obowiązki w firmie – przejście na fakturowanie przy pomocy KSeF wymusi nadanie nowych ról w firmie i przydzielenie im odpowiednich uprawnień.

Wyzwania związane z KSeF

• wszystkie faktury w jednakowej formie faktury ustrukturyzowanej,
• faktura zgodna z wymogami KSeF,
• dostęp do wszystkich faktur wraz z dostępem do numeru identyfikującego fakturę i UPO,
• praca na wielu systemach,
• konieczność zweryfikowania procesów obiegu dokumentów i akceptacji faktur,
• zarządzanie wysyłką załączników i wizualizacją faktur poza KSeF,
• identyfikacja transakcji B2B/B2C i przesyłanie do KSeF tylko faktur dla B2B,
• zarządzanie procesem płatności przy wykorzystaniu numeru KSeF.

UWAGA! Srogie kary za niedopełnienie obowiązków! 

Ustawodawca przewiduje szereg kar finansowych za niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF. Podatnik może otrzymać karę pieniężną do wysokości 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze. W przypadku faktur bez wykazanego podatku, kara może sięgnąć 18,7% należności z faktury. Dodatkowo, jeżeli podatnik nie wystawił faktury w KSeF lub zrobił to niezgodnie z odpowiednim wzorem, kara będzie wynosić co najmniej 1000 zł za jedną taką błędnie wystawioną lub nie wystawioną fakturę. W przypadku nie przesłania faktury w obligatoryjnym terminie kara wyniesie co najmniej 500 zł od faktury.

Należy pamiętać, że nawet awaria systemu nie będzie zwalniać podatnika od poniesienia konsekwencji nieterminowego dostarczenia faktury. W przypadku awarii platformy przewidziano specjalną procedurę, do której podatnicy będą musieli się stosować. Wówczas fakturę należy wystawić zgodnie ze schemą i wysłać ją bezpośrednio do odbiorcy. Natomiast po ustaniu awarii, podatnik ma w obowiązku przesłać taką fakturę do KSeF w ciągu siedmiu dni.

 

KSeF – dlaczego warto przejść już teraz?

 

Uporządkowanie procesów

Wprowadzenie KSeF oznacza koniec dokumentacji papierowej i ręcznego przetwarzania dokumentów. Krajowy System e-Faktur to przejście na cyfrowe wystawianie, wysyłanie i odbieranie faktur. Cyfryzacja pozwoli uprościć i przyśpieszyć procesy w Twojej firmie. Wszystko to oznacza oszczędność czasu, który można przeznaczyć na rozwój biznesu.

Oszczędności z KSeF

KSeF to nie tylko inwestycja w przyszłość, ale także sposób na oszczędność. Oszczędności związane są z koniecznością zmniejszenia zużycia papieru, kosztów druków, przechowywaniem i dystrybucji dokumentów. Co więcej, automatyzacja procesów pozwala na redukcje nakładu pracy co także pozwala zmniejszyć koszty działalności. Zaznaczamy jednak, że aby tak się stało, koniczne jest posiadanie niezawodnego oprogramowania do obiegu dokumentów, który jest w stanie uporządkować wspomniane procesy. Jednym z producentów, który posiada takie oprogramowanie jest Symfonia.

Bezpieczeństwo i pewność dostarczenia e-faktury

Faktury wysłane poprzez Krajowy System e-Faktur są bezpiecznie przechowywane oraz chronione przed nieautoryzowanym dostępem. Autoryzowani użytkownicy mogą mieć dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie, wystarczy mieć połączenie z Internetem. Wszystko to pozwala w łatwy sposób udostępniać je księgowym, audytorom czy innym zainteresowanym stronom, nie ma konieczności wysłania im fizycznych kopii dokumentów. Oczywiście możliwe jest to tylko w przypadku posiadania w firmie programu, który ma funkcjonalność wizualizacji faktury z formatu XML.

Ochrona środowiska z KSeF

Korzystanie z KSeF oznacza redukcje papieru, oznacza to że Twoja firma przyczyni się do ochrony środowiska. Cyfrowa przyszłość to zrównoważona przyszłość. KSeF może okazać się ważnym krokiem w tym kierunku.

Gotowość na cyfrową przyszłość

Krajowy System e-Faktur to nie tylko wymóg prawny, to także narzędzie, które pomoże zrewolucjonizować Twoją firmę. KSeF nie tylko zapewnia przestrzeganie prawa, ale także pozwala na przyśpieszenie transformacji cyfrowej Twojego przedsiębiorstwa.

