Coraz mniej czasu zostało na dostarczenie informacji PIT-11 pracownikom. W jaki sposób należy przekazać PIT-11? Czy należy otrzymać od pracowników potwierdzenie otrzymania dokumentu?
PIT-11 do kiedy?
W świetle przepisów ustawy o PIT pracodawca musi do końca stycznia przekazać do urzędu skarbowego informacje o przychodach z innych źródeł oraz dochodach i pobranych zaliczkach w roku poprzednim, natomiast pracownikom informacje muszą zostać przekazane do końca lutego. Oznacza to, że w 2024 roku pracodawca musi przesłać dokumenty do urzędu skarbowego do 31 stycznia, a do pracowników do 29 lutego.
W jaki sposób przekazać PIT-11 pracownikowi?
Według przepisów prawa pracodawca nie ma w obowiązku wręczyć PIT-11 pracownikowi osobiście. Często w przedsiębiorstwach w których wszyscy pracują stacjonarnie preferowana jest forma przekazywania druku pracownikowi do rąk własnych. Można wtedy od razu uzyskać podpis pracownika, który równocześnie jest potwierdzeniem otrzymania przez niego PIT-11 w odpowiednim terminie. W ostatnim czasie coraz bardziej popularna stała się jednak praca zdalna oraz hybrydowa, co w takim razie w sytuacji gdy nie ma możliwości przekazać druku pracownikowi osobiście?
W takim przypadku zatrudniający może skorzystać zarówno z tradycyjnej np. pocztą, jak i elektronicznej formy przekazywania PIT-11. Za elektroniczną formę uznaje się np. doręczenie za pośrednictwem e-maila, czy programu komputerowego. Programem komputerowym przez który można przekazywać PIT jest np. Symfonia e-Pracownik czy enova365 Pulpit Pracownika.
Czy konieczne jest otrzymanie potwierdzenia odbioru?
Przepisy ustawy o PIT nakładają na pracodawcę jedynie obowiązek dostarczenia PIT-11 pracownikowi w ściśle określonym terminie. W przepisach nie ma jednak obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru tego druku przez pracownika. Podsumowując, ważne jest, aby pracodawca miał poświadczenie wysłania do pracownika, nie ma konieczności, aby posiadał potwierdzenie jego odbioru.
Choć w ustawie brak jest przepisu nakładającego na podatnika obowiązku posiadania poświadczenia odbioru druku PIT-11 przez zatrudnionego, to jednak dla bezpieczeństwa pracodawcy warto takie potwierdzenie mieć. Pozwoli to w problematycznej sytuacji spornej potwierdzić, że druk został do konkretnej osoby dostarczony w ustawowym terminie. Poświadczeniem odebrania dokumentu, może być nie tylko własnoręczny podpis pracownika, ale również potwierdzenie odebrania e-maila czy potwierdzenie wejścia w dokument w aplikacji pracowniczej. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wysłanie dokumentów do pracowników pocztą tradycyjną – warto wysłać dokumenty listem poleconym z potwierdzeniem odbioru.
Niedostarczenie w terminie PIT-11 do pracownika i US – co wtedy?
Przekazanie PIT-11 do US oraz do pracownika jest obowiązkiem pracodawcy. Jego niewyplenienie jest zagrożone karą grzywny. Nierzetelny pracodawca nie przekazując PIT-11 pracownikom czy do urzędu skarbowego naraża się na grzywnę do 180 stawek dziennych.
Team Wercom
luty 2024
Zapraszamy do kontaktu!
Jesteśmy do Państwa dyspozycji od poniedziałku do piątku, w godz. od 8:00 do 16:00.
