Śmierć pracownika – obowiązki pracodawcy i ich realizacja w systemie enova365

Śmierć pracownika to szczególna sytuacja, zarówno pod względem emocjonalnym, jak i prawnym. Pracodawca staje w obliczu obowiązków, które muszą zostać zrealizowane niezwłocznie, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz ustawami o ubezpieczeniach i podatkach.

Wygaśnięcie stosunku pracy z dniem śmierci

Zgon pracownika oznacza automatyczne wygaśnięcie stosunku pracy. Nie ma konieczności składania wypowiedzenia czy porozumienia stron. Zgodnie z art. 63¹ § 1 Kodeksu pracy, data śmierci jest jednocześnie datą ustania stosunku pracy.

Na tym etapie pracodawca ma obowiązek:

• rozliczyć należności wynikające ze stosunku pracy (m.in. wynagrodzenie, dodatki, ekwiwalent za urlop),
• wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń ZUS,
• na wniosek rodziny – wystawić świadectwo pracy.

W enova365 proces wygaszania zatrudnienia można przeprowadzić z poziomu karty pracownika, a system automatycznie przygotuje dane do ZUS ZWUA i wygeneruje odpowiednie dokumenty kadrowe.

ZOBACZ TAKŻE: Staż pracy – co się zmienia od 2026 roku? Przełomowe zmiany w Kodeksie pracy

Komu przysługują niewypłacone należności?

Należności po zmarłym pracowniku, takie jak pensja, premie, dodatki czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop, nie przepadają. Zgodnie z przepisami, pracodawca powinien przekazać je:

1. Małżonkowi zmarłego,
2. Osobom uprawnionym do renty rodzinnej (np. dzieciom, rodzicom),
3. Spadkobiercom – jeśli brak jest osób wskazanych powyżej.

Warto podkreślić, że jeżeli należności zostaną wypłacone na podstawie art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy bezpośrednio osobom uprawnionym, nie wchodzą one w skład masy spadkowej. Jeżeli o należności ubiega się inna osoba niż uprawniona – wypłata może nastąpić dopiero po przedłożeniu prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.

Wyrejestrowanie zmarłego z ubezpieczeń

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest złożenie do ZUS formularza ZWUA, w którym zgłasza się wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. W przypadku śmierci pracownika jako datę wyrejestrowania należy wskazać dzień następujący po dniu zgonu.

Przykład: jeśli pracownik zmarł 15 maja, w ZUS ZWUA podaje się 16 maja. Kod przyczyny wyrejestrowania to 500 – zgon osoby ubezpieczonej.

System enova365 umożliwia wygenerowanie tego dokumentu bezpośrednio z poziomu akt osobowych, a następnie jego eksport do PUE ZUS.

Odprawa pośmiertna

W wielu przypadkach, poza standardowymi należnościami, rodzinie pracownika przysługuje tzw. odprawa pośmiertna. Jej wysokość zależy od stażu pracy zmarłego u danego pracodawcy:

• jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat – wypłacane jest jednomiesięczne wynagrodzenie,
• przy stażu pracy wynoszącym co najmniej 10 lat – trzymiesięczne wynagrodzenie,
• a jeśli pracownik przepracował minimum 15 lat – wysokość odprawy to równowartość sześciomiesięcznego wynagrodzenia.

Świadczenie to dzielone jest równo pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny. Jeśli po pracowniku pozostaje tylko jedna osoba otrzyma ona połowę kwoty przysługującej zgodnie z ustawą. Warto pamiętać, że odprawa pośmiertna nie wchodzi do spadku, jeśli nikt nie jest do niej uprawniony, pracodawca nie ma obowiązku jej wypłacać.

Świadectwo pracy

Chociaż stosunek pracy wygasa z mocy prawa, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Pracodawca ma w obowiązku wydać świadectwo pracy w na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, a w razie ich braku, na wniosek spadkobiercy pracownika. Wniosek o wydanie świadectwa pracy może być złożony papierowo lub elektronicznie, a pracodawca na jego wydanie ma 7 dni. Dokument ten powinien zawierać pełną historię zatrudnienia pracownika oraz wskazywać przyczynę ustania umowy czyli jego śmierć.

Dzięki enova365 przygotowanie świadectwa jest proste. System automatycznie pobiera dane z historii zatrudnienia i pozwala wygenerować dokument zgodny z aktualnymi przepisami.

Rozliczenie podatkowe – jak ująć świadczenia pośmiertne

Wypłacając należności po zmarłym pracowniku, należy je rozliczyć zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o PIT, stosując 12% zaliczkę na podatek dochodowy, bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodów ani kwoty wolnej od podatku.

Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca wykazuje te należności w informacji PIT-11 wystawionej na rzecz osoby, która otrzymała świadczenie. Jeżeli uprawnionymi do świadczeń są małoletnie dzieci pracownika, wypłata następuje na rzecz ich opiekuna prawnego, przy czym PIT-11 należy wystawić imiennie na dziecko.

UWAGA! Kwota odprawy pośmiertnej nie jest wykazywana w deklaracji PIT-11, jest ona zwolniona z opodatkowania. Odprawa pośmiertna nie podlega również oskładkowaniu, gdyż nie jest przychodem ze stosunku pracy ani z innego tytułu objętego obowiązkiem ubezpieczeń.

ZOBACZ TAKŻE: Czy pracodawca może zadzwonić do bliskiej osoby pracownika w razie jego nieobecności?

Podsumowanie

Śmierć pracownika to zawsze sytuacja wymagająca delikatności i profesjonalizmu. Dla pracodawcy oznacza konieczność szybkiego i zgodnego z prawem przeprowadzenia szeregu czynności – od rozliczeń, przez formalności w ZUS, aż po ewentualne wypłaty odprawy pośmiertnej.

System enova365 znacząco ułatwia realizację tych obowiązków. Umożliwia automatyzację wielu procesów, minimalizując ryzyko błędów i zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami.

Team Wercom

sierpień 2025