Od lipca 2024 r. dla większości przedsiębiorców zacznie obowiązywać obligatoryjne korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla pozostałych obowiązkowość KSeF wejdzie w życie zaledwie pół roku później. Wdrożenie faktur ustrukturyzowanych jest równoznaczne z likwidacją duplikatów faktur. Czy rzeczywiście KSeF oznacza ich eliminacje? Jak wpłynie to na działalność przedsiębiorstw?
Co to jest duplikat faktury?
Duplikat faktury jest dodatkowym egzemplarzem faktury. Sprzedawca wystawia duplikat na prośbę klienta. Na takim dokumencie znajdują się te same elementu co na pierwotnym dokumencie wystawionym przez przedsiębiorcę.
Oznacza to, że aby wystawić duplikat faktury konieczne jest posiadanie jej oryginalnej wersji . Można sporządzić go tylko i wyłącznie na jej podstawie. Jedyną widoczną różnicą między duplikatem a oryginalną fakturą jest data wystawienia dokumentu oraz jego oznaczenie.
Zobacz także: Dlaczego warto przejść na KSeF już teraz?
Kiedy należy wystawić duplikat faktury?
Duplikaty faktur wystawia się w momencie, gdy oryginalna faktura ulegnie zniszczeniu lub zgubieniu. Kupujący może wówczas wnioskować o wydanie duplikatu. Prośba taka nie musi występować w formie pisemnej. Sprzedający jest zobowiązany do sporządzenia duplikatu zawsze, kiedy zostanie o to poproszony. Dokumenty takie mogą być nie tylko wystawiane do faktury VAT, ale także do faktury zwolnionej z podatku VAT oraz do rachunku dokumentującego sprzedaż.
Zobacz także: Token KSeF – co to takiego?
Wprowadzenie KSeF – co z duplikatami faktur?
Po wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur możliwość wystawiania duplikatów faktur zostanie wyeliminowana. Najprościej rzecz ujmując wprowadzenie KSeF zlikwiduje potrzebę wystawiania duplikatów. Od teraz kupujący będzie mógł ponownie pobrać fakturę w kilka sekund z platformy KSeF, bez wysyłania prośby do wystawiającego fakturę (nawet po 10 latach od dnia wystawiania dokumentu). KSeF będzie stanowił pewnego rodzaju bazę danych w chmurze – nie będzie więc mowy o zgubieniu czy zniszczeniu faktury jak to było w przypadku dokumentów papierowych. Po zaakceptowaniu e-faktury przez przedsiębiorcę uzyskuje ona numer ewidencyjny i trafia do systemu. Wszystko to pozwoli na przyśpieszenie pracy, znaczną oszczędność czasu oraz uporządkowanie dokumentów i płatności.
Team Wercom
grudzień 2023
