Skip to main content

Krajowy System e-Faktur

Zapisz się na bezpłatną konsultacje

KSeF – co to jest

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny do wystawiania, przechowywani i udostępniania faktur ustrukturyzowanych obsługiwany przez Ministerstwo Finansów. Podatnik e-fakturę wystawi przy pomocy indywidualnego konta w systemie KSeF lub za pośrednictwem systemu finansowo-księgowego zintegrowanego z KSeF. (w naszej ofercie znajdziesz: Symfonia, enova365 lub SaldeoSMART)

Jaki format ma e-Faktura

Faktury wystawione poprzez KSeF zapisywane są w formie pliku elektronicznego xml zgodnego ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Jak wystawisz fakturę w KSeF

Faktury ustrukturyzowane wystawisz:

  • przy pomocy bezpłatnych narzędzi, udostępnionych przez Ministerstwo Finansów,
  • przy użyciu zewnętrznych programów zintegrowanych z KSeF. (w naszej ofercie: Symfonia, enova365, SaldeoSMART)

Kto ma obowiązek korzystania z KSeF

  • Wszyscy przedsiębiorcy, którzy zarejestrowani są jako czynni podatnicy podatku VAT,
  • Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
  • Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Uprawnienia KSeF

W celu korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur konieczne jest uwierzytelnienie i autoryzacja w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik może korzystać z KSeF w celu przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Dodatkowo podatnik ma możliwość zarządzać uprawnieniami do korzystania w jego imieniu z KSeF – może je nadawać lub odbierać. Nadać uprawnienia do korzystania z KSeF można dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

Rodzaje uprawnień

W KSeF występują uprawnienia do:

  • nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
  • wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
  • wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy[1], będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Sposoby nadawania uprawnień

Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

  • elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.
  • w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Uwaga
Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej jest przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej

Token KSeF

Token autoryzacyjny KSeF to specjalny sposób logowania się do KSeF. W odróżnieniu od podpisu kwalifikowanego, ePUAPu i pieczęci elektronicznej, token nie wymaga udziału użytkownika, aby wysłać fakturę do KSeF lub pobrać z niego dokumenty zakupowe. Jest to 40-cyfrowy ciąg znaków, który przypisany został do konkretnego podmiotu i określonego zakresu uprawnień.  Token może zostać wygenerowany z uprawnieniami do:

  • Wystawiania faktur,
  • Przeglądania faktur
  • Obu tych czynności

Wygenerowany token może zostać zintegrowany z technicznym rozwiązaniu obsługującym KSeF. Integracja systemu z KSeF pozwoli na automatyczne otwieranie sesji w systemie do obsługi faktur ustrukturyzowanych bez udziału użytkownika, który ten token wygenerował i przekazał zewnętrznemu podmiotowi.

Aby zintegrować obecnie używane oprogramowanie z systemem Krajowego Systemu e-Faktur, należy wygenerować indywidualny token. Zrobić to można poprzez oficjalną stronę Ministerstwa Finansów, gdzie należy wprowadzić NIP firmy dla której chcemy wygenerować wspomniany token oraz wybrać metodę uwierzytelnienia np. profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany. Po poprawnym zalogowaniu na konto konieczne jest wybranie opcji „generuj token”.

KSeF w programach:

Symfonia

Od kilkunastu lat Symfonia dostarcza polskim menedżerom i przedsiębiorcom rozwiązania ułatwiające zarówno prowadzenie każdej działalności gospodarczej, jak i kierowanie małymi, średnimi czy też dużymi spółkami. Symfonia Ekosystem KSeF to rozwiązanie obejmujące pełen proces obiegu faktur. Zarówno wysłanie jak i odbiór dokumentów we współpracy z KSeF przeprowadzisz bezpośrednio w aplikacjach Symfonii, bez potrzeby ciągłego logowania się do portalu Ministerstwa Finansów.

Zobacz więcej

enova365

Polskie oprogramowanie do zarządzania i księgowości, którego producentem jest Soneta. System opiera się na najnowszych technologiach i jest realne dostosowany do potrzeb swoich odbiorców. W przeciwieństwie do innych programów, klienci enova365 integrację z Krajowym Systemem e-Faktur otrzymują w standardzie programu – bez dodatkowych opłat za wysyłanie i odbieranie faktur do/z KSeF.

Zobacz więcej

SaldeoSMART

SaldeoSMART to kompleksowe rozwiązanie dla firm, ułatwiające zarządzanie dokumentacją i procesami księgowymi. Program skupia się na trzech fundamentalnych filarach – odczytywaniu faktur i dokumentów (OCR), obiegu dokumentów oraz integracji z KSeF – SaldeoSMART znacząco przyśpiesza i upraszcza procesy księgowe, zapewniając bezpieczeństwo i efektywność operacyjną.

Zobacz więcej

Umów się na bezpłatną konsultacje KSeF

Zapisz się na bezpłatną konsultacje

Aby otrzymać newsletter, podaj swój e-mail
ZAPISZ SIĘ
close-link
Newsletter ✉