Niezależnie od tego czy proces naliczania wynagrodzeń dla pracowników danej firmy odbywa się wewnątrz organizacji, czy też prace zlecane są na zewnątrz, w całym procesie ogromne znaczenie ma system kadrowo-płacowy. Jego podstawową rolą jest zautomatyzowanie przebiegu wyliczania wynagrodzeń pracobiorców i wspieranie pracowników działu kadrowo-płacowego w zakresie ich podstawowych obowiązków, a zakres ten jest bardzo szeroki. Ogólnie rzecz biorąc, specjaliści ds. kadr i płac zajmują się ludzkim potencjałem firmy. Jednak składa się na to wiele konkretnych zadań w obszarach:
– zatrudnienia pracowników – sprawdzają kwalifikacje zawodowe zatrudnianych pracowników, kierują ich na badania lekarskie, przygotowują umowy o pracę i umowy cywilnoprawne, wysyłają również pracowników na szkolenia BHP.
– ewidencji czasu pracy i naliczeń płac – to specjaliści ds. kadr i płac odpowiadają za to, by były one wypłacane w terminie i kontrolują tę kwestię. Sprawdzają również ewidencję czasu pracy i czuwają, by wszelkie procesy były wykonywane zgodnie z obowiązującym prawem.
– dokumentacji i rozliczeń z urzędami – prowadzą dokumentację wszystkich pracowników, kontaktują się także z wszelkimi instytucjami, takimi jak ZUS, GUS, PFRON czy Urząd Skarbowy, do którego przesyłają różnego rodzaju wnioski, raporty i rozliczenia.
Praca z systemem kadrowo-płacowym
Praca tych osób wymaga szybkiego dostosowywania się do zmieniającego się środowiska i przepisów. Wobec tego, istnieje prawdopodobieństwo pojawienia się problemów komunikacyjnych między kierownictwem, a pracownikami. Za przykład może posłużyć rejestracja czasu pracy lub akceptowanie wniosków urlopowych, a właściwie ich opóźnienia. Coraz większa liczba przedsiębiorstw rezygnuje z papierowego obiegu dokumentów wewnątrz organizacji na rzecz nowoczesnych rozwiązań. Zadaniem oprogramowania jest automatyzacja czasochłonnych procesów i usprawnienie przepływu informacji. Z punktu widzenia użytkownika, system kadrowo-płacowy powinien wyręczyć go w schematycznych i żmudnych czynnościach, a wręcz „pilnować”, czy nie popełnia błędów m.in. podczas wyliczeń płac. Nierzetelna ewidencja czasu pracy, pociągająca za sobą błędy w wypłacie wynagrodzeń.
Faktem jest, że wykonywanie czynności ewidencyjno-rozliczeniowych nie należy do nieskomplikowanych działań, szczególnie w średnich i dużych przedsiębiorstwach. Właśnie dlatego, tak niezbędny jest kompetentny i sprawny system kadrowo-płacowy, który będzie wsparciem i zmniejszy prawdopodobieństwo wystąpienia pomyłki. Najwięcej błędów pracodawcy popełniają przy ewidencji czasu pracy. Może to wynikać z faktu, że rozliczanie czasu pracy to największa bolączka wielu zakładów pracy, a jego ewidencjonowanie jest jedną z bardziej skomplikowanych czynności z zakresu prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Kolejną z najbardziej czasochłonnych czynności, z którą muszą mierzyć się osoby z działu kadrowo-płacowego to proces zatrudniania nowych pracowników. Widoczne jest to w firmach zajmujących się outsourcingiem personalnym, które muszą mierzyć się z wysoką rotacją. Jako kolejny przykład, można podać przedsiębiorstwa produkcyjne, w których bolączką działów kadrowych jest monitorowanie określonych procesów tj. posiadanie specjalistycznych uprawnień, certyfikatów, aktualne badania, szkolenia BHP czy wydawanie odzieży roboczej dla nowego pracobiorcy. Im większa liczba pracowników, tym więcej wyzwań dla działu kadrowo-płacowego. Warto więc, aby został on wyposażony w odpowiednie narzędzia. Współczesne rozwiązania informatyczne umożliwiają prowadzenie rejestru czasu pracy, ustalanie harmonogramu poszczególnych pracowników czy zarządzania kalendarzem. Finalnie, przekłada się to na redukcje wykonywania powtarzalnych, schematycznych zadań.
Coraz większą popularnością cieszy się samoobsługa pracownicza, dzięki której pracobiorcy samodzielnie składają wnioski urlopowe. Jest to najczęściej wykorzystywany proces i najbardziej popularny wśród naszych Klientów. Pracownik z poziomu aplikacji może między innymi sprawdzić dostępny limit urlopowy (to są tzw. bilanse urlopowe, czyli limit urlopu przysługującego, jak i dostępne urlopy na żądanie). Jeżeli nie mamy takiego dostępu, to proces ten znacznie się wydłuża. Samoobsługa to nie są tylko wnioski urlopowe. Dotyczy szeregu innych elementów – możemy przez takie systemy załatwić dużo spraw. Pracownik ma dostęp do swoich pasków wynagrodzeń, PIT-ów rocznych, regulaminów. Może wysyłać wnioski do kadr np. o zatrudnieniu, zarobkach. Usprawnia to procesy komunikacyjne w organizacji i zmniejsza liczbę zapytań do działów HR. Szczególnie, że nadal spora część firm praktykuje pracę w formie zdalnej lub hybrydowej.
Nasze doświadczenie pokazuje, że nawet jeżeli przedsiębiorstwo zostało wyposażone w system wspomagający ewidencję kadrowo-płacową nie zawsze jest kompletnym rozwiązaniem. To znaczy, że oprogramowanie nie umożliwia bezpośredniej komunikacji z urzędami, bankami czy instytucjami finansowymi. A procesy te uchodzą za jeden z najbardziej uciążliwych dla użytkowników. W nowoczesnych systemach kadrowo-płacowych jest to możliwe dzięki wbudowanym interfejsom gwarantującym współpracę z aktualnie używanym systemem operacyjnym, rozwiązaniem ERP, systemem bankowości elektronicznej, bazami danych, programem do księgowości i innymi zewnętrznymi aplikacjami. Kwestią kluczową jest także kompatybilność z programem ZUS Płatnik.
Podsumowując, nowoczesne oprogramowania to przede wszystkim:
- Zmniejszenie kosztów obsługi kadrowej
- Automatyzacja rutynowych działań
- Szybsze i bezpieczne naliczanie płac
- Płynne raportowanie
- Gwarancja zawsze aktualnego systemu zgodnego z przepisami prawa
- Eliminacja ryzyka popełnienia błędu
Systemy informatyczne, w których przechowywane są dane osobowe, muszą spełniać surowe wymogi formalne wynikające z obowiązujących przepisów. Równie ważnym aspektem bezpieczeństwa jest solidność i niezawodność systemu kadrowo-płacowego. Najprostszym sposobem na ich zagwarantowanie jest wybór rozwiązania sprawdzonego, o ugruntowanej pozycji na rynku.
Team Wercom
maj 2021
