Na pewnym etapie rozwoju przedsiębiorstwa przychodzi moment, że programy takie jak Microsoft Excel przestają spełniać oczekiwania. W przypadku korzystania z rozproszonych systemów informatycznych pełni on rolę pewnego integratora bądź pośrednika. Zarządzanie dużą ilością danych, rozproszonych w kilku bazach, bez odpowiedniego wsparcia może być jednak przytłaczające. Początkowo proste procesy mogą się dublować albo stają się zbyt czasochłonne i mozolne. Szczególnie trudne wydaje się gospodarowanie poufnymi informacjami, które nie są odpowiednio zabezpieczane. Adekwatnych ułatwień nie otrzymuje również obszar komunikacji ze współpracownikami, a czas poświęcony na ręczne przygotowywanie raportów i formularzy może być spożytkowany w sposób produktywniejszy.
Cyfryzacja jest procesem globalnym i muszą się na nią decydować nie tylko przedsiębiorstwa, ale również państwowe instytucje. Kontrahenci mogą wymagać elektronicznej wymiany dokumentów, tak samo jak urzędy, z którymi komunikacja odbywa się poprzez e-serwisy. Takie sytuacje sugerują, że należy dokonać inwestycji i dostosować się do wymagań współczesnego rynku.
Rozwiązaniem, które firmy wybierają, aby zmaksymalizować efektywność pracy jest zintegrowany system ERP. Pozwala on znacznie zwiększyć potencjał biznesu dzięki wspólnej bazie danych dla wszystkich modułów. Takie narzędzia przyczyniają się do rozwoju przedsiębiorstwa w każdej skali, nie tylko dużych korporacji. Ważne jednak, aby rozwiązania dobierać przy pomocy eksperta, który właściwie oceni potrzeby. Partnerzy zajmujący się wdrażaniem systemu, często oferują indywidualne rozwiązania, dostosowane do oczekiwań firmy, rozszerzające podstawowe funkcjonalności.
Niewątpliwym plusem nowoczesnych systemów ERP jest fakt, że można korzystać z nich z dowolnego miejsca. Aplikacje mobilne pozwalają na dostęp do bazy danych o kontrahencie dla handlowca oraz umożliwiają sprawne ofertowanie, a pracownik pracujący zdalnie nadal może generować potrzebne raporty, które automatycznie wprowadzane są do systemu. Możliwa jest również integracja zewnętrznych urządzeń, takich jak tachografy z systemem.
Home office jest powszechnym zjawiskiem w czasie pandemicznym. Dla działu kadrowego jednak, rozliczanie obowiązków pozabiurowych jest wyzwaniem. Pojawiają się wątpliwości co do produktywności pracowników. Zintegrowany system ERP ułatwia sprawną ewidencję czasu pracy jak i komunikację z zespołem. W takim środowisku doskonale sprawdzą się zintegrowane portale do samoobsługi pracowniczej, które umożliwiają np. błyskawiczne składanie wniosków urlopowych. Te same rozwiązania są również dużą zaletą przy pracy stacjonarnej.
Komunikacja ma jednak duże znaczenie dla zarządu oraz działu księgowego, np. przy obiegu faktury kosztowej. Proces ten w przypadku korzystania z papierowej formy dokumentów może być bardzo czasochłonny i żmudny. Istnieje jednak możliwość ich dygitalizowania. Wpływa to na szybką ewidencję, nawet zarchiwizowanych plików. Księgowi mają do czynienia z bardzo dużą ilością faktur, raportów, rozliczeń, wyciągów, protokołów, w związku z którymi istnieje naturalne ryzyko popełnienia błędu, szczególnie przy obliczeniach ręcznych. Odpowiednio dobrany moduł, zapewnia gwarancję bezpieczeństwa i chroni przed niedopatrzeniami. Jeżeli przedsiębiorstwo współpracuje jednak z biurem rachunkowym, system samodzielnie przygotuje odpowiedni plik zawierający wszystkie potrzebne dane, co znacząco usprawni komunikację i wesprze pracę księgowego.
Dział handlowy, którego nie wspiera żaden zintegrowany system ERP, również musi poświęcać czas na czasochłonne procesy. Dokumenty, oferty, formularze, dane o kontrahencie to wszystko może pracownika przytłoczyć. Nie wątpliwym usprawnieniem jest posiadanie dostępu do wszystkich procesów sprzedażowych z poziomu jednego urządzenia: stacjonarnego komputera, laptopa, tabletu lub smartphone. Nowoczesne systemy pozwalają również na tworzenie raportów, tuż po spotkaniu z potencjalnym klientem, a ich analizowanie możliwe jest jeszcze podczas służbowej podróży. Zorganizować można pełną kampanię marketingową przy pomocy smsów lub maili, która poinformuje o bieżącej ofercie oraz promocjach. Rozsądnym rozwiązaniem jest zintegrowanie systemu ERP ze sklepem internetowym, jeżeli przedsiębiorstwo takowy posiada. Niweluje to ryzyko dublowania sprzedaży.
Z tego samego poziomu, mobilnych aplikacji, można zarządzać firmowym magazynem, produkcją, posiadanymi urządzeniami oraz flotą. Zakupiony lub posiadany towar można szybko ewidencjonować za pomocą kodów kreskowych. CRM automatycznie wysyła powiadomienia o zaplanowanych przeglądach, niezapłaconych fakturach lub innych wybranych zadaniach. Koordynacja obowiązków pracowników odbywa się dzięki integracji urządzeń produkcyjnych z systemem. Wsparcie w tym samym zakresie otrzymuje również serwis oraz wynajem. Wypożyczany sprzęt jest klarownie opisany jako dostępny, zarezerwowany, wynajęty. Pomaga to lepiej zorganizować pracę i umożliwia szybsze oferowanie rozwiązań kolejnym klientom.
Każdy moduł wyposażony jest w mechanizmy, które łączą się z pozostałymi modułami. Na przykładzie serwisu: istnieje możliwość wystawiania dokumentów handlowych i księgowych bezpośrednio z poziomu zlecenia serwisowego oraz rejestrowania towarów pobranych z magazynu w celu przeprowadzenia naprawy.
Korzystanie z systemów informatycznych skutkuje zwiększeniem efektywności czasu pracy, gwarancją bezpieczeństwa danych, analizowaniem ich jakości, komfortem i zadowoleniem z usług dla klienta, docieraniem do ich większej liczby, szybką obsługą i sprawnym rozliczaniem. Zwiększone są również morale pracowników, którzy czują, że kadra kierownicza wspiera w codziennych obowiązkach zawodowych.
Warto zyskać przewagę nad konkurencją i już teraz rozpocząć nowy etap rozwoju przedsiębiorstwa.
Team Wercom
czerwiec 2021