 

 

Metody uwierzytelniania w KSeF

Autoryzacja użytkownika w KSeF wymagana jest niezależnie od tego, czy wykorzystuje się w firmie narzędzia komercyjne, czy też korzysta się z aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

Aby podatnik mógł skorzystać z KSeF, konieczne będzie uwierzytelnić się np. kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Można też skorzystać z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, która jest odpowiednikiem pieczątki firmowej. Dodatkowo uwierzytelnić można się też specjalnym tokenem, który jest przypisany do danej osoby.

Po uzyskaniu potwierdzenia tożsamości użytkownika dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur zostanie przyznany. Od tego momentu zautoryzowany użytkownik może zarówno przeglądać, wystawiać, jak i otrzymywać faktury ustrukturyzowane. Warto wspomnieć, że przedsiębiorca nie musi sam wykonywać czynności związanych z fakturą strukturyzowaną. Ma on bowiem możliwość nadania uprawnienie do korzystania z systemu osobą trzecim np. przez biuro rachunkowe.

Uwierzytelnienie osób fizycznych w KSeF 

 

 

Podatnicy, którzy są osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim mają przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może zacząć korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub za pośrednictwem API za pomocą wygenerowano wcześniej tokenu.

 

Uwierzytelnienie podmiotów niebędących osobą fizyczną

 

 

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP mają możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

Natomiast, jeżeli podatnik takiej pieczęci nie posiada, aby korzystać z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

 

Do czego służy token KSeF? 

Token autoryzacyjny jest specjalnym sposobem logowania się do KSeF. Token autoryzacyjny to 40-cyfrowy ciąg znaków przypisany do konkretnego podmiotu i określonego zakresu uprawnień. Token może zostać wygenerowany z uprawnieniami do wystawiania faktur, do przeglądania faktur lub do obu tych czynności. Można zintegrować go z zewnętrznym programem obsługującym KSeF. Przykładowo z systemami do automatyzacji księgowości czy systemami do zarządzania firmami. Integracja taka daje możliwość automatycznego otwierania sesji w systemie KSeF bez udziału użytkownika, który ten token wygenerował. 

W przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego czy pieczęci elektronicznej token nie wymaga udziału użytkowników w celu wysłania faktury do KSeF lub pobrania dokumentów zakupowych z systemu.

Symfonia KSeF

Symfonia KSeF to usługa internetowa za pośrednictwem, której program Handel obsługuje wymianę dokumentów (faktur ustrukturyzowanych) z Krajowym Systemem e‑Faktur. Jest to kompleksowe rozwiązanie chmurowe do zarządzania dokumentami elektronicznymi.

Wysyłka i odbiór faktur ustrukturyzowanych z Krajowego Systemu e-Faktur do Symfonia KSeF możliwa jest zarówno bezpośrednio z programu Symfonia Handel jak również za pomocą przeglądarki internetowej. Natomiast wymiana dokumentów między programem Symfonia Handel a Symfonia KSeF wykonywana jest wyłącznie z aplikacji Handel.

Symfonia KSeF – korzyści:

• Wygoda użycia – e-Faktury wystawiane są według jednego wzorca, co pozwala na łatwiejszą wymianę dokumentów między podatnikami oraz Ministerstwem Finansów.
• Szybki zwrot VAT – podatnicy wystawiający w 100% faktury ustrukturyzowane w okresie przejściowym, otrzymają zwrot VAT o 20 dni szybciej (w ciągu 40, a nie 60 dni jak dotychczas).
• Pewność dostarczenia faktury – dzięki działaniu za pośrednictwem bazy Ministerstwa Finansów, podatnik zyskuje pewność, że faktura trafiła do kontrahenta.
• Dodatkowe informacje – przy pomocy aplikacji Symfonii KSeF możliwe jest pobieranie dodatkowych informacji z ministerialnego KSeF (status, numer identyfikacyjny, UPO).
• Uwierzytelnione logowanie do systemu KSeF – Symfonia KSeF umożliwia autoryzację użytkowników w ministerialnym KSeF.
• Bezpieczne archiwum – Symfonia KSeF umożliwia przechowywanie informacji przekazywanych do ministerialnego KSeF.
• Mniej danych do przesłania – podatnik wystawiający faktury ustrukturyzowane nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

 

Jeżeli nie zdążyłeś jeszcze przejść na cyfrowe fakturowanie, teraz jest doskonały moment, aby to zrobić. Pozwoli to na uporządkowanie procesów, oszczędności, zabezpieczenie danych oraz ochronę środowiska, a także przygotuje Cię na cyfrową przyszłość!