Jak przygotować firmę na wprowadzenie KSeF?
Przygotowań do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie warto zostawiać na ostatnią chwilę. Wprowadzenie e-faktury najłatwiejsze będzie dla podmiotów, które wystawiają od jednej do kilku, kilkunastu faktur miesięcznie. Są to firmy najmniejsze – mikro oraz jednoosobowe działalności.
Zgodnie z prawem każdy przedsiębiorca może wskazać osobę odpowiedzialną do wystawienia e-faktur. Najczęściej jest to zatrudniona w firmie księgowa lub biuro rachunkowe. Poprawnemu przygotowaniu firmy na wprowadzenie KSeF pomoże znalezienie takich partnerów, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie w obsłudze faktur ustrukturyzowanych.
Aby dobrze przygotować firmę na wprowadzenie KSeF, małe i średnie przedsiębiorstwa powinny sprawdzić zakres dostosowania używanego dotychczas oprogramowania do nowych przepisów. Z kolei w większych organizacjach konieczne będzie przeorganizowanie niektórych procesów biznesowych, przeprowadzenie analiz oraz zmian w uprawnieniach pracowników oraz weryfikacja niektórych z umów z kontrahentami.
Przygotowanie do KSeF – krok po kroku
Największe organizacje powinny liczyć się, że przygotowanie do KSeF zajmie im najwięcej czasu oraz pracy. Warto więc, aby w takich przedsiębiorstwach proces ten podzielić na kilka etapów:
- Planowanie – warto powołać grupę/zespół, który będzie odpowiedzialny za przygotowanie planu oraz przeprowadzenie zmiany. Jako, że KSeF dotyczy kilku obszarów działalności, powołany zespól powinien składać się z osób mających styczność ze wszystkimi obszarami.
- Rozpoznanie wymogów prawnych – obowiązkowy KSeF narzuca pewien rygor oraz wymogi w zakresie wystawiania faktur. Rozpoznanie zmian prawnych jest kluczowe do przygotowania firmy do nowej sytuacji.
- Analiza wymagań oraz identyfikacja ryzyka – kolejny etap wdrożenia KSeF to szczegółowa analiza wymagań organizacji. Poprawnie przeprowadzona analiza pozwoli na stworzenie listy zadań do realizacji.
- Wypracowanie rozwiązań z dostawcą oprogramowania – dostosowanie firmy do obowiązku KSeF będzie wiązało się z modyfikacją oprogramowania obsługującego procesy biznesowe. Warto więc wybrać rozwiązanie, które najlepiej będzie odpowiadało na potrzeby organizacji. Przed podjęciem decyzji polecamy dokładnie sprawdzić, jakie wsparcie oferuje dany dostawca (czy ogranicza się tylko do aktualizacji programów czy oferuje również wsparcie techniczne jak i szkolenia)
- Kontakt z kontrahentami – punkt ten zależny jest od modelu biznesowego organizacji. Konieczne może okazać się ustalenie z kontrahentami sposobu wymiany e-faktur. KSeF może oznaczać konieczność modyfikacji procesów wysyłania faktur do klientów.
- Szkolenia personelu – obowiązek KSeF dotyczy nie tylko działu księgowego ale także wielu procesów biznesowych i pracy wielu specjalistów. Czasami na nowo będzie trzeba zorganizować obieg dokumentów w firmie. Zmianie ulegną procedury wystawiania faktur przez sprzedawców, a także pobieranie faktur na przykład przez kierowców lub handlowców. Ważne jest więc, aby ustalić, którzy pracownicy potrzebować mogą przeszkolenia z nowych procedur.
Zobacz także:
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) – podatkowe i biznesowe korzyści – PRZEJDŹ DO WSPISU
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) – co zmieni w procesach sprzedażowych? – PRZEJDŹ DO WPISU
Szczegółowe informacje na temat KSeF uzyskasz u naszych konsultantów. Zapraszamy do kontaktu!
Team Wercom
styczeń 2023
